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matono  - ,,,  03:00 PM

メールの仕分けに役立つGmailの優先トレイ:機能、フィルタやラベルと組み合わせた使い方

メールの仕分けに役立つGmailの優先トレイ:機能、フィルタやラベルと組み合わせた使い方

Gmailの「優先トレイ」機能


Gmailの「優先トレイ」ほど、評価されていない機能はないのではないでしょうか。使えないという意味ではありません。大量のメールを驚くほど効率よくさばくことができるのに、優先トレイを使ったことがないために、その優秀さを知らず、受信トレイにメールを溜めこんでいる人がいます。

今回は、Gmailの優先トレイの活用術をお教えしましょう。


優先トレイが優秀な理由

毎日大量のメールを受信する人は、優先トレイを活用することをおすすめします。メール受信の通知が来るのを、悪夢のように恐れることもなくなるでしょう。これまでに優先トレイを使ったことがあるという人は、いったん忘れるのがいいかも。きちんと使いこなせば、優先トレイはあなたの心を読んでいるかのように動いてくれます。

受信トレイは、いくつかのカテゴリーに分けられるため、重要なメールだけが上に表示され、それ以外のメールは下に表示されます。受信メールすべてに目を通さなくても、重要なメールは上に来るようになります。

さらに、優先トレイに切り替えると、Gmailは重要なメールが届いた時だけ通知するようになります。Gmailのタブを開いていたとしても、重要なメールのみが未読メールとしてカウントされるので、受信トレイが常に満杯ということはなくなります。

AndroidでGmailを使う場合は、重要なメールが来た時だけプッシュ通知が来るので、1日中通知で電話が鳴りっぱなしということもないです。そもそもメールの受信通知はしない方がいいという人もいますが、本当に重要な人からのメールの通知は1日に数件なので、通知にもより気がつきやすくなります。

優先トレイが優秀な機能に思えてきたけれど、それでも昔使った時のガッカリ感が消えないという人には、実際に使い始める前に、もう少し機能について理解を深める方がいいかもしれません(下記の公式動画の再生時間は2分弱ありますが、きっとその助けになってくれるはずです)。



次に、優先トレイをできるだけ早く自分好みにする方法をご紹介しましょう。


まずは普段通りにメールを使う

優先トレイは、あなたの行動を観察して学習します。特定の送信者からのメールをよく読んでいる場合は、そのメールを重要なメールとします。特定の送信者からのメールによく返信している場合は、重要なメールだということがさらに分かりやすいです。逆に、読まずに削除するメールがあれば、それは重要ではないメールとなります。したがって、優先トレイに切り替えたら、最初は普段通りにメールを使いましょう。優先トレイにあなたの行動を学習する時間を少し与えてください。

重要なメールや重要でないメールがあれば、分かりやすいように少し意識して上記のような行動を取ってみてください。それ以上のことは何もしていなくても、ほんの少しの間待ってみると、すぐに優先トレイが驚くほど自分好みのフィルタリングをしてくれることに気付くはずです。


フィルタとラベルを使う

130401gmail-important-filter.jpg「フィルタ」もGmailのすばらしい機能です。フィルタを使えば、優先トレイはさらに素早く学習をします。同僚からのメールを重要なメールにしたい場合、例えば「lifehacker.com」(自分の会社のドメイン)が送信元のメールのフィルタを作成し、「常に重要マークを付ける」の項目にチェックをします。これと同じく、重要でないメールのフィルタを作成することもできます。

ラベルも同様の使い方ができます。例えば、同僚からのメールに「社内」というラベルを付与するフィルタがあるとします。Gmailは、「社内」のラベルが付いているメールはほとんどが重要なメールだと認識しますが、常にすべてを重要なメールにする訳ではありません。送信者とメールの文面によって判断するため、「社内」のラベルを判断材料のひとつとして使うだけです。


重要マークを積極的に活用する

130401gmail-important-mark.jpgあなたの行動を観察する以前に、Gmailはさまざまなメールを重要なメールだと推測します。迷惑メールのボタンを押したりすれば、そのメールの重要度は一瞬にして変わります。Gmailの推測や振り分けが間違っている時は、メールの左にある黄色の重要マークを付けてあげましょう。また、キーボードの「+」や「ー」キーは、重要マークのショートカットキーとして使うこともできます。

優先トレイを使い始めてすぐにガッカリしないでください。改めて言いますが、優先トレイはあなたがメールを使えば使うほど多くのことを学習し、少し時間をかければ、まるで手動で重要/重要でないメールを分けているかのように、思い通りの振り分けをしてくれるようになります。手動で操作をしなければならないのは、本当に最初の間だけです。2010年にGmailが優先トレイの機能をアップデートしてからは、機能はかなり進化しています。


重要なメールだと判断した理由も教えてくれる

130401gmail-important-reason.jpg最後に、Gmailがなぜそのメールを重要としたのか分からない時は、色の重要マークのところにマウスオーバーすると、Gmailはその理由を教えてくれます! 大抵は、「主にスレッド内のユーザーから判断しました」や「主にスレッド内の語句から判断しました」などの理由です。これで、Gmailが何を考えて重要なメールを判断しているのかということが、少し分かるようになるので、変更が必要な場合はその理由に合わせて変えるといいでしょう(例えば、「ニュースレター」のタグが付いているメールで重要マークを付けたくない場合は、ニュースレターのタグが付いているメールは重要ではないというフィルタを作りましょう)。


優先トレイがなかったら、メールを整理したり、携帯からメールをチェックした時に仕事の大事なメールを見つけるのに、もっと大量の時間が掛かっていたと思います。優先トレイは、使い始めにほんの少しだけ時間を使うだけで、一度学習してしまえば、あとは自分でやるのと遜色ないくらい大事なメールを見分けてくれます。

少し使ってみて、それでも気に入らない場合は、いつでも優先トレイの設定を外せば元に戻りますから、騙されたと思って一度使ってみてはいかがでしょうか。


Whitson Gordon(原文/訳:的野裕子)

  • ,,,, - By

    友清哲

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