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rhyehrhyeh  - ,,,  09:00 PM

〆切や期限のプレッシャーをポジティブな力に変える方法

〆切や期限のプレッシャーをポジティブな力に変える方法

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ライフハッカー編集部様

誰しも頭を悩ませていることだとは承知していますが、「期限」のことを考えると気が狂いそうです。うまく向き合うにはどうしたらよいでしょう。

期限恐怖症(Distraught over Deadlines)より


期限恐怖症さんへ

そうですね。「期限」は大きな悩みの種ですね(言葉を聞くだけでも恐ろしいです)。近づけば近づくほど張り詰めた気持ちになり、時間がどんどん迫ってくる気がします。時を止めたり、期限をなくしたりすることは不可能ですが、このプレッシャーをポジティブな力に変える方法が存在します。それではそのヒントをご覧ください。


■現実的な「期限」であるか

期限までに仕事を完了するには、必要な時間を正確に把握しなければなりません。その内容が簡単だったり経験があるものだと、先延ばしにしたり時間をかけてしまいがちになり、気が付けば期限直前ということになりかねません。一方、期限までの時間が明らかに短すぎる場合、どんなに努力しても強いストレスを感じるでしょう。

解決方法はその仕事を終わらせるための現実的な時間を把握し、流れに沿った計画を立てることです。


・似たようなタスクにはどの位の時間が必要かを正確に計算する:過去のプロジェクトを参考にする、もしくはRescueTimeのように時間を追うツールを利用します。Paul Wilson氏の著書『Calm at Work(職場で冷静さを保つ方法)』 に記されている、「通常、物事には予想していた2倍の時間と費用がかかり、期待の半分しか見返りがない」を踏まえ、予期せぬトラブルに備えるため、時間を少し多めに見積もりましょう。


・期限を先延ばしできるかどうか:自分以外が設定した期限までに明らかに時間が足りない場合は「このプロジェクトを完成させるにはAとBとCが必要です。問題がなければ◯時間ほどで完了しますが、焦るよりは落ちついた状態で臨みたいです」などのように交渉が可能か確認をしましょう。交渉術トレーナーのKarrass博士は「期限は交渉可能な場合もある」と述べています。

変更ができ、必ずしもその期限は確定されているわけではないと考えるだけで、気持ちが落ち着くでしょう。


・タスクや慣れていないプロジェクトに対する姿勢:慣れとは恐ろしいもので、プロジェクトの初めの段階が経験のある時ほど、作業過程の全てが遅れがちです。もしかすると、必要な時間を少なく見積もっているかもしれません。全てのタスクを新しいタスクと同じように考え、不慣れなものに関しては、十分な準備時間を算出しましょう。


■期限の見直しで上手な時間配分

中には、プレッシャーやタイムリミットがあることによりモチベーションが上がる人もいますが(英文)、一方、そうでない人にとっては恐怖でしかありません。この両者の異なる点は、時間に対するとらえ方と、コントロールできる時間がどれだけあると感じるかの違いです。ということは、考え方次第でこのプレッシャーを良いものへと変えることができるのです。

どれだけの時間を調節しなければならないかに注目しましょう。期限に追われるストレスを軽減するために、うまく時間調節をしなければなりません。Wilson博士は「期限」は「調節が必要な時間(見直す時間)」であると考えるべきだと推奨しています。そして少しの見直しで簡単に管理ができるようになります。

例えば、一週間で仕上げるべき仕事があるとします。そして、期限を決めるのではなくタスクに必要な時間の管理をします。「7日または168時間」だとして、ここで大切なことは、必要に応じてこの時間配分を修正できるかどうかです。たったそれだけで、普段は「誰かが決める期限」が「自分で管理をする時間」へと変わり、自分自身の時間を自ら管理することができます。

このハックを使った時間割を付け加えるだけで簡単に実践できます。そして、自分で決めた時間配分と実際に必要だった時間の記録を残します。


■逆の順序で仕事する

現実的な期限が決まれば、そのタスクやプロジェクトへどれだけの時間を割り当てたかが一目瞭然です。次に必要なのは計画です。計画を立てていない、もしくは計画を無視するクセがあれば、もちろん期限がストレスに感じるでしょう。

全てのプロジェクトを小さなステップに区切り、それぞれのステップにどれ位の時間が必要かを書き出します。こうして整理することにより、いつ作業を開始すべきかを把握でき、優先順位をつけるのも簡単です。この作業は重要なプロジェクトが複数あってどれを優先すべきか判断できない(例:複数の期限付きの仕事を同時に片付けなければならない)時にも応用できます(英文)。最終的な期限を決めた後も、それぞれのステップに要する時間に従い、問題がなければ「期限は変更可能な目標である」と考えます。

同様の働き方として「Amazonのプロダクトマネージャーが採用している『逆算的創造法』も参考になるでしょう。


トラブルが発生したら

忘れる、過ぎる、嫌悪感を抱いているなど、日頃から期限にまつわるトラブルに見舞われているのであれば、一度肩の力を抜きましょう。必要以上の仕事をしようとして、時間が足りなくなってはいませんか? 上司は、完成度よりも時間を重要視しているかもしれません。取り掛かる全てのプロジェクトに何を求められているのか確認しましょう。また、自分で設定した期限であれば、落ち着いて「最低限の理想の目標」を決めましょう。


・効率的に働いていますか? もしかするとあなたの同僚はツールやショートカットを使い、より早く仕事をこなしているかもしれません。何か時間を節約する方法があるか、誰かに聞いたり調べたりしてみましょう。


・先延ばしにする癖や集中力に問題がありますか? まず、実現可能な時間を想定していることを確認します。それからどうして先延ばしにしてしまうのかモチベーションを上げて仕事を早く終わらせる方法などのあらゆる生産性を上げるハックを実践しましょう。そうするとまずは始めることが第一のステップであることに気がつくでしょう。


・時間を気にすることそのものが苦手ですか? 時間のことを考えるだけでやる気がなくなってしまう人もいるかもしれません。自然の流れで仕事をするのが得意な人にとって時計は敵です。もしそうであれば、仕事を整理した後、自分のベストな時間帯に簡単なタスクから取り掛かってください。それだけで8割の時間でも生産性を上げられます。そして時計は無視します。

期限が近くなって不安になっているのならまずは深呼吸してください。これまでに準備したことを思い出して(準備していなければ実力に頼ります)、仕事に集中すれば、これからは期限が気にならないかもしれません。

ライフハッカーより愛をこめて


Melanie Pinola(原文/訳:Rhyeh)

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