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kasaikasai  - ,  11:00 AM

「すばらしいメール」の作法と心構え

「すばらしいメール」の作法と心構え

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毎日たくさんのメールを読み書きすることに追われている、という方も多いことでしょう。Borland、Netscape、Apple、Palantirといった企業でキャリアを積んだエンジニアで、ブロガーでもあるMichael Lopp氏もまたそうしたひとりのようです。今回は、彼が経験から学び得てきた「メールを書く際の作法と心構え」をご紹介します。


空き時間が少ない時ほど多くのメールが届きます。メールを読むための時間と、届くメールの量は反比例しているかのようです。ですが、お互いにいくつかの小さなルールに従うだけで、私たちは日々積もっていくこの情報の山を処理しやすくなると思うのです。

まず前提として「メールには2種類ある」ということに触れておきます。ある話題を始めるために書く「新規メール」と、それに続いて交わされていくメールです。この記事では、基本的に「メール」と書いた場合には「新規メール」を指します。

では本論に入りましょう。


■「件名」には要旨を書きましょう(できれば詩的に)

途方もない未読メッセージの山。それを処理する際には「件名」が重要な役割を果たします。新規メールが届いたら、まず「何について読むことになるのか」を件名から知ることができれば効率的なはず。それなのに、「質問」という件名では何だかわかりません。「エンジニアリングにおける差し迫った危機に関する質問」くらいにすると良いでしょう。「苦難の時こそ人の真価が問われる」ならベストです。

私はメールを書く際、「相手が読んでくれないのではないか」という偏執的な不安を抱いてしまうことがあります。しかし、同時にそう悩んでいる時こそ、本文と関連があって、説明的で、さらに詩的な件名を作ろうという、クリエイティブな気持ちになれるのです。

そう、「詩的に」です。

データベースの世界には「インデックス」という概念があります。簡単に言えば、インデックスとはデータをより早く見つけるためのものです。コンピューター・サイエンス分野の大部分は、そうしたデータ構造の設計と分析に向けられています。コンピューター科学者たちは、探しものを素早く見つけられることの素晴らしさを知っているのです。

件名にちょっとした味付けをすることで、メールは受け手の心の中でインデックスを付けられたものになるでしょう。そうしたメールは印象に残り、読んでもらえる可能性だけではなく、覚えてもらえる可能性も高くなるのです。


■本文は3~4つのパラグラフにとどめましょう

私の考えでは、メールは長文用のツールではありません。経験から言うと、メールは3~4つのパラグラフ(段落)で終わるべきです。

例えば、良くできた件名を見て、私が本文に目を向けたとします。そこに、ベルリンに新しいオフィスを開くべきか、やめるべきか、14パラグラフに渡って書かれていたとしたら、私はきっと「あとで読む」のフラグを付けてしまうでしょう。ところがこのフラグは、偽の達成感を与えるものです。つまり「もうそのことについては考えなくてOK」という許可を自分に与えているに等しいのです。

ベルリンにオフィスを構えるというのは大きな決断です。14パラグラフのすべてがその重要性を主張するでしょう。しかし、私たちは本当にそのような決断をメールでするべきなのでしょうか? 答えはノーです。ベルリンのオフィスに関するメールには、多くの内容が詰まっているはずです。返信メールで私はたくさんの質問をするでしょうし、それに対して相手はまた何かを尋ねるでしょう。そうして私たちは、延々と続くメールの往復に飲み込まれることになるのです。それなら、面と向かい合って話し合った方が手っ取り早いのではないでしょうか?

メールの良い点の1つは、すぐに満足を得られるところです。真夜中に、突然ある事柄に関して悩み始める。何もしないままでは眠れず、メールを書く。その気持ちはわかります。

しかし考えてみてください。メールは本当にその問題を解決する手段となり得ますか? 答えがイエスであれば、書き始めてください。そして4つめのパラグラフに至ったら、自分に問い直してみてください。「メールは本当に正しい手段か」と。とりあえず頭の中から悩みを追い払ってしまいたい、という理由だけでメールを書いているのではありませんか? メールは本当にその議論を始めるにふさわしい手段ですか?


■書いた時間の倍は推敲しましょう

あなたの本能が「送信」ボタンをクリックしようとするのを押しとどめましょう。早く送ってスッキリしたいという気持ちはわかりますが、書いたメールを読み直すのは大切な事です。

私は時々、あるアイデアに自分自身で盛り上がりすぎてしまい、その面白さを共有したいあまり、猛烈な勢いでメールを書いてしまうことがあります。しかし、善意から始まったはずのそうしたメールが、いつの間にか非論理的で混乱した言葉の塊と化していることが多いのです。

1つのパラグラフを書いたら、それにかかった倍の時間を推敲に当ててください。チェックするのは文法のミスや打ち間違いだけではありません。明確にポイントをつかんでいるか? 洗練された文章か? 簡潔で、余計なものはそぎ落とされているか? そうした点にも気を配りましょう。メールはパラグラフが増えるほど、ややこしく印象に残らないものになる可能性が高いのです。

何も見直しをせずにメールを送るのであれば、それはただ「書くこと」そのものを独りで楽しんでいたのと同じこと。他者に何かを伝えるのであれば、そのわかりやすさと一貫性に責任を持たなければなりません


■結びの言葉と人間らしさ

3~4つのパラグラフを書き、3~4回読み直し、件名も詩的に韻を踏ませたメールができました。そこで最後に欲しいもの。それはいくらか人間らしさをにじませた、結びの言葉です。

たくさんのメールを処理する忙しさの中で、私たちはつい「敬具」や「よろしくお願いします」といったお決まりの言葉でメールを終わらせてしまいがちです。あるいは何も書かないということもあるでしょう。しかし、小さくても大切なことを伝える機会がそこにはあるのです。

メールというのは不安定で、誤解されやすいものです。便利で効率が良い反面、非人間的な要素を持っています。どんなに短いものであれ、ひとつひとつのメールに合わせた結びの言葉を書くべきです。そうすることで、「メールの向こうにひとりの人間がいる」という印象を受け手に与えることができるでしょう。


The Elegant Email | Rands In Repose

Michael Lopp(原文/訳:河西良太)

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