• GIZMODO
  • FUZE
  • DIGIDAY
  • gene
  • gene
  • cafeglobe
  • MYLOHAS
  • Glitty
  • roomie
  • machi-ya
  • GIZMODO
  • DIGIDAY
  • gene
  • cafeglobe
  • MYLOHAS
  • Glitty
  • machi-ya
  • roomie

itou  - ,,  08:00 PM

「タイムログ」で自分を知るのが第一歩~生産性を上げるにはタスクを減らせ!

「タイムログ」で自分を知るのが第一歩~生産性を上げるにはタスクを減らせ!

120910workless.jpg


筆者のScott Young氏は、MITの4年間のコンピューターサイエンスコースを、実際の講義に通わずに、無料のオンラインコースを使って12カ月で修了することに挑戦しているブロガーです。

Young氏は生産性メソッドとして2つのToDoリストを使っているそうです。「今日のリスト」と「今週のリスト」です。今日は「今日のリスト」だけに取り組むようにします。「今日のリスト」を達成できなかった場合は、タスクの詰め込み過ぎなので、一日のタスク量を減らすようにします。とてもシンプルですが、なかなかどうして...実際にやってみるとわかりますが、ToDoリストを減らすことは簡単ではありません。では、いかにしてタスクを減らすのか。続きはYoung氏自身に語ってもらいましょう。


私はここ数年、「今日の目標と今週の目標」と呼ぶ生産性メソッドを使っています。以前にも書いたことがありますが、やり方はいたってシンプルです。

まず、ToDoリストを2つ用意します。「今日のリスト」と「今週のリスト」です。毎日、「今週のリスト」から一日分のタスクを選んで「今日のリスト」に移動します。そして、今日は「今日のリスト」だけに集中します。今日のリストが完了したら、その日の作業は終わりです。このメソッドの良いところは、先延ばしグセを防止できることです。今日できることだけを今日のリストに入れますので、「どうしても手が付けられないタスクがあって...」という先延ばしは起きないはず。実にシンプルかつ強力なメソッドです。ところが、いざ実行するとなると簡単にはいかないようで、私のブログの読者から、よくこんなメールをもらいます。

ヘイ、Scott! 君の「今日の目標と今週の目標」メソッドはとっても気に入ってるんだけど、どうにもうまくいかない...どんなにがんばっても「今日のリスト」が終わらないんだ。いつもリストの半分くらいでギブアップ。一体どうすれば今日のリストをすべて完了できるようになるかな?

私の回答は実に明快です。今日の目標を達成できないのだとしたら、それは単純にタスクを詰め込みすぎなのです。達成できるだけのタスクに減らしてください。簡単でしょう? しかし、残念なことに、誰も私のアドバイスを聞いてくれないのです。彼らは「これ以上は絶対に減らせない」と主張し、かたくなにタスクを減らそうとしません。それでいて、来る日も来る日も達成不可能なToDoリストを作り続けているのです。ただ、目標を少しだけサイズダウンすることができないばかりに。


■タスクは自分が思っているより少なめに!

みんな、あれやこれやの理由をつけて、私の「タスクを減らせ」という実にシンプルで理にかなったアドバイスを無視しようとします。毎回のようにToDoリストを達成できないのは、単純にタスクの詰め込み過ぎが原因です。それでも彼らは「違う」と言うのです。いったいどうしたことでしょう。みんな何か勘違いをしているのでは? あなたが「どれほど多くのタスクを達成しようと試みたか」ということには、誰も興味ありません。重要なのは「実際にどれだけのタスクを達成したか」だけです

タスクを完了するまでの期間を実際より短く見積もってしまう傾向は、実によく見受けられるものです。生産性についての本を書いている人たちだって例外ではありません。Cal Newport氏は、ある重要なプロジェクトに、自分が思ったより時間を割けずに、想定していた期間内に達成できなかったことに驚いていました。

私自身でさえ例外ではありません。私やNewport氏のような生産性の専門家と、普通の人たちとの間に何か違いがあるとしたら、処理能力の差ではなく、私たちが自らの仕事ぶりを「計測」することに時間をかけている点です。私は自分が費やした時間を知るために「タイムログ」をつけています。

たいていの人は、わずか数日間といえども自分がどれくらいの時間でどれくらいの仕事をこなせるかを本気で調べてみたことがないのです。そして、自分の野心をサイズダウンできないばかりに、決して達成できないほどのタスクをToDoリストに詰め込んでしまうのです。これは本当によくある失敗のケースです。


■なぜタスクを減らすべきなのか?

目標は達成可能なものであるべきです。そうでなければモチベーションが保てないはず。アメリカの作家Zig Ziglar氏はかつて「目標は、まだ手が届かないが、見えているものであるべきだ」と言いまいた。もしあなたが毎回のように「今日のリスト」を達成できないでいるなら、あなたは挑戦しているのではなく、単に時間を浪費しているのです。

この基本理念において、2つの提言があります。

  1. 実際に仕事に費やしている時間とその成果を、誠実に知ろうとすること。そのためにタイムログを取るとよい。
  2. 仕事に費やしている実質時間がわかったら、それを「少しずつ」増やしてみる。決していきなり倍に増やさないように。スーパーマンのフリはしないこと。

タイムログをつけてみると、自分が実際には1日に4時間しか働いていないことがわかるかもしれません(実際よくあることです)。そんなときは、すぐに倍の8時間に増やそうとするのではなく、まずは5~6時間にして、2週間ほど様子を見るようにします。タイムログをつけるのも忘れずに。


■なぜ小さなステップにすべきか?

理想的過ぎる自己イメージを持っている人は、適切な仕事量をプランニングできません。それは結果的に非効率につながります。私自身の経験から言えることですが、一日のタスク量を減らしても、長期的な目で見ればトータルの生産量はむしろ増大します

もしかすると、あなたは自分が8時間みっちり働いていると思い込んでいるかもしれません。しかし、タイムログはあなたが実際には2時間しか働いていないことを明らかにする可能性があります。まずはその思い込みをはずすことが重要です。

もちろん、時には長過ぎるToDoリストをやり遂げてしまった日もあることでしょう。しかし、その記憶こそが道を誤らせるのです。いつも自分を鼓舞することで、より多くを達成しようとするクセがついてしまうからです。それではいつしか疲弊します。続いてもせいぜい1~2週間が限度でしょう。そうではなく、目指すべきは生産性のレベルを底上げすることです。


■このアドバイスをいかに導入して生産性を上げるか

まずは「タイムログ」をつけてください。私はいつも紙と鉛筆を使います。便利なオンラインサービスもあります。たしかにタイムログをつけるのはうんざりする作業ですが、時間の使い方を知るには最も適した方法です。

タイムログの代わりに、その日に実際に完了したタスクを記録するのもアリです。しかし、タイムログよりは信頼性に劣る方法です。「タスクの完了率」というのは「消費時間」に比べてあいまいな指標だからです。とはいえ、長期にわたって記録をとれば、一日に平均してどれくらいのタスクをこなせるのかはわかるようになります。

次に、現在の生産性を見極めながら、少しだけハードルをあげてみます。現在4時間仕事をしているなら、5~6時間に増やしてみます。一日にタスクを8件こなしているなら、10~12件に増やしてみます。

さらに、この基準を1カ月間キープしてみて、生産性に改善が見られたか調べます。この時、最低でも1カ月は続けてみるようにします。目標を設定した当初はモチベーションが高く、生産性も一時的にアップするかもしれません。だからこそ、継続的に見て、あなたの「平均的な生産性」を把握する必要があります。

最後に、もう少し改善できそうなら、さらに25~50%、労働時間やタスクを増やしてみます。少しずつ増やしていくことで、結果的には高いレベルの生産性に到達できます。とはいえ、最後にはそれ以上には向上しない地点にまで至るでしょう。大事なポイントは、生産性の向上は、無理に長時間働くことではなく、自分の時間の使い方を知り、無駄を省いていくことからもたらされるということです。


■まとめ

  • 数日間タイムログをとるか、数週間「今日のリスト」の達成状況を細かく記録。
  • 労働時間やタスクの目標値を25%増やしてみます。
  • 1カ月間観察し、生産性が向上していれば、さらに25%増やしてみる。または、現在の生産レベルを維持するようにします。

このアプローチを使えば、実際には毎日3時間しか仕事をしていないのに、10時間働くプランを立ててしまうというナンセンスを回避できます。「GTD(Getting Things Done)」とは、タスクを詰め込むということではありません。よりスマートに仕事をするということです。それにはまず現状を正確に知ることです。現在の自分がどのように働いているかを知らなければ、どうすればよりスマートにできるかなど、わかるはずもないのです。


Work Less to Get More Done | Scott H. Young

Scott Young(原文/訳:伊藤貴之)

  • ,,,,, - By

    香川博人

    LIKE

    2020年に向けて進むキャッシュレス化。 企業にとっての「電子決済」のメリットとは?

    Sponsored

    2020年に向けて進むキャッシュレス化。 企業にとっての「電子決済」のメリットとは?

    2020年に向けて進むキャッシュレス化。 企業にとっての「電子決済」のメリットとは?

    先日、政府は2017年度から公共料金や備品経費の支払いを全面的に電子決済にすることで、30億円の人件費削減が期待できるという発表をしました。 電子マネーやクレジットカード、ネットバンキングの普及により、私たちは現金だけではなく、時間と手間のかからない電子決済を活用する機会が増えていますが、それは企業や法人にとっても大きなメリットがあるようです。 そこで今回、現金決済から電子決済へとキャッシュレス  05:00 PM

MORE FROM LIFEHACKER

powered by
    
    
    
  

Kotaku

Recommended

© mediagene Inc.