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matono  - ,,  08:00 AM

あなたのメールがスルーされがちな4つの理由

あなたのメールがスルーされがちな4つの理由

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何が言いたいのかよく分からない、「読みにくい」メールは、相手にスルーされがちです。読みやすいメールを書くためには、時系列にそって話を進めるといいと米誌「Harvard Business Review」にありました。

相手が返信をくれない、そもそも読まれていない、そんなメールは内容が整理されていないのかもしれません。読みやすいメールを書くには、流れをスッキリさせるのがポイントです。


時系列順に話を進める:深刻な問題が持ち上がった時、弁護士はたいていクライアントに「最近あったことを順に聞かせてください」と尋ねるものです。問題が起こるまでの、最も重要な出来事を詳細に聴取。それを元にできあがった資料は、物事をすべて明らかにしつつ、すべての人に全貌が分かるようになっています。これと同じ手法でメールを書いてみましょう。自分の考えが整理されて、理路整然とした話になるはずです。最初から最後まで順に進んでいく話は、自分の意見がちりばめられた話よりも、はるかに分かりやすくて読み手の興味をそらしません。


とても簡単で基本的なアドバイスですが、自分の考えをメールでまとめるのが苦手な人にはもってこいの方法です。

他にもメールを読みやすくするコツがいくつかあります。


言いたいことは礼儀をわきまえつつハッキリと:言いたいことや要望があれば、遠回しにではなくハッキリと言いましょう。冒頭で相手のご機嫌を伺う必要はありません。ただし、ちょっとした褒め言葉を忘れずに。締め切りや詳細なリクエストなどを明記しておけば、相手が期日までに終わらせてくれる可能性も上がります。


要点を簡潔に:長いメールを見るとイラッとしたり、読む気がしなくなったりします。スクロールやスワイプをしなければいけなくなるほど、メールを読む気がどんどんうせていきます。おそらくザッと目を通すだけになって、読み飛ばされることもあります。一画面で表示されないメールは書かないようにしましょう。言いたいことだけを書き、言葉を選んで必要のないものは省きます。ただ、あまりにも省き過ぎると分かりにくくなるので、メールの骨子や必要な肉付きまでは無くさないようにしましょう。例えば、プロジェクトの進捗報告であれば、相手が理解しやすいように、それまでの背景情報は入れた方がいいでしょう。相手が理解しやすいメールを書くようにしてください。おそらくプロジェクトにどっぷりと漬かっている人でなければ、全体像が分かりません。前回までの説明をするように心がけましょう。


短くて内容が分かる件名にする:送信ボタンをクリックする前に、件名をチェックしてください。あまりにも一般的過ぎたり、件名なしでおくったりすると、あなたのメールは見逃されてしまうかもしれません。お願いのメールであれば、そのことを件名に盛り込みます。そうすれば相手にも受けてもらいやすくなります。


Write E-Mails That People Won't Ignore|Harvard Business Review

Thorin Klosowski(原文/訳:的野裕子)
Photo by sophie & cie

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