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matsuoka  - ,  07:00 PM

「思い出したら潔く謝る」が基本! すっかり忘れていた電話やメールへの対処法

「思い出したら潔く謝る」が基本! すっかり忘れていた電話やメールへの対処法

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現代のビジネスパーソンは日々忙しく、ときに怠惰になるもの。つい電話をかけ直すのを忘れたり、メールの返信を忘れたり...というのはよくあることですが、こんな一見些細なことで問題を生じさせたり、せっかくのチャンスを逃したりするのは、やはり避けたいところですね。では「あ、やっちゃった...」というとき、これをどう挽回し、修復すればいいのでしょう?

 


120220handleforgottenemail_2.jpg米Lifehackerでは、日々多くのメールを受信し、電話を受けていますが、仕事をすべてやり遂げ、すべての受信メールに返信するというのはほぼ不可能です。ことに、筆者はメールも電話も苦手だとか。返事をすることが重要だと認識しているがゆえ、返事に時間をかけすぎてしまうのは問題。わかりやすく伝えようとするあまり、長い時間かけて練りに練ったメールをしたためたり、電話をかけ直す準備をするのは現実的ではありません。そこで筆者は、多くの実務経験から効果的な謝り方を身につけたそうです。

120220handleforgottenemail_3.jpg電話のかけ直しやメールの返信を忘れている場合、相手を怒らせたり、がっかりさせたりするかどうかは自分次第。相手は、自分が返事をするまで電話やパソコンの前でじっと待っていることはないものの、自分からの返事を当てにしているでしょうから、返事がなければがっかりするかもしれません。

「メールが『迷惑メール』に仕分けられていて」とか「電話が受信しなかったんだけど」という言いわけも可能ですが、何度も使える手段とはいえません。実際、筆者はそれが真実でないかぎり、この手の言いわけは使わないようにしているとか。自分がミスをしたのなら、正直にその責を負うべき。真実かどうかはともかく、迷惑メールや電話の不具合のせいにすると、自分が嘘つきかのような印象を与えかねません

120220handleforgottenemail_4.jpg正直に謝ることは必要ですが、必ずしも「お返事するのに、10,462日もかかって申し訳ありません」と、シンプルに言えばいいというものでもありません。相手から見て、自分はそれほど信頼できない人物でもないわけで、自分の行動に責任を負い、相手が思うほど自分は悪い人間ではないことを示しましょう。たとえば、次のような具合です。

まずは、今あなたのメールに返信していることを、お詫びさせてください。忙しいとつい注意力が散漫になり、大事なことすらフォローできなくなってしまうのです。お力添えくださっているところ、お待たせしてしまい、大変申し訳ありませんでした。

120220handleforgottenemail_5.jpgこの例は、間違いを詫びる、メッセージの主旨が「お詫び」である、過度に言いわけをすることなく状況を説明している、相手を褒めるフレーズで締めくくっている、という4つの要素で構成されています。このような返信をすれば、自分のミスに対して責任を負っていることや、相手を心から気にしていることを伝えられます。具体的に何をどう伝えるかは状況によりますが、ポイントは謝りの気持ちを伝えることです。

また、できるかぎり24時間以内に返事をするのが望ましいものの、いつもそうともいかないのが現実。電話やメールをフォローするのが難しそうだと感じたら、あらかじめ自分の状況をわかってもらい、返事がいつもよりも少し遅れることを伝えておくと、その分、時間的な余裕を得ることができますよ。

大事な返事を忘れていたことに気づき「あ゛っ!」っと青ざめる瞬間は、誰しもあるものですが、そのときは以上のようなポイントをベースに、潔く謝りましょう。また、返信遅れが日常化している方は、ライフハッカーアーカイブ記事「迅速なコミュニケーションが実現しやすくなる『2・2・2ルール』とは?」なども参考に、日々のコミュニケーションを見直すのもいいかもしれませんね。


Adam Dachis(原文/訳:松岡由希子)

 

  • ,,,,, - By

    香川博人

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