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itou  - ,,  10:00 AM

相手から返事をもらいやすいメールを書くポイントとは?

相手から返事をもらいやすいメールを書くポイントとは?

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来るかどうかわからないメールの返事を待っているほどイライラすることはありません。仕事関係のメールならなおさらです。ビジネスの現場では「メールがたくさん来るので、あなたのメールを見逃してしまいました...」などという言いわけは通用しないはずですが、メールの返事を心配しながら待つというのは本当に苦痛なもの。そんなときは、相手が返事を返しやすいように、メールを工夫して書くようにしましょう。もちろん、ただ文章を短くすればいいわけではありません。

 


The Art of Manliness」では、すぐに返事をもらえるメールを書く方法について優れたアドバイスをしています。このTipsは、プライベートでもビジネスでも使えるものです。ポイントは、相手のことをよく考え、メールの文章を相手に合わせて慎重に練り上げること。あなたの言いたいことをうまく伝え、意識のすれ違いを極力なくし、相手が返事を書きやすくしてあげるのです。

メールを送る側と受け取る側では、まったく違うものを求めています。メールを送る側は、できるだけたくさんの情報を盛り込み、自分の考えの全体を伝えたいと思っているのに対して、メールを受け取る側は、簡潔さと明瞭さを求めているのです

人生の他のことと同様、メールを書くときに相手の気持ちになって考えましょう。受信箱にあなたからのメールが届いたと想像します。そこにどんな文章が書かれていたら、内容をすぐに理解できてすぐ返信する気持ちになるでしょうか? 相手の立場なって考えてみてください。

まず、本当にそのメールを出す必要があるかを考えましょう。メールで聞かなくてもGooge検索で答えが見つかりはしませんか? 次に、メールは不特定多数ではなくその人に向けて書くことを意識して、挨拶文のあと簡潔にあなたの要求を伝えるようにします。また相手とラポールを築くように心がけます。相手が忙しく、同じような質問をたくさん受け取っているであろうことを充分理解していることを伝えます。そして、要求をはっきりと明確に伝えます。質問は1つか、数個に限定したほうが良いでしょう。

できれば質問は1つに絞ることをオススメします。メールで質問事項のリストを受け取るほど苦痛なことはありません。誤字脱字などにも注意して、読みやすい文書を心がけてください。


How to Write an Email That Will Actually Get a Response | The Art of Manliness

Alan Henry(原文/訳:伊藤貴之)

 

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