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ライフハッカー編集部ライフハッカー編集部  - ,,,,,  11:00 AM

書類のデータ化をストレスにしないためのドキュメントスキャナ使用術

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書類のデータ化をストレスにしないためのドキュメントスキャナ使用術

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新しいスティックタイプのドキュメントスキャナ、imageFORMULA「DR-P208」(以下P208)の機能については、以前ライフハッカーでも紹介しました。デスクに置いていても場所を取らないコンパクトさと、機能性を兼ね備えたスキャナです。さらに、Wi-Fiユニット「WU10」とあわせて使うことでWi-Fi環境の有無に関係なくWi-Fi接続でき、スマートフォンやタブレットでスムーズにスキャンできるという、これまでのドキュメントスキャナになかった新しい特徴も加わっています。

今回は、そのスキャナをどう使うかにフォーカスをあてて紹介します。『iPadバカ』『「結果を出す人」はノートに何を書いているのか』などの著書もある美崎栄一郎さん@a16misaki)のドキュメントスキャナの使いこなし術を紹介します。

美崎さんの使い方をお聞きして印象的だったのは、その管理が完全にルーティンになっていること。書類はもれなくスキャンする、わざわざファイル名を付け替えるのではなく全部まとめて時系列で管理するという方法が、結果として「一番ストレスがない」方法だというのです。

まずは、P208の基本的な特徴から紹介します。


1分間で「8枚」&「両面同時読み取り」できるスキャン性能

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読み取り方式|1パス両面読み取り
読み取り速度|8枚/分(A4縦・片面・モノクロ/カラー・200dpi・USB接続の場合)
ADF原稿積載枚数|最大10枚
大きさ(W×H×D)|312.5×40×55.5mm(トレー収納時)
重量|約600g


持ち運びに便利なのはもちろんですが、デスク周りに置くのにもちょうどいいサイズです。USBバスパワーで駆動するのはもちろん、本体背面のAuto Startスイッチを操作するだけで専用ドライバをPCにインストールする必要もなく、内蔵ソフトウェア「CaptureOnTouch Lite」が起動してスキャンが可能(Mac/Windowsどちらにも対応)。読み込みについても性能は高く、カードサイズからA4サイズまで対応。さらに、WU10との接続で、Wi-Fi環境の有無に関わらずWi-Fi経由のスキャンも可能です。特にWi-Fi利用の便利さについて、こちらの記事では動画つきで紹介しています。あわせて参考にしてください。


美崎栄一郎さんはドキュメントスキャナをどう使うのか



すべてをスキャン、ファイル名はつけない「楽な管理」

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仕事をしていれば、とにかく大量の紙の書類をもらいます。ただ、もらった時点では、後でその書類が必要になるのかどうかわからないもの。「一応とっておかないと」とか「あとで見るかもしれないから」と思っているうちに、大量に溜まって訳が分からなくなってしまいます。

だから、領収書などあとで提出する必要のあるもの以外の紙書類はスキャンして、捨ててしまいます。「とりあえずスキャンしたデータがある、だから大丈夫」という状態にしておくんです。データで残しておいていつでも取り出せる環境をつくっておけば、ちゃんと残しているか、どこに置いたかなど余計なことを考えずに済むんですよね。

スキャンのときに目指すべきは省力化。だから、ファイル名はつけません。ファイル名で管理しようとするのって面倒じゃないですか。スキャンしてそのまま、時系列で整理するので充分。ファイルを開かなくてもプレビューできるし、クラウド上に保存すれば、どこからでも引き出せます。机の上に溜まった紙の書類のなかから探すことを考えれば、時系列で並んでいるだけで充分探しやすいですよ。

机の上に書類用の箱をつくっておいて、ある程度溜まったところでスキャンする。仕事中に眠くなったときなんかに、気分転換がわりにスキャンするくらいの気持ちでいいんです。大容量ファイルのダウンロード中や、何かを待っているちょっとした時間にスキャンしたり。データの価値はスキャンするときではなくて、それを引き出す時に生まれるんです。


必要な作業は少なければ少ないほどいい

両面スキャンADF(自動原稿送り装置)、このふたつがP208に備わっているのは大きいですね。


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両面スキャンできる小型のドキュメントスキャナは意外と少ないんです。僕自身は普段、大型のドキュメントスキャナをiMacに接続して使っています。大きいモノは機能が充実しているのですが、いかんせん場所をとってしまいます。紙を減らしたいと思って導入したスキャナなのに、そのものがサイズを占めてしまうのが難点です。

コンパクトになった瞬間に、自動化されていた機能が手動になってしまうことは多くありますが、P208にはそうした「機能の妥協」がない。片面スキャンでさらに1枚ずつの手差しとなると、繰り返し用紙をセットする動作が面倒ですが、両面スキャンでADFがついていれば、両面に印刷された書類をデータ化するのにもいいですね。


P208は「パソコン台」と一緒に使う

121226imagescanner.jpgドキュメントスキャナを書類をなくすために使うとき、そのために必要な作業が多いと、続かなくなってしまうんですよ。普段使いするなら、デスク上、パソコンを置く台の下に置いておくのが便利かなと思います。ADFで書類を吸い上げてくれるのでスキャンも楽。あとはデスクの向こう側に溜まったスキャン済みの書類をまとめて捨ててしまえばいいわけです。


コンパクトさの恩恵〜機動力のあるドキュメントスキャナ

P208のサイズがコンパクトなのは、デスクに置いておくのにもいいですね。ただ、仕事によっては持ち歩きができるスキャナの必要性もあるでしょうね。出先で書き込んだ書類をその場でスキャンしてバックオフィスに送る、なんて使い方はあるでしょう。さらにWi-Fi環境の有無に関わらずWi-Fi経由でつながるとあれば、iPad、P208とWU10だけを持っていればいいわけですよね。従来大がかりな設備が必要だった作業環境も、コンパクトなサイズで実現できるわけです。


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いま僕自身はふた月に1冊のペースで本を書いています。原稿の締め切りギリギリの時にはP208が役立ちそうです。本になる前の出力に修正を入れて急いで出版社に戻さなければならないというとき、出張先であってもスキャナを持って行けば作業ができますね。


Wi-Fiで使えば用途が広がる

執筆時にはパソコンを使うことが多いですが、普段必ず持ち歩くのはiPad。さらに家族に至っては、iPadしか使いません。だから、iPadをはじめとするモバイルデバイスとスキャナがWi-Fiで接続でき、それだけで完結する環境をつくれるのはすごく便利だと思います。

リビングに置いてもいいかもしれません。いま小学生と中学生の子どもがいますが、学校でもらってくる書類ってたくさんあるんです。学級通信や授業参加のお知らせなどのプリント類を溜め込むことなく(学校って「紙の文化」なんですよね)、手軽にiPadでスキャンできそうですね。


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紙をデータ化する、書類をすべて捨ててしまう。その目的には、省スペース化もありますが、何かあったときに必要な書類を引き出せないという不安から解放されるのが大きいです。捨てたからといって発想がクリエイティブになったりするわけではありません。ただ、「あのときのあれ、どんなことが書いてあったっけ」と思ったときにすぐ手元に引き出せることが重要です。それをネタに、アイデアが生まれる可能性もあるのですから。


この記事を読んでくださっている読者の皆さんにお知らせがあります。現在、P208とWU10が当たるキャンペーンを実施中です。詳細は下記よりご確認ください!


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DR-P208(製品詳細)、WU10(製品詳細)|キヤノン電子/キヤノンマーケティングジャパン

(ライフハッカー[日本版]編集部、写真:篠田麦也)

Photo by Thinkstock/Getty Images.


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