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ライフハッカー編集部  - ,,,,,  01:00 PM

「敏腕クリエイターやビジネスマンに学ぶ仕事術」まとめ<2>~タスクと時間の管理術

「敏腕クリエイターやビジネスマンに学ぶ仕事術」まとめ<2>~タスクと時間の管理術

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「敏腕クリエイターやビジネスマンに学ぶ仕事術」として、これまで20回にわたってお送りしてきた"HOW I WORK"シリーズ。毎回、アプリやツール、タスク管理法など、彼らの仕事術には参考になるところがたくさんありました。そこで、これまでに挙げられた方法を一旦まとめ、3回に分けてオススメのツールやアイデアを選り抜きで紹介します。

「人気のあるツール」、「メールとの付き合い方」をまとめた第1回に続き、今回は「時間とタスクの管理術」を採り上げます。仕事や社員を抱えて何かと時間のない彼らは、いかにしてそれらを管理しているのか、そのポイントを学んでいきましょう。


■デジタル? アナログ? いかにしてタスクを管理するか

タスク管理としては、ToDoツールを使う人が多いようでした。しかし、やり方はさまざま。アナログな方法で管理する人、すべてをデジタル化する人、どちらも併用する人も。いずれにしても、自分がやるべき仕事を「可視化して、わかりやすい状態にする」のが基本。ピンとくるものがあれば、取り入れてみてください。


・アナログ派

フェリス:僕は古い人間なので、追加できるToDoの数を決めて、ポストイットかインデックスカードにメモをしています。

シムズ:メールをまとめて処理する方法を試しましたが、うまくいきませんでした。最近は時間を確保するために、カレンダーへやることを書き込むようにしています。やるべきことを、タスクリストではなくスケジュールに組み込めば仕事をこなしやすくなります。また、プログラムを学ぶと生産性がぐっと上がり、別の時間節約術を考えるようになります


・デジタル派

オハニアン:(Evernoteで)今やっているのは、毎日、本当にやらなければならない重要なタスクを4~5個リストし、それ以外は無視するという手法です。

フリード:受信トレイをToDoリストとして利用しています(このテーマについては、ライフハッカー過去記事「受信トレイをTo Doリストに使う方法」もご参考まで)。

スーザン:私のToDoリストは、メールとEvernoteを行ったり来たり。物事をストレートに維持するため、定型化を心がけています。たとえば、「定期的に会う人のためのノートは別につくる」、「それほど頻繁に会わない人のためのタグルールを決める」といった具合です。ランダムな思いつきを避けるというのが、自分の仕事スタイルです。


・デジタル+アナログの合わせ技

メイソン:紙にリストを書いてノートに入れています。各アイテムの横にはチェックボックスを書いて、完了したら印を入れます。長めのタスクや遅れているタスクは『OmniFocus』に入れ、すべてのコンピューターおよびスマートフォンで同期しています。シンプルな方法ですが、自分はとても忘れっぽいので、必要なことを意識しておくのに役立っています。

ジョブソン:メールの受信トレイと紙のメモが基本。期間が長めのプロジェクトには『Basecamp』を利用しています。

コールトン:僕はToDoリストが苦手なんです。やるべきことがたくさんあるときは、紙に書いてマウス横のデスクに貼るのが一番ですね。長期にわたるプロジェクトのマネジメントには、僕とアシスタントとで『Basecamp』を使っています。


プロジェクト管理ツール「Basecamp」は、先日ライフハッカー編集委員の早川大地さんが「個人ユースのDoneリストにもBasecampが超便利!」の記事でオススメしたばかり。個人・複数どちらでも使えるツールですね。


アトウッド:どんな状況でも、ToDoリストやToDoアプリを使うのはオススメしません。重要なタスクを覚えておけないなら、忘れないうちにやればいいのです。自分が必要だと認識しつつ忘れてしまうようなタスクは、おそらく優先的にやるほどのものではないでしょう。


これも、一理ある意見です。


■最強の効率化は「自分でやらないこと」?

限られた時間をいかに効率的に使うか。これには頭を悩ませている人もいるでしょう。まずは、ギークなハリウッド女優ことフェリシア・デイさんのやり方から。


フェリシア:起床後1時間は創作活動に取り組んだあと、メールをする」というのが、私にとって一番効率の良い時間。他の人々からの要望などに時間を充てる前に、自分の仕事に集中できます。また、前の晩にToDoリストをまとめておくというのも、一日を賢く計画する最も効率的な方法だと思います。

最近のお助けツールはメールの自動返信機能。基本的には「今、メールをチェックしていません」とし、トラブル対応を担当している「Geek & Sundry」の他のメンバーを教えるようにしています。「どの人にも自分が対応し、サポートするべきではないか」と、強迫観念のような罪悪感を若干感じることはありますが、激務で自分を壊してはいけないので、あえて断ち切るようにしています。


「長く働くだけが成果を出す方法ではない」と証明してくれたといっても過言ではないのが、週4時間の労働で結果を出し続ける男ことティム・フェリス氏でした。


フェリス:カーサービスの「Uber」には何度助けられたか分からないし、生活全般の雑用を頼める「TaskRabbit」のおかげで週に10時間は時間を節約できていると思う。

(「日常生活で他の人よりうまいということは?」という質問に)はっきり「ノー」と言うことかな。僕は「やらないこと」リストを作っていて、「やること(ToDo)」リストよりも、そっちを守る方が仕事がはかどります。


フェリス氏が挙げたTaskRabbitは掃除や買い物などを含めて、自分の仕事をウェブやアプリ経由で誰かに依頼できるサービス。このように自分以外に仕事をしてもらうのは、インタビューでも「これがイチバン!」と挙げる人が多くいました。


スーザン:信頼がおけ、自分の身の回りのマネジメントを助けてくれる人を見つけることこそ、有効な時間短縮ハックのひとつ。私専属の役員補佐(エグゼクティブアシスタント)を務めるローレンさんは、この2年間、私と一緒に仕事をしています。彼女がメールの優先順位をつけてくれるので、要対応のトップ5項目がどれなのかすぐわかります。もちろん、他人のやってくれることが自分の期待レベルに到達するまでには、相応の時間と信頼する気持ちが必要ですが、とりわけ空路での出張の頻度が多いビジネスパーソンには、実に有効な手段だと思います。

エリックと私との関係でいうと、同じ会社で役員を務めており、お互い、家事に費やす時間は十分にないので、犬の世話などはアウトソースしています。仕事を目一杯やりたいなら、自分にしかできないことが何かを認識した上で、それ以外のものについては、自分に代わってやってくれる人を探すことが必要でしょう

サーストン:世間に知られ、出張が増え、抱えているプロジェクトの数が増えれば増えるほど、自分のスケジュール管理は難しくなります。しばらく、スケジュール管理アプリ『Tungle』を試してみましたが、ヒトに勝るものはありません。補佐スタッフを雇い、自分のスケジュールやコミュニケーションなどの面倒を見てもらっています。インタビューや会議、執筆依頼といった外部からの要望を整理し、事前にスクリーニングをした上で、週に2回、私とプロジェクトチームに共有してくれます。

彼女に来てもらう以前は、後入れ先出し方式を使ってみたり、頭に浮かんだものからとりあえず対応したりなど、自分のライフマネジメントは本当に行き当たりばったりでした。いまは1カ所に集約されるようになったので、必要以上にのめり込むこともなくなりました。あと、電話には出ません。これによって何時間も節約できています。

オハニアン:「アシスタントさんがやってくれたほうがはかどりそうだな」と、思えることは、可能なかぎり何でもパーソナル・アシスタントを手軽に依頼できるサイト「FancyHands」を利用してお願いしています。

コールトン:まちがいなく、今までで最良の決断は、僕の受信トレイを面倒みてくれるスタッフを雇ったことです。あるとき、あまりのメールの量に全く管理できなくなったんです。創作活動よりもメールの返信により多くの時間を充てていました。今は、受信したメールを選別したり、よくある問い合わせへの返信はスタッフにやってもらい、重要なものだけ僕が対応しています。このように、何かを他人に任せ、自分から手放す術を学ぶのは、難しいことですが、自分の仕事をやってくれる人を雇うことは、ライフハックのひとつとして効果的だと思います。


ライフハッカーでは「『自分でやったほうが早い病』への15の処方箋」として、『自分でやった方が早い病』(小倉広著、星海社新書)という本を採り上げました。時間が足りないと感じているのであれば、もしかするとあまりにも自分でやろうとしすぎているせいなのかもしれません。

最後に、すぐには実行できないことですが、「環境を仕事に合わせて変える」という手も。


フリード:私が知る限り、最大の時間節約法は「先に食事のケアをすること」ですね。1週間分の食事が準備できれば何時間も節約できますし、お金も節約できます。あとは、仕事場の近くに住むこと。仕事や休憩に当てられるはずの多くの時間を、通勤に取られずにすみます。今は仕事場と住居を同じくしていますが、これが変わったとしても、仕事場から徒歩圏内のエリアで生活するでしょうね。

ニール:これまでで一番気に入っているライフハックは、妻にWarby Parkerのオフィスで自分のビジネスをするように説得したことですね。これで、仕事でどんなに遅くなっても一日中一緒にいられるようになりました。ビジネスと喜びを分かち合えることは素晴らしいですよ。もうひとつ発見したハックは、句読点や大文字小文字、文法の正しさにこだわらないことです。私はコンマを入れるかどうかみたいな些細なことは気にしないんだと胸を張って言えます。


明日公開予定の第3回では「これまでにもらったベストなアドバイス」をまとめます。お楽しみに!


(ライフハッカー[日本版]編集部)

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    香川博人

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