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印南敦史  - ,,,  10:50 AM

仕事を効率的に進める「資料・メールのダイエット」の基本

仕事を効率的に進める「資料・メールのダイエット」の基本

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一人あたりの業務量はどんどん増え続けるのに、要求される質は高まる一方。そんな時代だからこそ資料とメールのダイエットに着手すべきだと提言するのが、その名も『仕事ダイエット』(山崎将志著、PHPビジネス新書)です。

構成力、表現力、文章力、パソコンスキルと、さまざまな角度から「読まれる文章」を書くためのコツを解き明かした実践的な内容。その基本というべき序章「なぜあなたの文章は読まれないのか」に焦点を当てます。


緊急の仕事は人為的に作られる(20ページより)

書くのが下手な人の文章は、「目的が不明確で、構成がまずい」と著者は指摘しています。そして、そういうタイプは書くスピードも遅く、上手な人なら1時間で終わらせられるようなことに3日ぐらいかけるのだとか。しかもできあがった文章は読みづらく、読むのにも時間がかかってしまうそうです。

つまり読み手に理解してもらえないのは、なにを伝えたいかを熟考しないまま、ただ時間だけをかけてしまうから。だから結果的には、読んだ人から届く「内容についての疑問点の確認メール」への対応までしなければならなくなる。つまり、「緊急な仕事」が「人為的に作り出される」というわけです。


「何に使うんですか?」は全然失礼ではない(27ページより)

「なにを伝えたいか」という目的の次に重要なのは、構成力(伝えるためのメッセージの組み立て方)と表現力(誤解を与えずスムースに読ませるためのスキル)。なぜならビジネスのメールや資料は「最後までじっくり読んでもらえればわかる」では失格で、「考えなくても、読むそばからすらすらわかる文章」である必要があるからだそうです。

わかりやすい報告書は、最初に結論が書いてあるもの。それは相手が知りたいことであり、だから読み手も「読み終えたらなにをすべきか」をすぐに判断できるわけです。また、少ない文字数で多くの情報をスピーディーに伝えるためには、正しい文法で適切な言葉を使い、ストレスを感じさせない文章にすることも大切。


見出しを工夫する(31ページより)

内容に興味を持ってもらうために必要なのが工夫。そして、そのひとつが見出しだそうです。メールでも文章でも図解でも、わかりやすく書かれたものには必ず見出しがあるもの。ポイントは、抽象的な表現を避け、一般化、コンセプト化した情報を提供し、論理的で正しい言葉を使うことだとか。


パソコンスキルは盲点(34ページより)

その能力が低いだけで、仕事は恐ろしいほど遅くなってしまうから、パソコンスキルはとても大切なのだと著者は主張しています。そしてパソコンスキルが15年前とほとんど変わっていないという人は、パソコンの使用法やソフトウェアの利用法を再度見直せば、一気に仕事ダイエットを推進できるかもしれないとも。たしかに、ここは見逃せないポイントかも知れませんね。


ここから続く第1〜3章には、詳細な説明に加え、要点をつかむための「問題」と「模範解答」もふんだんに盛り込まれています。さらに第4章は「卒業試験」になっているという手の込みよう。最初から最後までを熟読すれば、文章スキルを実践的に身につけることができるというわけです。興味のある方は、チャレンジしてみてください。


本書を手に取った方は、どんな感想をもったでしょうか。Facebookページでも下記のコメント欄でも、ぜひ教えてください。


(印南敦史)

  • ,,,,, - By

    香川博人

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