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adminadmin  - ,,,  10:00 PM

スケジュールを「炎上」させないための時間管理術

スケジュールを「炎上」させないための時間管理術

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編集委員のひらたです。もうそろそろ春ですね。日差しが暖かく感じる日が増えてきました。春の準備を始めたくなる今日この頃...と思っていたら、2月29日の朝は雪でした。まだまだ寒いですね。

以前はハンコワークが多かった私の仕事ですが、最近すっかりエンジニアの仕事に移っています。結構厳しめのプロジェクトなので、時間の管理がとても重要です。やることが山積みになっているのですが、だからといって日常業務から解放されて完全に集中できるわけでもありません。こういうときは、今までに身につけた知識と経験に基づく「自己流時間管理術」を実践するときです。ということで、今回はその時間管理術を採り上げます。

Photo by Thinkstock/Getty Images.

 


朝、一日分のタスクを書き出す

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プロジェクト終了までたくさんのタスクがあったとしても、まずは今日一日分のタスクだけを抽出して書き出します。こうすることで、途方もなく続くタスクリストのプレッシャーから解放され、目の前のタスクに集中できるようになります。

また、大きなタスクは一日未満で完了できる小さいタスクに分解しましょう。小さいタスクにしたほうがかかる時間も予想しやすいですし、なりより実行するのが楽になります。また1時間かかるタスクのほうが、8時間かかるタスクよりも簡単に時間を確保できます。書き出したら、ザッと時間の見積と順番を決めてさっさととりかかります。

え? 今日一日で終わらないほどのタスクがあったときはどうするかって?  それはどうやっても終わらないし、そもそもマズイと思うので、善後策を相談したほうが良いでしょう。

Photo by dh.


「常時気をつけておかないといけないこと」と「そうでないこと」をわける

なるべくタスクに集中できるように、「どうしてもリアルタイムで対応しないといけないタスク」と「そうでないタスク」をあらかじめ分類しておきます。ここでのポイントは、突発的に発生するようなサーバの不調や緊急の連絡は、通常のメール以外の方法で受信するようにすること。例えばメールアドレスをわけたり、フィルタをうまく設定したりして、それだけを見られるようにしておきましょう。そうすれば、緊急でないことに気をつかわずに済むのでストレスが減ります。

また、いろいろなアラートに気がつくように、どうしても急ぎのときには遠慮なく割り込んでもらうように声をかけておくのも良いでしょう


メール、チャット、Twitter、Facebook の新着チェックの間隔をなるべく大きくする

メールやチャットのチェックは、あまり頻繁にやりすぎると効率が良くないです。私はメールの返信を書くときにはかなり時間をかけるほうなので、頻繁にチェックして返信していると時間がいくらあっても足りません。

メールのチェックは、朝・昼・夕の3回くらいにまとめるようにしています。チャットやソーシャルメディアのチェックも同じくらいです。まあ最近のネット上の祭り(炎上など...)は、リアルタイムでないと乗り切れないこともしばしばありますが、私は流行にはそれほど敏感でないので、気にしないことにしています。


スケジュール管理はグループスケジュラーで一元管理

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すべてのスケジュールはスケジュール管理ソフトに投入し、お任せしています。会社では「サイボウズ」を使っているので、プライベートのものも含めてすべてのスケジュールを問答無用でサイボウズに投入し、非公開設定しています。自分の記憶力はまったく当てにできないし、ならないので、仮のスケジュールなども積極的に投入しています。移動時間や場所などもきっちり投入しておけば、会社の人が私と同席するスケジュールを調整するときに確認する手間もはぶけ、私も助かります。

ちなみに、スケジュールの確認はもっぱらiPhoneの標準カレンダーアプリを使っています。サイボウズからこちらのスクリプトで定期的に書き出したものをiCalに登録し、iCloud経由で見ています。スケジュールに書き込むときは、MacBook Airを開くか『KUNAI』を使っています。本当は全部Googleカレンダーで使いたいのですが、いろいろ事情があってちょっと面倒なことになっています。いずれなんとかしたいです。

Photo by dh.


...と書きだしてみましたが、当たり前といえば当たり前のことばかりですね。もっと良い方法がないかなと、以前に読んでいたオライリーの『エンジニアのための時間管理術』もあらためて読んでみたりしました。優先順位のつけかたや上司のマネジメントがうまく書かれているので、こちらも参考にしてもよいかもしれません。


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いろいろ書き出してみて思ったのですが、以前と今とで一番違うなあと思ったのが「デバイス」です。以前は、スケジュール管理はグループスケジュラーアプリと連動した『Palm』を使っていたのですが、いまはサイボウズとiPhoneになりました。操作感が全然違っているのはともかく、ボタンを押してすぐ起動できたPalmほどスムーズにスケジュールを確認できません。ToDoもPalmで管理していたのですが、どうもいま使っているiPhone 4のアプリは、どれも起動に時間がかかりますし、動作はどれもPalmに比べたらモッサリしている感じがします。もうちょっとなんとかならないかなあ...と思うことがよくあります。

とはいえ、ネットワークに連動していないデバイスはいまやタダの箱。もう昔には戻れないと思いつつ、ポケットから取り出してわずか数秒で確認できたPalmの偉大さをあらためて感じてしまいました。はい。

Photo by dh.


ライフハッカー[日本版]編集委員・平田大治)

 

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