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misaki  - ,,,,  10:00 PM

いつかするための43のフォルダをマネジメント『fourtythreeFolders』(SimpleStyle第105回)

いつかするための43のフォルダをマネジメント『fourtythreeFolders』(SimpleStyle第105回)

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43のフォルダに今日できないことを整理

Windows用:かつて紙の時代に、「いまできないこと」をあとで確実に処理するためのツールに『Tickler File』(チクラーファイル)あるいは『43フォルダ』がありました(念のため、いまも定番として使われています、たぶん)。

1~31の「日のフォルダ」と1~12月の「月のフォルダ」、あわせて43のフォルダを用意し、今できないけれどいつかすることを、来月の特定の日か来月以降の特定の月にいれておき、毎日今月と今日の日付のフォルダの中身を確認して処理をしていくシステムです。

このシステムを用意することで、今できないことを現在の意識から取り除くことができます。現在すべきことに集中できるのです。そしてなおかついつか未来にきちんと処理できるリマインダーもかねている点で、Tickler Fileは紙の時代の(あるいは現在でも紙やモノを整理するのには)、とても優れたシステムのひとつなのです。

 


フォルダでの整理方法

フォルダの整理方法には、伝統的に50音順(山根式)、ジャンル順(図書館式)、「超」整理法(使用頻度順)などがあります。Tickler Fileは未来の時刻を使用している点で、リマインダー機能的に抜きん出た特徴をもっています。

私自身も、最初にこのTickler Fileを知ったときに、「おおっ」と眼からうろこが落ちました。ただ、実践するのには少し難しいところがあって、それっきり使わずにいました。その難しいところとは、その名の示す通り、フォルダを43個用意する必要がある点です。紙ベースで43のフォルダを用意すると、けっこうかさばり、ハードウェア(紙ですけどね)としてマネジメントするのは、手間のかかる作業なんです。

特定の日に依存した予定があまりない場合には、ファイルの大半が空で、使用する意味も不明瞭になりがちです。結局、それっきり使用しないままになっています。


美崎式カレンダーログシステム

自分では、時刻を中心としたカレンダーログシステムを2004年ごろから開発していて、現在でもそれを中核に使っています。基本的には紙はすべてデジタル化する方針です。ただ、ときどきTickler Fileが気になっていました。

私の使用しているカレンダーログシステムは、大規模でほぼ生活全体のログを記録整理でき、過去も未来も(日記も予定も)一貫して日付で整理できます。動画もメールもドキュメントもWebも写真も予定もすべてこのシステムで整理していますから、そもそもファイルが無くなるとかいうことが根本的に発生しません。ただ、いかんせん大規模なため、だれでも簡単に使えるわけではありません。

そこで、このシステムのサブセットで、気になっていたTickler Fileを意識したシステムを作ってみました。今回の『fourtythreeFolders』です。


分類してデスクトップをきれいに整頓

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fourtythreeFoldersには、大きくわけて2つの機能があります。

1つめの機能は、分類機能です。

fourtythreeFoldersは起動すると、デスクトップを監視して、デスクトップにできたフォルダを43の日付または月のフォルダに移動する手助けをします。ファイルができる度にウィンドウが開くので、月または日を選択してください。移動しないときには、「stay」ボタンを押します。

これでそのファイルはフォルダに移動でき、デスクトップをいつでもきれいに保てるわけです。


2つめの機能は、リマインド機能です。分類したファイルがある場合、起動時に、その日のフォルダ、またはその月のフォルダを自動的に開いてくれます。

この機能を使うためには、スタートアップに入れておくとよいと思います。


比較してみると...

fourtythreeFoldersを、紙ベースのTickler Fileと比較してみます。

■fourtythreeFolders

・長所

コンピュータ内部のデータを一貫性をもって半自動で管理。物理的なモノでも、メモをテキストや写真で入れておけば、管理可能。


・短所

管理できるのはコンピュータの内部のデータのみ(メモなどを併用すれば解決できるかも)。使用するのにはコンピュータが必要。


■紙ベースのTickler File

・長所

かさばるもの以外すべてのデータを管理


・短所

マネジメントが大変


そもそもTickler Fileでも、ファイルシステムに入れることのできないモノを整理するのには、そのモノに関するメモ書きなどを使用するわけです。なので、ツールを使うという観点でいえばコンピュータを必要とする点は、デメリットとまではいえない気もします。

このあたりは意見のわかれるところかもしれませんね。


■ワンポイント

分類のルートとなるフォルダは、任意のフォルダを設定可能です。最初に設定しておくといいと思います。設定しない場合は、デスクトップに「43folders」というフォルダを作ります。

現在は、起動時に該当するフォルダを開いていますが、ファイルの数が少ない場合などには、直接そのファイルを実行するほうがよいかもしれません。その機能を実現すると、毎日変わるスタートアップマネージャーとして使用することも可能なわけです。

私自身のカレンダーシステムでは、フォルダだけでなくファイルを実行しています。ですが、実行するファイル数が多くなるときにどうするか(フィルタリングするとか遅延実行するとか)というルールを考え始めると結構複雑なので、今回は取り除いています。

直接ファイルを起動する場合のルールは、複数の組み合わせ(数+フィルタリング+遅延)でいけると思います。名案のある方は、ぜひお聞かせください。

fourtythreeFoldersは、Windows用のツールです。

ご意見は、コメントやTwitter、はてなをご利用ください。


fourtythreeFolders

(美崎薫)

 

  • ,,,,, - By

    香川博人

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