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yamauchi  - ,,,  12:00 PM

あたかも忙しそうに見せるコツ

あたかも忙しそうに見せるコツ

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時には「忙しくて仕方ないオーラ」を放って人を寄せ付けないようにして、本当に大切な仕事に取り組みたいと思いませんか? 今回は、本当はそれほどでもないのに、あたかも忙しいような雰囲気を醸し出す方法を紹介します。マスターすれば、周りから邪魔されることなく、取りかかっているタスクを達成できるかもしれません。

忙しく見せることの意味は、上司や同僚に対して、あなたの時間がとても貴重であることを認識させたり、一度にできることの限度をアピールしたり、深呼吸してじっくり考える時間を生み出せたりできるところにあります。つまり、忙しさをアピールすることによって、結果としてあなたには自由がもたらされるのです。

この記事では、周囲の人へのアピール方法を詳しく説明しています。いくつかは生産性を上げるのに有効な方法ですが、他の方法は生産性を下げてしまいそうに感じられるものもあるかもしれません。それにもちゃんと理由があるので、最後まで読んでみてください。


■最初に確認しておくこと

まず、「大切な仕事」と「急ぎの仕事」の区別をしておきましょう。あまり乗り気でないタスクを前にしたときのチェックリストはこちら。

  • それはどのくらい大切なことですか?
  • それは急ぎの仕事ですか? どのくらいの時間がかかりそうですか? 考えてるより取りかかった方が早く済みそうですか?
  • その仕事の進捗は目に見えやすいですか?
  • その仕事は、誰にとって大切なものですか? その人は、あなたの大切な人ですか?
  • あなたの大切な人が、この仕事を頼んだことを忘れてしまう可能性はどのくらいですか?

このチェックリストは、頭の片隅に置いておくと便利です。ここから先は、また別の2つのリストを作ります。一つ目は、「To Doリスト」、もう一つは「ハイハイ、今やってますよ(ウソ)リスト」です。まずは、「To Doリストから」。


・To Doリスト

「To Doリスト」の中身は、あなたがすでによくわかっているものです。例えば、クリーニングに出したものを取りに行く、ペットの食事を用意する、テスト勉強をするなど、「しなければいけないこと」や「あなたがしたいと思っていること」です。このリストに含まれるものは、あなたをワクワクさせるものや、興味があって取り組んでみたい仕事関係のものです。

とても重要なタスクや、締め切りがあるタスクはここに入ります。周囲の人に進捗が見えるようなタスクを担当することになった場合もここです。たとえあなたにとってそれほど面白くない仕事でも、この手のタスクは周りの人に仕事をしていることをアピールするのに役立つからです。


・今やってますよ(ウソ)リスト

「ハイハイ、今やってますよ(ウソ)リスト」には、さまざまな可能性が秘められています。ここに入るものとしては、「やたらと時間がかかりそうなのに面白くなさそうなタスク」、「大切でも急ぎでもないタスク」などが挙げられます。つまり、これらは上司に頼まれた仕事だけれど、しばらくすると上司はすっかりそのことを忘れてしまいそうなタスク、もしくは、あなたが取りかからなくても放っておけば時間が解決してくれそうなタスクなどです。他に、ここへとりあえず入れておいていいものは、長くかかりそうなタスク、締め切りがはっきりしないタスク、全くやる気がしないタスクなどがあります。

このリストを作る気が起きないかもしれませんが、あなたにとって重要でないタスクが入ったリストでも必要になることはあります。誰かに進捗を伝える必要があるとき、誰かがあなたに仕事を押し付けようとしてきたときに、リストは印籠代わりになるからです。


■常に「忙しい」状態を保ちつつ、すぐに進捗を見せられるようにしておく

ここまでで複数のリストが手元にある状態になりました。では、まずあなたが夢中になれるタスクから始めましょう。大切なタスクに時間をかけ、急ぎのものも間にはさみ、進捗が目に見え、周囲からの印象をアップさせられるものは積極的に取り組みましょう。残念ながら、私たちはひとりで集中して働けるわけではないので、同僚やボスが話しかけてくるという状況も想定しておかなければいけません。ここから先は、リストを見せる準備をした上で、その先のステップを紹介します。


「No」と言えるようにする:あなたの「No」を後ろから応援してくれるのがリストです。誰かがあなたに仕事を頼んできたとします。その仕事はあなた以外の人にもできそうで、あなたが請け負ってしまったら時間のムダになりそうなものだとしたら「No」と言うのです。そのときに、「今、これとこれとこれ(To Doリストを見ながら)をやっていて、あとコレとコレとコレも(やってますよリストから)しなければならないので、その仕事はできそうにありません」と断るのです。しかし、相手があっさり引き下がってくれない状況も考えておく必要があります。その際は「ひょっとしたらそのタスクは重要なのか?」とよく考えてみましょう。一見面倒に見えたタスクも、あなたのキャリアに有益なものかもしれません。「今は一つも仕事を受けないぞ」というスタンスに固執しないことです。


仕事を選ぶ:ここでのゴールは、最低限の努力で忙しさを最大限にアピールすることです。そこで大切なのは、インパクトがある仕事を選び、あなたがそれに取りかかっているのを周囲にわからせることです。見せびらかすのではなく、あくまで謙虚な姿勢で臨みましょう。そして見事にやり遂げれば、あなたへの評価は上がることでしょう。


「最近どう?」の問いかけに「ぼちぼち」と答えてはいけない:このタイプの質問に対する答えは、常に用意しておきましょう。相手が上司の場合は特にです。以前、こんな上司がいました。朝、デスクにやってきて、一日の予定を尋ねてくるのです。そこで答えを出せないと、自分の仕事を計画的に行えないと見なされて、自由裁量権を上司に奪われるかもしれません。こういう状況には陥りたくないものです。だからこそ、できるだけ詳しくて多様な答えを用意しておきましょう。そのときのための「ハイハイ、今やってますよ(ウソ)リスト」です。でも、昨日と同じような答えを使うと、まるで仕事が進んでいないように思われるので少し変化をつけた方がいいでしょう。


こっそり「Scotty's Principle」を使う:Scotty's Principleは『スタートレック』に出てくるルールです。簡単に説明すると、まずタスクにかかりそうな時間を予想し、25%分の時間をプラスして見積もっておくのです。そして、予定より早く終わっても毎回は報告しないのです(映画の中でスコッティはネタばらしをしていまっていますが)。「いつも早めに終わらせることができる人だ」とバレたら、あなたにもっと仕事が集まってきてしまうからです。25%のエクストラは、タスクを達成するための時間というだけではなく、あなたのための時間でもあるのです。


机の上を片付けすぎない:整理整頓が好きな人にはつらいことかもしれませんが、誰かがあなたの机の近くを通ったときに、書類も何もなく片付いていたとしたら、仕事をしてないと思われるかもしれません。だからといって散らかせというわけではありませんが、紙とペンを配置したり、モニターはオンにしておいて何か表示したりしておくといいでしょう。「Boss Key」などを使って、誰かが来たときには仕事をしている空気を醸し出すのです。


テクノロジーをうまく活用する:メールには迅速に返信しなければいけない仕事でも、いまはスマートフォンやタブレットを使えばリモートで対応できます。つまり、ミュージアムやパブ、自宅からでもメールを返せるので、相手にはあなたが仕事をしているように見えます。使い過ぎはいけませんが、うまく活用しましょう。


このような方法を試して慣れてくると、「No」という勇気がなくても「No」の雰囲気を醸し出すことができて、意外と自分には時間があると気づくはずです。周りの人は、あなたが忙しいと認識するようになり、本当にあなたの力が必要なときだけアプローチしてくるようになるでしょう。その結果、あなたは忙しくなってしまうのですが、いつもストレスを感じるようなことはなくなります。この違いは大きいですよ。


■ニンジャのごとき、メールの返信

「受信トレイを空にしなさい」と言われたらどうしますか? これは、生産性を上げるコツでもあり、悪魔のささやきでもあります。しかし、実行すると、自己満足よりももっと大きなものが得られるのです。空の受信トレイに一通目のメールが来たら、あなたは即座に返信でき、相手にはあなたが常に仕事モードであることを伝えることができます。

確かに、この状態については2つの分析が可能です。ひとつは「すぐに返信できるなんて暇だったのだろうと思われる」こと。2つ目の分析は「あなたが常に働いているように思われる」ことです。2つ目の分析になるように、うまく仕向けましょう。たとえすぐに返信したメールの文面が「直ちに対応して折り返します」でも、相手はあなたが仕事をしているように受け取ってくれることでしょう。

繰り返しになりますが、仕事を選びましょう。じっくり考えないと返信できないようなタスクには、できれば関わりたくないものです。でも実際は、メールで聞かれることの大半は、すぐに答えられるものだったり、少し調べればわかるものだったりしませんか。だから、ニンジャのような素早い返信をすることによって、あなたは相手にとってのヒーローになれるのです。ただ、これもやり過ぎに注意です。常にメールに即返してくれる人という印象が強すぎると、どんどんあなたにメールが集まってきてしまうからです。

上手にメールを送るタイミングを計るのも大変なので、Microsoft Outlookなどを使って送信時間を拡散するのもいいかもしれません。そうすれば、本当はもう帰宅している時間でも自動でメールが送られ、相手にはあなたが遅くまで働いているような印象を与えられます。しつこいですが、これもやり過ぎには注意してください。


■視野を広げることで、休みたいときに休めるようになる

忙しそうに見せることでもたらされる最大の効果は、自分のペースで働く自由が得られることです。つまり、外から見て忙しそうな様相を呈していれば、「働きたくないときには働かない」、「自分のしたいことをする」ということが可能なのです。興味のあるサイドプロジェクトがあれば時間を割けるし、インスピレーションを刺激する時間も取れます。他のタスクに取りかかったり、休みを取ったりすればリフレッシュでき、次に大きなタスクへ向かうときのエネルギーを蓄えられます。

ここで頭の片隅に置くべきことは、しなければいけないタスクを完了するには、結局のところ、割り当てた分の時間がかかるということです。つまり、自宅からリモートで働くことにして、書類仕事を片付けてしまおうと計画し、誰も見ていないからと途中で3時間も昼寝をしたら、その日のうちに3時間はどこかで穴埋めすることになるのです。その日の終わりには「今日の在宅勤務は生産的だった!」と言えるようにしなければなりませんが、そこへたどり着くのであれば、途中で好きなことをしてもいいのです。


今回紹介したコツは、筆者が長年こっそり使って、周囲に忙しさをアピールしてきました。誰かが、あなたが本当に忙しいのか疑うようなそぶりを見せたときには、演技力を駆使して信じてもらいましょう。そのうちに周囲は、あなたが忙しいと信じてくれます。なぜなら、あなたは本当に「忙しい」からです。

繰り返しになりますが、忙しいことと生産的であることは違います。この記事で取り上げているのは、後者です。大切なタスク、あなたがしたいタスクを時間内に達成するために、そうでもないタスクを押しやるのです。そのためには、悪意のないウソをいくつかついたり、ちょっとだけお願いを無視したり、少しだけ周囲へのアピールを気にしたりしなければいけませんが、あなたがそんなことを気にするような方だったら、途中で読むのをやめていますよね?


Alan Henry(原文/訳:山内純子)

Title image made using minoru suzuki(Shutterstock).

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    香川博人

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