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尾越まり恵尾越まり恵  - ,,,,  09:00 PM

超基本!仕事を円滑に遂行するためのビジネスメール5つのお作法

超基本!仕事を円滑に遂行するためのビジネスメール5つのお作法

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厳しい就職活動を制した今年の新卒社員の皆さんは「奇蹟の一本松型」と命名されたそうです。入社から1カ月、社会人生活に少しは慣れた頃でしょうか?

上司や同僚との付き合いは思いのほか難しいですよね。さらに、今後はクライアントや取引先など社外とのやりとりも多くなることと思います。

そんな時、仕事を円滑に進めていくために重要な役割を果たすのが「メール」です。今回はビジネスメールの「超基本」となるお作法について紹介します

Photo by Thinkstock/Getty Images.

 


1. 読んでもらえる件名をつける。

「CC(同報)」も含め、毎日何十通ものメールが行き交う中で、自分のメールを相手にきちんと読んでもらうためには「件名」が重要です

  • 【確認お願いします】明日の会議の議題につきまして
  • 【報告】今月の勤怠について

というふうに【】(すみ付きカッコ)などで「報告」なのか「確認」なのかを書いておくとよいでしょう。急ぎの案件や重要な案件の場合は【緊急】や【重要】とつけます。

私は「忙しい上司に読んでもらいたいもの」、「このメールはCCではないとわかってもらいたいもの」にはあえて読んでほしい上司の名前を件名に入れたりしていました

  • 【○○(上司の名前)さんへ】確認お願いします

そうすることで、受信BOXに並ぶ件名の一覧を見ただけで、自分に宛てられたメールだということをわかってもらうことができます。

また内容がすでに件名のこととは変わっているのに、何度も何度も同じタイトルでメールが行き交うことがあります。その場合は、途中できちんと件名を変更してください


2. ToとCCを使い分ける

仕事をしていく上で、複数の人に同時にメールを送ることがたくさんあります。その場合は誰に宛てたメールなのか(To)、誰に共有したいのか(CC)をしっかり使い分けることが大切です。

CCは基本「見ておいてね」程度だと解釈されるので、しっかり読んでもらいたい人や返信がほしい人は必ず「To」にして送りましょう

この「CC」での共有を有効に使える人は、実はビジネススキルが高い人だと個人的には思っています。

特に新人のうちは、直属の上司に同報することを求められると思いますが、自分の仕事を知ってもらうことにもなりますし、何かあった時に自分の身を守ってもらえることにもなります。上司を「CC」にして送ることは有効なのです。


3. 文頭に必ず「誰に宛てたメールか」を明記する

  • ○○さんへ
  • ○○様

メール本文の文頭には、必ず誰に宛てたメールなのかを明記しましょう

当たり前のように思われるかもしれませんが、大勢の人に送っているのにいきなり本文に入り、一体誰に宛てたメールなのかがわからないものが案外多いものです。そうなってしまうと誰からも返信がもらえず、仕事が止まってしまうことにもなりかねません。

また、クライアントなど社外の方にメールを送る場合、本文の頭に「会社名+部署名+役職名+個人名 様」を入れるのが基本です。

複数の人に宛てる場合は、役職の高い順に名前を並べること! いかにもサラリーマン的ではありますが、これは外せないポイントです。


4. 署名を工夫する

ご存じの通り、メーラーには自動で署名を入れてくれる機能があります。この署名の作り方にもビジネスパーソンとしてのセンスが試されます。

基本ですが、「新規メール用」の署名と「返信用」の署名は分けた方がよいでしょう。毎回毎回、会社名・部署名・氏名・住所・電話番号などの長い署名がつくと、それだけでメールが長くなってしまいます。返信用は名前と電話番号くらいがベターだと思います。

営業の方は、署名の中に自社商品のURLなどを入れてPRしているのものもよく見かけますが、やりすぎないようにすればこれも効果的かもしれませんね。


5. 要点を簡潔にまとめる

とにかく嫌がられるのが長いメール。特に最近では外出先などでスマートフォンから見る人も多くなっているので、何スクロールも必要なメールは読んでもらえません。

まず冒頭に報告なのか共有なのか連絡なのか「メールの目的」を明記し、質問に答えて欲しいのか、それとも資料を送ってほしいのか、「相手に何を求めているのか」を簡潔に書いてください

伝えたいことが複数あり長くなりそうな場合は、【報告したいこと】や【お願いしたいこと】などと分類し、箇条書きにすると見やすくなります。



以上、基本的なメールのお作法を紹介してきましたが、メールを送る際に最も必要なのは、実は「気遣い」です。受け取った相手がどう思うかを想像して書くこと。そうすれば、書いた後に一度も読み返さずに送るなどということはしないはず。たかがメールでも、誤字・脱字の多い、注意力の低いような人とは一緒に仕事をしたいと思えないものです。

メールを制するものは、ビジネスを制す。無駄に時間をかける必要はありませんが、紹介した内容をほんの少しだけでも意識していただけると嬉しいです。


(尾越まり恵)

 

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