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ライフハッカー編集部  - ,,,,,,  11:00 AM

本当に仕事で使えるクラウドサービスを見極めるポイントとは

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本当に仕事で使えるクラウドサービスを見極めるポイントとは

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ネットを使って資料や書類を作成したり、情報を共有したりしながら進める協業スタイルは、パソコンとグループウェアが登場した頃からありました。かつては専用のシステムやソフトウェアのダウンロードが必要でしたが、クラウドの登場でほとんどがウェブブラウザ経由で行えるようになりました。オンライン上で複数のスタッフがリアルタイムにアクセスして、一つのファイルを作成したり編集したりするオンライン文書共有管理の機能も、いまでは当たり前になっています。

クラウドが普及する以前は、一つのファイルを複数のスタッフが共同で作成する場合、それぞれが作成した書類をメールに添付、もしくはストレージにアップロードしたのち、それをダウンロードしてパソコンで作業し、添付やアップロードを繰り返すというのが一般的だったのではないでしょうか(むしろ現実には、いまだにその方法で進めている方が主流かもしれません)。ただ、この方法では書類のコピーがいくつもできてしまい、どれが正しいかがわからなくなるという問題が生じやすいのも事実です。


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新しいやり方のほうが便利だとわかっていても、なかなか慣れた方法から移行するのは難しいもの。グループの中にひとりでも使えない人がいれば、結果として導入できないわけで、せっかくクラウドのメリットを知りつつも、旧態然とした作業スタイルを続けているシーンも多いことでしょう。


■クラウドに移行するために必要なこと

そうした状況を転換し、クラウドへの移行を進めたいのならば、まずは実際に使ってメリットを実感してもらうことから始めるのがいいでしょう。共同作業が便利になるだけでなく、メールの手間が省ける、作業そのものやサーバーから無駄なデータが減らせるなど、説得材料はたっぷりあります。

とはいえ、仕事としてクラウド環境を導入するにあたり最も大事になるのは、将来的に継続してビジネスで使えるクラウドサービスであるかどうかを見極めることだと言えるでしょう。

では、「本当にビジネスで使える」クラウドサービスを選ぶには、どのようなところに気をつければいいのでしょうか

Photo by Thinkstock/Getty Images.

 



クラウドサービスの数ある機能の中で、仕事に最も影響するであろうオンライン文書共有管理に注目して考えると、以下の三つのポイントが重要だと考えられます。

  1. ファイルの共有をスムーズに行える
  2. 作業を効率的にこなせる
  3. 共同作業でイノベーションを生み出す

この全てのポイントがそろったクラウドサービスとして、現段階でオススメできるサービスのひとつが、富士ゼロックスが提供するクラウドサービス「SkyDesk」です。以前にもライフハッカーで紹介しましたが、そこからさらにビジネス向けに進化を遂げているのが理由です。

SkyDesk Docsは特に、オンライン文書共有管理機能に優れたサービス。ファイルが共有された時に自動でメンバーへ通知する機能や、ユーザーによってアクセス権限を細かく設定できるなど、ビジネスシーンに必要な機能がデフォルトで用意されており、基本的な機能が無料で利用できるのです。

では、三つのメリットを例に、SkyDesk Docsがどのような点で「使える」機能がそろっているのかをチェックしていきましょう。

1.ファイルの共有をスムーズに行える

クラウドの最大のメリットは、物理的な距離を超えてリアルタイムでファイルを共有できることにあります。例えば本社と支社の間、同一プロジェクトに参加している複数の企業間や営業先、場合によっては出張先であっても、クラウドにアクセスできれば必要な資料を手に入れることができます。SkyDesk Docsは拡張子に関係なく、さまざまな形式のファイルが共有でき、共有したと同時に自動でファイルのアクセス先のURLを通知してくれるので、いちいちメールで知らせたり、メッセージを書いたりする必要もありません。


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さらに、ケータイやスマホで撮影した画像をメールに添付して送信すると自動で登録される「メールイン機能」をはじめ、iPhone専用アプリ(上画像/左)や、その他スマートフォンからのアクセスにも対応した「スマートフォン版ポータル」(上画像/右)がそろっているので、移動中でもスムーズな作業を行うことができます。


2.仕事を効率的にこなせる

クラウドサービスのウイークポイントは検索や管理機能が非力なところ。その点、SkyDesk Docsはさまざまな形式のファイルが保存でき、フォルダやグループ、タグを使ったクロス形式での管理・保存が可能です。ファイル管理がとても充実しているので、仕事を効率的にこなすことができるのです。

必要なファイルはその場でどんどん保存しておいて、ソート機能で分類したり、時間がある時にドラッグ&ドロップでサクサク整理したりと、ユーザーそれぞれに合うやり方で管理ができるのもいいところ。最新版がすぐわかるファイルのバージョン管理があるので、うっかり古いファイルを残したままにしても大丈夫。アクセス権限を細かく設定できる機能があるので、ファイルが見えていても特定の人しか開けないようにできるので安心です。


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3.共同作業でイノベーションを生み出す

いまクラウドが注目されているのは、ただ仕事のファイルを共有するだけでなく、共同で何かを行うことで新しいイノベーションが生まれうるという可能性にあります。例えばSkyDesk Docsの「ワークスペース」機能は、そこに追加したファイルをあらかじめ設定した相手と自動で共有できるなど、仮想空間でのコミュニケーションを刺激することでコラボレーション意識を高め、積極的に次のアイデアを提案する場として使うことができます。

さらにSkyDesk Docsの強力なプレビュー&編集機能を使えば、オンラインでファイルを確認したり、ワープロ、スプレッドシート、プレゼンテーションといった、いわゆるオフィス形式のファイルをそのまま編集したりすることも可能です。専用のアプリが入っていないパソコンやモバイルにも対応していて、もちろん、複数のメンバーが同時にアクセスしてリアルタイムで作業することもできます。


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(画像クリックで拡大します)

チャットやコメント機能を使って意見交換しながら(上画像右下部分)修正したり、新しい情報を追加したりと、スピーディーかつ確実に作業が進められるのです。



■クラウドワークを加速させる追加機能

ここまで紹介した機能は全て無料で使えますが、クラウドを本格的に使うとなるとやはりもの足りない部分も出てくるでしょう。SkyDesk Docsではスタンダードプランとプレミアムプランの二つの有料プランが加わり、さらに便利な機能を追加することができるようになりました。

アップグレードすると使える主な機能としては、以下のようなものがあります。

1. 一括アップロードが可能
複数ファイルを一度にアップロードでき、1回あたりアップロードできるファイル容量を増やすことができて、容量の大きいファイルをやりとりすることが多い場合に、さらに効率アップができます。


2. 「ワークスペース」機能を拡大
共有設定などがあらかじめできる便利な「ワークスペース」機能を最大20まで増やして、部署やプロジェクトに応じた設定を用意しておくことができます。


3. 「メールイン」機能で全ファイル形式の投稿可能(プレミアムプラン)
「SkyDesk Docs」はメールに書類を添付する形でPDF・JPEG・TIFF形式の投稿ができますが、プレミアムプランにするとその他の全てのファイル形式をメールから投稿できるようになります。


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(画像クリックで拡大します)


他にも有料プランでは、SkyDeskアカウントを持たない協力者やクライアントとの共有機能を提供できるといった、パワフルな機能が使えるようになりますが、そうした外部との作業はもちろん、通常の作業においても、セキュリティーへの対策は十分とられています(料金はこちらで確認できます)。


■SkyDesk Docs使いこなしのTips

クラウドサービスは個人で使うのも便利ですが、グループや組織単位で使えばさらにその便利さが倍増するもの。ちょっとしたアイデアとして、よく使う定型書類はテンプレートを作成して、「template」や「form」などのタグを付けてSkyDesk Docsに保存しておけば、いつでも誰でもカンタン素早く書類作成ができるようになるはずです。

これらアイデアを集められるのも、ビジネス向けクラウドサービスだからこそできること。数多くのサービスが登場する中で、誰が使っても使いやすく、機能が豊富で、信頼できるサービスを選ぶことで、新しいイノベーションを生み出す場を創造していきましょう。


富士ゼロックス:SkyDesk

(ライフハッカー[日本版]編集部)

 

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