• GIZMODO
  • FUZE
  • DIGIDAY
  • gene
  • gene
  • cafeglobe
  • MYLOHAS
  • Glitty
  • roomie
  • machi-ya
  • GIZMODO
  • DIGIDAY
  • gene
  • cafeglobe
  • MYLOHAS
  • Glitty
  • machi-ya
  • roomie

itou  - ,  11:00 AM

多忙な人にメールを読んでもらうためのガイドライン「3-Bプラン」

多忙な人にメールを読んでもらうためのガイドライン「3-Bプラン」

121015-3b-plan.jpg


影響力のある人(つまり忙しい人)とコンタクトをとりたいなら、正しいメールの書き方を学ぶ必要があります。世間ではソーシャルメディアが話題を集めているものの、実際は多くの人が主なコミュニケーション手段としてメールを使っています。ビジネスの現場でも、Twitterではなくメールでやりとりしています。マーケティング関連ブログ「Sparring Mind」創設者のGregory Ciotti氏が、忙しい人から返事がもらえるメールを書くガイドライン「3-Bプラン」を紹介していました。ぜひご参考に!


なぜ正しいメールを書くことが重要か?

メールの書き方に頭を悩ませる必要なんてない、ましてやスキルを磨くようなことではない、そう思っている人もいるかもしれませんが大間違いです。人脈やパーソナルブランドを真剣に構築したいと思うなら、影響力のある人たちへ正しいメールを送る方法を学ぶべきです。影響力のある人は「忙しい人」でもあります。偶然の出会いなど期待してはいけません。もしあったとしても、そこから関係をつなげられるかはあなた次第です。

Twitterはくだけすぎているし、電話は少々厚かましいもの。ファーストコンタクトにはメールが一番です。しかし、ここで注意が必要。忙しい人には受信箱が「タスクリスト」に見えています。メールはできるだけ迅速に処理したいはず。忙しい人から返事をもらいたいなら、それなりのテクニックやガイドラインが必要です。

以下に、あなたのメールがゴミ箱行きにならないためのガイドラインをご紹介します。


メールを読んでもらうための「3-Bプラン」

人は、メールを読むかゴミ箱に入れるかを決めるとき、次の3ステップで判断します。

1. 誰からのメールか?(スパムではないか?)
2. メールの目的は何か?
3. メールを処理するのにどれくらい時間がかかるか?

この3ステップをくぐり抜けるのは見た目以上に困難です。相手が忙しい人ならなおさらです。

そこで、メールを読んでもらうためのガイドラインが必要になります。私はこれを「3-Bプラン」と呼んでいます。私自身、メールを送信する前にこのガイドラインに沿っているかを2回チェックします。そのおかげもあり、私のメールは驚くべき返答率を誇っています。


簡潔に(Brevity)

忙しい人は、とにかく簡潔さを求めます。毎日50~100通ものメールを受信している人もいます。メールを読んでもらいたいなら、できるだけ簡潔にしてください。

私自身はメールの「長さ」に制限を設けていません。ケース・バイ・ケースだからです。ただし、最低1回はメールを添削して不要な情報を取り除きます。とにかく簡潔さを心がけてください。誰もあなたの波瀾万丈な人生物語をメールで読みたくはありません。シンプルに「誰が」、「何を」、「なぜ」が知りたいだけです。すぐに仕事に戻りたいわけですから。


単刀直入に(Blunt)

要件は単刀直入に切り出します。スマートに見せようなどと考えないこと。物語やジョークは文章術の基本ですが、メールには不要です。すぐ読めてすぐに返信できるようなメールを書きましょう

また、メールのタイトルはできるだけ要件がはっきりわかるものにします。「3つ質問があります」のように要件の数を示して、返信にかかる時間を推測できるようにするのもよい方法です。


ベーシックに(Basic)

信じられないことですが、まるでニュースレターのようなメールを送ってくる人がいます。例えば、写真がいっぱいついているのです(メールを読むのにいちいち「画像を表示」をクリックしなければなりませんでした)。また、添付ファイルが大量にあるメールもたまにあります。初めてメールする相手にこれではちょっと...。

そんな人にはこの言葉を贈りたいと思います。

Keep it simple, stupid.(シンプルにしておけ!この間抜け)


How to Email Busy People | Sparring Mind

Gregory Ciotti(原文/訳:伊藤貴之)

Image by RTImages (Shutterstock).

  • ,,,, - By

    友清哲

    LIKE

    今度のFIREは「炭になる」直前まで豆を焼いているらしい。コーヒーは「焙煎」でどう変わるのか、詳しく聞いてみた

    Sponsored

    今度のFIREは「炭になる」直前まで豆を焼いているらしい。コーヒーは「焙煎」でどう変わるのか、詳しく聞いてみた

    今度のFIREは「炭になる」直前まで豆を焼いているらしい。コーヒーは「焙煎」でどう変わるのか、詳しく聞いてみた

    商品名を明かさずに100万本を無料配布するという、あまりにも大胆なキャンペーンが話題を集めた新しい「KIRIN FIRE」。 キャンペーン期間中、 中身を知らずに飲んだ人々の感想が、「#ジャッジしてみた」というハッシュタグとともにネット上に拡散していたことを、覚えている人も多いのではないでしょうか。 9月14日より、全国7都市で「100万本シークレットサンプリング」が行われました。 培ってきたブ  11:00 AM

MORE FROM LIFEHACKER

powered by
    
    
    
  

Kotaku

Recommended

© mediagene Inc.