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nonoshita  - ,,,  11:00 AM

ビジネスで「SkyDesk」を使いこなすため「グループ」解説

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ビジネスで「SkyDesk」を使いこなすため「グループ」解説

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クラウドが急激に普及したおかげで、ブラウザから簡単に使えるコラボレーションツールがあまた登場しています。

その活用が謳われるなかで、情報を共有するメリットが再認識されはじめていますが、まだ多くの人が、コラボレーションツールなんて大企業でたくさん社員がいるところが使うもので、数人の会社や、ましてや個人事業主なんて使う必要がない、、もしくは導入コストが高そうだと思われているのではないでしょうか。

特に数人で仕事をしている場合、メールのほうがファイル共有なども添付で簡単に済ませられるので、コラボレーションツールなんて使うだけ面倒と感じられるかもしれません。けれどもこうした数人単位で仕事をしている場合のほうが、相手が知ってると思い込んで大事な情報の共有ができていなかった、というのはよくある話。特にビジネスでメールが不可欠になってからはビジネスの規模の大小に関わらず送受信量は膨大になり、大切なメールをうっかり見落としたり、誤送信してしまうなど、情報ツールとして機能不全に陥るケースがあります。

そうした背景からコラボレーションツールがますます注目されているわけですが、中小規模の企業~SOHOレベルの規模に最適化したツールも登場しています。その1つが富士ゼロックスのクラウドサービス「SkyDesk」です。、ライフハッカーではこれまでに、1人でも顧客管理ができるCRM機能や、すでに使っているGmailやGoogleカレンダーからのデータの移行などが簡単にできること、と、個人でも活用できるSkyDeskの利用方法を紹介してきました。

今回は仕事上で発生する情報共有やコラボレーションで活用できるSkyDeskの「組織」「組織グループ」そして「個人グループ」について、具体的な例をあげながら解説していきたいと思います。
 


■所属メンバーの権限管理などを行える「組織グループ」と人数制限なしで利用できる「個人グループ」

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まず、SkyDeskでは情報を共有するために「組織」「組織グループ」「個人グループ」というグループ機能を使います(公式チュートリアルページでの解説はこちらから。またはSkyDeskログイン後の画面右上のオリエンテーションが分かりやすいです。他の機能の解説もわかりやすくまとめられています)。

実際に情報を共有する場として使うのは組織と組織グループの2つ

「組織グループ」は、参加するには同じ「組織」への登録が必須条件になります。「組織」は、「クローズドな情報を共有する仲間」と考えるとわかりやすいかもしれません。ビジネスシーンの現場では「会社全体」「部」「課」などといったところでしょうか。

「組織」は現在提供中のサービスでは3名まで登録可能です。「組織」の中では、スーパー管理者
を設定し、ユーザーの利用できる機能の権限設定やアクセスを許可するIPアドレスの制限を行うことができます。そして、ユーザーは1つの組織にしか所属できません。一見不便そうですが、所属メンバーの管理範囲が明確化できます。もっと登録できる人数が増えれば、本格的な企業ツールとして十分活用できそうですね。

個人グループはSkyDeskのメンバー以外でも招待でき、SkyDeskに登録すれば、無料で誰でも参加できるので、Facebookのグループやmixiのコミュニティに近い機能だと言えます

組織グループと個人グループの比較表 その1

組織グループ 個人グループ
参加人数 現在提供中のサービス
では最大3人
無制限
条件 SkyDeskユーザーで、
同じ組織のメンバーのみ
SkyDeskユーザー以外
も招待可能
(利用にはSkyDeskアカウントが必要)
招待方法 SkyDesk画面右上の「設定」から、「組織の作成」で組織を作った後、「組織の設定」→「ユーザーの詳細」→「ユーザの追加」をクリック SkyDesk画面左上「グループ」のボタンから、「個人グループ」→「グループへの招待」をクリック
扱うのに向いている
情報タイプ
クローズドな情報 ある程度オープンな情報
管理者数 複数設定可能 1名のみ
管理者権限の変更 可能 不可能


■「組織グループ」と「個人グループ」の活用で共有範囲を明確化

では、SkyDeskがどのような使い方に向いているかと言うと、ネットを使い慣れてない人を巻き込んで情報共有を行うようにしたいケースが考えられます。例えば、一緒に仕事をしている相手がメールしか使えず、それもあまりうまく使いこなせていないのか、何度も同じ資料を送り直したり、送った後に電話で確認することが頻繁にあったとします。そういう人にこそSkyDeskの「組織グループ」や「個人グループ」に参加してもらい、資料や用件はすべてSkyDeskで一元的に管理できるようにするわけです。また、「組織グループ」「個人グループ」などのグループを指定して情報共有を行えるため、共有範囲を明確にした情報の展開も可能です。


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コラボレーションツールをmixiやFacebookを例にして解説すると逆効果になりかねません。というのは、ネット嫌いの多くの人達はこうした大手SNSを利用してネットづきあいの面倒さを感じてしまった人が少なくないからです。ましてやビジネスの場合は誰でもつながれることが弊害になりますし、共有する情報もビジネスとプライベートが混在してしまいます。

その点、SkyDeskでは、普段使いのSNSと分けてビジネスシーンで利用することができるので、相手がわかる状態で安心して情報の共有ができます。共有した情報やドキュメントやタスク、メモなどに分けて管理されるので、しばらく使ってもらえばメールよりも便利であることが実感してもらえるはずです。

とはいえ、まずは添付ファイルの置き場所としてSkyDeskのDocsを使ってもらうことなどから始めて、少しずつ利用する機会を増やしていくようにすれば、きっとうまくコラボレーションができるようになるでしょう。SkyDesk Docsでの共有手順は以下にて。

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111213skydesk_docs03

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■「組織グループ」は3つまで作成可能

使い慣れて、どんどん情報が増えるようになれば、組織グループの数を用途に合わせて増やしていくこともできます。組織を作るとデフォルトで1つのグループが作られますが、それ以外にあと2つグループを作ることができるので、例えば重要度によってグループを重要度に合わせて3段階に使い分けたりできます。


■個人グループは何個でも、何人でもOK。多くの共有機能も使える

「組織グループ」は、現在、グループ数とメンバー数に制限がありますが、「個人グループ」のほうは何人でもメンバーに追加できます。その他、主な違いを一覧表にしてみました。

組織グループと個人グループの比較表 その2

組織グループ 個人グループ
名刺のデータ共有 可能 不可能
アクティビティ 「ちょっとひとこと」
「みんなにお知らせ」の2つとも投稿可能
「ちょっとひとこと」のみ投稿可能
その他共有機能
予定表・ドキュメントなど
可能 可能


「みんなにお知らせ」での投稿例はこちら。

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GIZMODOでも紹介されていたように、社外サークル的なグループに使うこともできます。もちろんビジネスだけと堅苦しく考えず、プライベートや友達との情報共有として使うところから始めるのもありです。

また、個人グループをビジネスで使うときには、部署間を横断したプロジェクトの進行、社外のパートナー企業との共同作業(クリエイティブ確認など)といった社内外問わず、組織の単位を超えたコラボレーションのシーンでの利用に向いていると言えます。

■2種類のグループをiPhoneアプリで使いこなす

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組織グループでも個人グループでも使えるiPhoneアプリとして、SkyDeskには、Mail、Docs、Calendarなどの、SkyDeskのモバイル機能へのリンクを、iPhoneに最適化されたポータル機能で提供する『SkyDesk Mobile』と、Docsアプリケーションへの対応に特化した『SkyDesk Docs』があります。また、スマートフォン用のサイトがあり、iPhoneのブラウザからもスムーズに使えます。その場合も上記のグループの特性を理解していれば、少人数でゆっくりと始められますし、使い方を間違えても致命的なミスにはつながりにくいはず。

便利な機能がたくさん揃っているので、仕事が終わって情報共有をする必要がなくなってからも、個人のビジネスツールとして使い続けられるのがSkyDeskのいいところなのです。


とにかくサービスはまだ始めったばかりで、これから利用者の声に合わせ機能が増えたり、改善されていく可能性もあることでしょう。まずは使える機能がコンパクトに詰め込まれているSkyDeskを試してみるところから始めてみませんか? いろいろなユーザーからの利用方法がSkyDeskの公式Twitterアカウントに集まっていますので、こちらも参考にどうぞ。


SkyDesk

(野々下裕子)
 

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