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ebisu  - ,,  09:00 PM

計画を成し遂げるために「チェック係」の助けを借りよう

計画を成し遂げるために「チェック係」の助けを借りよう

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計画を立てることは得意ですか?

苦手意識がある人も多いのではないでしょうか。無理矢理計画を立ててはみたが、結局そのリストを使用せずに終わってしまった、ということもよくある話です。もし自分に思い当たる節があるなら、プロジェクト管理ソフトやノート、to-doリストなどを一度手放してみて、「裸の計画」を実行してみる良いタイミングかも知れません。


「裸の計画」とは、日々の計画を練る段階で他人の意見を取り入れて、自分の目標を成し遂げられるようにする、という計画です。

成功している人々は「自分自身にとって何が困難であるか」を正しく認識している人が多く、彼らはそれらのゴールを成し遂げるためのサポートを必要に応じて周りに求める方法を知っています。計画段階で他人に関与してもらうことにより、自分が行っていること(または行っていないこと)に対して感じている問題点を解消、もしくは軽減できます。その結果、目標を達成する可能性は上がります。

簡単に説明すると上記の通りなのですが、実際にこれを効率よく実行していくには3つのキーポイントがあります。

安全性の確保
計画を一緒に練ってくれる人は信頼できる人で、批判的ではなく、あなたが効率よく時間を過ごせるようにするための手助けを惜しまない人が理想です。ペアで計画を練る場合、成功するためにはあなたとあなたのペアになる人とは、お互いを良く理解し、常に近くで状況を把握し、批判を恐れずに正直になれる相手である必要があります。

それは恋人だったり、ビジネスパートナーだったり、同僚だったり、という関係がすぐ思いつくと思います。ただし、安全性と客観性を確保するためには、あまり至近距離にいる内輪の人間ではなく、頼りにしている知人やコーチ、あるいは友人として少しの距離を持って接してくれる人が好ましいです。


透明性の確保

他人が計画段階に関与してくれるからと言って、時間管理ツールが不要になる、というわけではありません。自分の置かれている状況を現実的にかつ客観的に理解するためのツールとして使いましょう。計画を手助けしてくれるパートナーと話をする前に、to-doリストやカレンダーを更新して自分の個人的なゴールを設定しましょう。可能であれば、自分が計画を管理するのに使っているドキュメントは、オンラインで共有しておくと良いかもしれません。

このプロセスにおいて、正確さは必要不可欠な要素です。パートナーとの会話の中で、実行していく行動を明確に定義付け、どんな仕事をしてアクティビティを実行するのかのタイミングを決め、それらを実行するのにどのくらいの時間がかかるのかの見積もりを出します。

これらをあなたがすでに分かっている場合は単純にパートナーへの報告となりますが、これらの詳細を一つずつパートナーと話し合いながら決めて行く時間とすることも可能です。

いずれの場合でも、対話が終了するころには自分がいつ何をどんな風にしようとしているのかが明確になっているはずです。やりたい、と思っていることのすべてを実行する時間がない、というのが判明する場合もあるかもしれません。しかし、それはそれで実りのある結果と考えましょう。不可能なことを無理矢理実現しようと無茶をするより、現実的な展望を持って優先順位を決めてやっていくほうが良いのです。

対話が終了するころには一体自分がいつ何をどんな風にしようとしているのか、というのが明確になっているはずです。


責任の明確化
あなたとパートナーは何をすることに同意したのか、文章に残しておきましょう。これにより、電話やスカイプまたは直接会って会話をした際に進捗状況と計画の相違点が明確になり、調整を図ることが可能になるからです。

人によって、週に一度の進捗報告がいいという人もいれば、毎日報告する方がいいという人もいるでしょう。ここでは、間隔はあまり気にしなくて構いません。大切なのはある一定の間隔を置いて定期的に必ずこの報告セッションを行うことです。結果を報告するプロセスの必要性を理解していることが重要です。会話よりも書面ベースでのやり取りの方が良い、という人は、メールやドキュメントの共有、またはプロジェクト管理システムを活用するといった方法でも構いません。

責任を明確化することは生産性に大きく影響を与えます。他人のサポートによって最適化していくことにより、プロセスに対する問題を軽減し、それに伴い成果も飛躍的に増加していくはずです。


作業をする段階では一人かも知れませんが、他人にチェックされていることにより、生産性が向上することも多々ある、ということをぜひ覚えておいてください。


Naked Planning | 99u

Elizabeth Grace Saunders (原文/訳:まいるす・ゑびす)

Illust by Oscar Ramos Orozco.

  • ,,,,, - By

    香川博人

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