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matsuoka  - ,  07:00 PM

「要フォローの送信メールは別フォルダに保存」というメール管理ハック

「要フォローの送信メールは別フォルダに保存」というメール管理ハック

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依頼メールや指示メールなど、相手から何らかの返信があるべきなのに音沙汰がないときは、面倒でもフォローが必要ですが、いざとなると、自分が相手に送信したメールが埋もれて見つからない...なんてことはありませんか?

GTD系ブログメディア「GTD Times」では、Microsoft Outlookユーザに向け、「要フォロー」のメールを分類するための専用フォルダを作ることを勧めています。もちろん、この方法は、Gmailや他のメールクライアントにも活用可能です。

 


まずは、自分宛にCC、もしくはBCCしたメールを、特定のフォルダに自動的に仕分けるよう設定します。フォルダ名は、「GTD Times」が提唱する「サポート待ち(Waiting for Support)」のほか、「返信待ち(Waiting for Response)」や「要フォロー(Follow Up Later)」でもいいでしょう。

Gmailでは、特定のラベルをつけ、「deliveredto:」を利用すると、BCCフィールドにもとづいてフィルタできます(こちらの英文記事も参照)。このフォルダを設定したら、相手からの返信が必要なメールには、必ず自分のアドレスをBCCに入れましょう。こうすれば、特定のフォルダにこのメールが保存され、フォローすべきメールが一目瞭然です。

毎回、送信トレイからお目当てのメールを探す手間やストレスから解放されるなら、これくらいの工夫は大した労力ではないと思います。Gmailユーザさんは、ライフハッカーアーカイブ記事「『返信待ち』メールの存在を忘れないようにするGmail技」もご参考まで。


Cool GTD tip for tracking Waiting For items in Outlook | GTD Times

Alan Henry(原文/訳:松岡由希子)

 

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