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ライフハッカー編集部  - ,,,  11:00 AM

うまく切り替えて「次のプロジェクト」へ移行するためにやることリスト

うまく切り替えて「次のプロジェクト」へ移行するためにやることリスト

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サンフランシスコ在住のデザイナーD. Keith Robinsonさんは、自身がリーダーを務めていた長期のプロジェクトが打ち切りになると知らされました。その経験から「コンテキストやプロジェクトの切り替えが必要な時に適応するためのアイデア」をまとめました。気分転換よりもっと大きな「切り替え」が求められる際、きっと役立つ方法たちです。


ひとつのプロジェクトやタスクを完璧に仕上げてから、休憩して次の仕事にかかる...そんなふうにできたらいいですよね。でも現実はそうじゃない。

大きく見ればひとつのプロジェクトにずっと取り組めている場合でも、そのプロジェクトの中には細かなタスクがいくつもあって、その都度気持ちを切り替えて対応する必要があるはずです。それにもちろん、日常のこまごました雑用もこなしていかなきゃいけません。「マルチタスク」はなかなか難しく、気持ちの切り替えは大変です。途中でこまごまと切り替えるほど、物事の完成は遠のいていくのが現実です。

生産性だけの問題ではありません。ひとつのことに集中できないときに感じるストレスはどうでしょうか。あちこちに気を回さずにすむなら、もっと仕事のクオリティを上げられるのではないでしょうか

私はこのところ、ダニエル・カーネマン『Thinking Fast and Slow(邦題:ファスト&スロー あなたの意思はどのように決まるか?)』を読んでいます。

この本は私たちの思考のしくみを詳しく分析したものですが、中でも、不安やストレスが私たちの考え方にどんなふうに影響するか、そして、絶え間のないタスクの切り替えで集中できずにいるとストレスレベルがどれだけ上がるかについて、説得力のある形で説明しています。逆に、集中して深く考えられれば、込み入ったタスクをうまく、速く片付けられるという点についても、納得のいく例をたくさん挙げながら示しています。

テレビを見ながらウェブアプリのコードを書けると思う人はいるでしょうし、実際それなりにはできるでしょう。でも、あまりいい考えではありません。コードを書くことだけに集中すれば、もっと速く巧みに、不安を感じたりせずに仕事ができるのですから。

そうは言っても集中するのは難しいし、実際にはさまざまな理由で、絶えず複数のプロジェクトやタスクを切り替えないといけません。仕事っていうのは何だってそういうものですよね? 余計なことをしないで集中すれば、速く片付くしクオリティも上がることは誰しもわかっている。けれども実際にはなかなかそうはいきません。

それでは、うまく仕事を切り替えるにはどうしたらいいでしょうか? いくつかのアイデアを紹介しましょう。


でもその前に、この記事を書くことになったきっかけの話

つい先日、私は自分がリーダーを務めていたプロジェクトが実質的に打ち切りになると知らされました。これまで数カ月、時間と労力のほとんどを注いできたプロジェクトです。実際、勤務時間中は他のことを何もしていなかったくらい。だからこれは、私にとって大きなシフトチェンジです(淡々と書いてますが、もちろんがっかりしましたよ。でも、うちの業界ではよくあることだし、初めての経験じゃありません。どうしてこの決定が下されたのかきちんと理解しているし、もっとひどいことになっていた可能性もあった...ともかく、本題に戻りましょう)。

さて、このプロジェクトが終わった以上、新しいプロジェクトに移らないといけません。チームのメンバーで相談して、先へ進む計画を立てました。

ちょっとした役割の入れ替えがあり、私はすでに動き始めていた別のプロジェクトに、新たに加わることになりました。大量の書類に目を通すよう指示され、翌日のミーティングに出てほしいと言われました。それで時間を作って、書類に目を通し始めました。

いまとなっては愚かなことですが、ただ飛び込めば何もかもうまくいくと思っていました。けれど、私の心は動き出しませんでした。すごいストレスを感じていたのです。これまでの仕事がすべて無になってがっかりしていたこともありますが、よく考えてみたら、ストレスの源はむしろこの大転換にまつわる不安なのだと気付きました。ミーティングまでに追いつけるだろうか? 新しいプロジェクトをやっていくのに必要なことを覚えられるだろうか? などなど。こうした心の声に耳をふさいで先へ進もうとしたのですが、それでは全然ダメだったのです。

適応するのにはすごく苦労しました。最初はそもそも、どういうプロジェクトなのかすらつかめませんでした。質問してもかえって混乱する一方だし。これからも続くと思っていた以前の仕事につい気持ちが向いてしまい、新しいプロジェクトには全然集中できませんでした。このままでは切り替えは無理だと悟った私は、いったん努力をやめました(そもそも、努力する気が起きなかったんですよね、努力することに努力が必要な感じ)。それから、ちょっと考えたり調べたりして、作戦を立てました。

以下に挙げるのは、このとき私がやると決めたことのリストです。どれもコンテキストやプロジェクトの切り替えが必要なあらゆる局面に、規模の大小を問わず適用できます。


切り替えが必要な局面で使える「やることリスト」

小さな「橋渡し」のプロジェクトを作る:私の場合は、「どうやって切り替えるか」を計画することでした。計画の目標は、新しいプロジェクトにふさわしいマインドセットを準備すること。ついでに、その方法をこのブログ記事にまとめることです。


小さくて簡単なタスクをこなす:今回に比べればもっとささいな切り替えの際にもよく使う手法です。集中して行う作業の合間や、ちょっとしたプロジェクトから別のものに移る場合などに、私は日常のこまごましたタスクを片付けます。たまっているメールとか、買い出しとか、あとよくやるのは掃除。今回のケースでは、たまっていた割と大きなタスクをいくつも片付けました。そうやって、集中の切れない、クリアなマインドセットを手に入れようとしたわけです。


環境を変える:コンテキストの切り替えに「迅速に」対応しないといけない場合には、この方法がぴったり。わかりやすいシンプルな例を挙げるなら、「Mac OS X」のマルチデスクトップ管理ツール『Mission Control』を使って仕事ごとにデスクトップを切り替えることでしょうか。この方法は、もっと大きなプロジェクトにも使えます。例えば、あるプロジェクトに関しては自分のデスクで作業して、別のプロジェクトの場合は会議室を使うとか。コンテキストの一大転換が必要な場合は、机の上のものの配置を換えるとか、鉢植えを置くとかもいいですよ。


休憩する:新しいことに飛び込む前に、ちょっと自分の時間を確保しましょう。今回の私は、気持ちがふさいだので長い散歩に出たのですが、これはすごく効果がありました。小さなプロジェクトの場合の休憩は短時間ですが、大きなプロジェクトの切り替えなら、数日休むとすごく効果がありそうです(私もそうすれば良かった!)


以下は、今回のケースのような、特に難しい切り替えの際に役に立ったものです。


ルーチンを変える:いつものルーチンを意識して変えてみたら、私にはとても効果がありました。私はもともと、独創的かつ生産的な仕事を予定通りに集中して行うために、いくつもの手順やルーチンを守っていました。いくつかのルーチンは以前のプロジェクトに特有のものだったので、それを変えました。定期的なスケジュールも少し変えて、定例ミーティングを動かしてみました。それから、毎日行う習慣をいくつか、新しく取り入れることに決めました。これらは実に効果的で、おかげで私は新しいことを始めるのにふさわしい気分になれました。


スケジュールを空ける:コンテキストの切り替えは、いろんな意味で負担がかかります。新しいことはどのようなものでも、クリアでオープンな気持ちで始めるのが一番だと思います。そんなとき、これまで何度も役に立ってきた方法は、目の前の雑事の量を減らすことです。私の場合、いつもより多めの仕事時間を確保し、さらにリセットするための時間も作りました。


前のプロジェクトをアーカイブに入れる:私は以前のファイルや調査結果、ToDoなどを全部アーカイブフォルダに入れて、できるだけ目に入らないようにしました。これで「店じまい」の雰囲気が明確になりました。


考えてみると、ここで挙げた方法の多くは、仕事で直面するケースに限らず、あらゆる変化に対応する上で、誰にでも役立ちそうです。私にとって効果があることは実証済みです。極端に見えるかもしれない方法のいくつかも、私を平常運転に戻す上で絶大な効果がありました。次に新しいプロジェクトに取りかかるときにも、またこれらの方法を試すつもりです。


D. Keith Robinson(原文/訳:江藤千夏、合原弘子)
Photo by Nebuto (Shutterstock)

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    香川博人

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