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ライフハッカー編集部  - ,  03:00 PM

ちょっと気を付けるだけで全然違う! ビジネスメールの誤字・脱字をなくす方法

ちょっと気を付けるだけで全然違う! ビジネスメールの誤字・脱字をなくす方法

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毎日仕事をする上でメールは欠かすことのできない連絡手段です。人によってさまざまだと思いますが、送受信を合わせると少なくとも1日に10通以上はメールのやりとりをしているのではないでしょうか。

では、それらのメールの中に、誤字・脱字のない完璧なメールは、一体どれくらいあるでしょう? 今回は、少し気をつけるだけでできる、メールの誤字・脱字をなくす方法をご紹介します。


前職時代、「誤脱王」と呼ばれるほどメールの誤字・脱字の多い同僚の男性がいました。彼からのメールに間違いのないときは「すごい!間違いがない!」と思わず拍手をしてしまうほど、ほぼパーフェクトに、彼のメールには誤字・脱字が含まれていたのです。

そんな彼が、ある日風邪をひいて高熱を出してしまい、課長に対してこんなメールを送ったことがありました。


風邪を引いてしまったようで、高熱があります。


はい、ここまでは大丈夫です。ただ、


本日は、休ませていただいてもよろしいでしょう


惜しい! 語尾の間違い一つで、突然、武士のようになってしまったのでした。

このような間違いも、社内同士のやりとりであれば笑いのネタになりますが、社外となると、そういうわけにはいきません。中には、契約を決めるためのメール、謝罪のメールなど、大変重要なメールもあります。


1.便利な予測変換の罠。選ぶときは慎重に

今では携帯電話で社内メールを送受信することも普通になりました。

携帯には予測変換機能という大変便利な機能が付いています。「おつ」と打てば、「お疲れさまです」という変換候補が表示されるので、それを選ぶだけ。ただ、変換候補を選ぶ際に少し指がズレたり、または選ぶのを間違えたりして、まったく意味の通じない文章になってしまった、という経験はおそらく誰しもあるのではないでしょうか。携帯メールのやり取りでは、多くの場合、この予測変換が間違いの原因になっていると思われます。


予測変換の選択は、文字を打つ時以上に慎重に行うようにしてください。また、少し面倒ですが、すべて打ち終わってからではなく、一文ずつ読み直してみることをオススメします。

パソコンでの漢字変換では、「以外」と「意外」のように、同音異義語の間違いが多くなります。こちらも慎重に選択するしかありません。ただし、変換候補の中には吹き出しでその言葉の意味が表示されるものもあります。意味を確認してから選択するようにすると、間違いは少なくなります。


2.会社名・氏名の間違いは絶対にNG! 手打ちをせずにコピペを

絶対に間違えてはいけないのが、メールを送る相手の会社名、部署名、氏名です。

特にクライアントの場合は、決して大げさではなく失注につながる恐れもあるほど重要です。名前を間違えるような人は信頼されませんし、そのような人と一緒に仕事をしたいとは思ってもらえないこともあるでしょう(私もすでに何度もお会いしている方からのメールで、毎回少しずつ名前を間違えられたことがあり、とても残念な気持ちになりました)。

お客さまにメールを送る際、最も丁寧な書き出しは、


会社名+部署名+役職+氏名(フルネーム)様

(例:株式会社ABC ライフハック事業部 事業部長 山田太郎様)


です。

ただ、これを毎回手打ちしていると、間違える可能性は高くなります。「株式会社」が後につくのか、前につくのかも会社によって違いますし、部署名がやたらと長い場合もあります。思い込みで間違った部署名で覚えてしまっていることもあるでしょう。

会社名や部署名、氏名を間違えないためには、手打ちではなくお客さまからいただいたメールの署名をコピー&ペーストすることをおすすめします。自分の方から初めて送るときでも、社内の顧客管理データベースなどがあれば、そこに登録されているものをコピーするようにしてください。

それもない場合は、名刺を見ながら一回目は一字一字間違えないように打つしかありませんが、一度正しくメールを送っていれば、次に同じお客さまに送る場合は、自分の送信メールをコピーすることができます。


3.よく使う言葉、文章は単語登録をして安易な間違いを防ぐ

メールでは決まって使う言葉や文章があります。例えば、「お疲れさまです」、「お世話になっております」、「よろしくお願いします」など、心当たりもあるのでは。

せっかく完全な文章を打っても、最後の最後で


よろしく尾根ギアします


などとなってしまうと、送る方も読む方もがっかりです。そこで、こうした「鉄板文字」は、パソコンで単語登録しておくことをオススメします。そうすれば、毎回打つ必要はありませんし、間違える心配もありません。


以上、簡単ですが、3つの方法をご紹介しました。この他にも、毎回行うには時間もコストもかかってしまうものの方法はあります。「ものすごく重要なメールは一度印刷して読み直す」ほか、「第三者に読んでもらう」ことも有効です。さらに「声に出して読む」ことも効果的な方法です。

慎重に慎重を重ねながら打ったメールであっても、送信ボタンを押す前に今一度読み直すこと。ビジネスパーソンとして恥ずかしくない、相手に信頼してもらえるメールを送ってください。ご紹介した中でひとつでも「これはいいな」と思うものがあれば、早速、次に送るメールから試していただけると嬉しいです。


(尾越まり恵)

Photo by Thinkstock/Getty Images.

  • ,,,,, - By

    香川博人

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