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itou  - ,,  09:00 AM

失礼で腹が立つメールにはどう返信すればいいですか?(LH質問箱)

失礼で腹が立つメールにはどう返信すればいいですか?(LH質問箱)

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ライフハッカー編集部さま

私は仕事でたくさんのメールを受けとります。中には理不尽で腹ただしいメールもあります。そんなメールにも、プロ意識をもって誠実に返信するよう心がけています。ただし問題があります。メールを送った後にイライラが残ってしまうのです。また、毎日メールをチェックするのが恐くなっています。嫌なメールに感情を乱されないためにはどうすればよいでしょうか? また、失礼なメールを送ってくる人にどう対応すればいいでしょうか?

PN:失礼に困った(Rude Responses)より


失礼に困ったさんへ

お気持ち、よくわかります。失礼なメールを受け取ると、一日中気分がすぐれないものです。でも大丈夫、そんなメールへのうまい対処法があります


■すぐに返信しない

誰かにメールで噛みつかれると本当に腹が立ちます。しかし、同じ調子で応戦すると事態はますます悪化するもの。もし、あなたが熱くなるタイプなら、メールに目印をつけてしばらく放置しておきましょう。冷静さを取り戻してから返信を書くようにします。きっと相手の怒りも少しは収まっているはず。気持ちよいメールを返信して、すみやかに日常生活に戻りましょう。

また、カスタマーサービスのような仕事をしているのでない限り、必ずしも全てのメールに返信する必要はないはず。時には無視しても構わないでしょう。相手が冷静に話し合う気がない場合は特にそうです。単純にメール削除でOK。もちろん、職務上それは無理だという人もいるでしょう。しかし、無視というのも時には有効な手段であることを覚えておいてください。


■定型文で返信する

定型文を使う(英文記事)のも良い方法です。あらかじめ用意してあるナイスな文章を使い回せばいいのです。失礼なメールにいちいち神経を使う必要はありません。以下のような定型文で十分です。

「ぜひあなたの意見を聞き、議論したいと思っています。しかし、悪意を感じるメールは無視する方針をとっています。あなたのメールは少しその印象を受けます。もし、誠意あるメールを再送してくれたなら、喜んでお話させていただきたいと思います。」

怒りにまかせてメールしてくる人は、自分の文章がいかに無礼なものかに気づいていません。丁寧な忠告メールを返信すれば、彼らも自らの過ちに気づき、謝罪してくるでしょう。その後のやりとりは気持ちいいものになるはずです。


■丁寧に、あくまで丁寧に

残念なことに、あくまで態度を改めないガンコな人もいます。あなたがクールダウンするしかありません。できるだけ丁寧なメールを返信して、その件は終わりにしましょう。ポイントは2つ。

  1. 相手の不満を理解したことを示します。シンプルに「あなたがなぜ不満なのか理解しました」と書けばいいでしょう。
  2. そして問題解決に最善を尽くします。問題が解決できなかった場合は、できない理由を説明します。彼らの不満を解決すると何か別の問題が発生するのかもしれませんし、単にあなたの手には負えない問題なのかもしれません。どちらにせよ、今のあなたではどうにもできないことをきちんと伝えます。

繰り返しますが、返信する文章はできるだけ丁寧に。あなたまで怒りに任せてしまえば、相手の無礼さに正当性を与えてしまいます。ここでも定型文が役立ちます。「あなたの不満はよくわかります」、「申し訳ありませんが、今の私にできることは何もありません。ですが、上役には報告しておきます」など、よく使うキーフレーズを準備しておくとよいでしょう。


■冷静な友人に聞く

失礼なメールの問題点は、個人的に攻撃されたように感じてしまうことです。返信メールを出す前に、冷静な友人の助けを借りましょう。返答に困ったり、どうしても熱くなってしまったりする場合は、まずメールの下書きを(部外者の)友人に送って意見を聞きます。そのまま返信してよいのか、直すべきなのか、単に無視すべきなのかアドバイスをもらいましょう。第三者の意見を聞くことで、状況をよりクリアに見ることができます。


■事が済んだら忘れる

最後に、これが最も難しいことなのですが、失礼なメールは早く忘れてしまうことです。「荒らし」達に心を乱されない方法は以前にもご紹介しました。失礼なメールは「荒らし」とまでは言わないかもしれませんが、参考にはなるはずです。失礼な人はどこにでもいます。いちいち構わなくていいのです。そんな無礼者たちにエネルギーを使う必要はないのだと自分に言い聞かせ、早く日常生活に戻りましょう。あなたには他にやるべきことがあり、他に助けるべき人がいるのですから

ライフハッカーより愛をこめて


Whitson Gordon(原文/訳:伊藤貴之)

  • ,,,, - By

    友清哲

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