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ライフハッカー編集部  - ,  11:00 AM

家庭内でデジタル化すべき4つの書類

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家庭内でデジタル化すべき4つの書類

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増え方が少しずつだと、気にならずに済んでしまうもの、ありますよね。

我が家で言えば「家電の説明書」。捨てるには忍びなく、かといって常に参照するともいえない、「ときたま必要になる」ものは、大掃除のように思い切った決断をする絶好のタイミングにおいても「とりあえず」と問題を翌年に先送りしがち。シュレッダーの箱に一時保管を続けて、幾星霜。箱は変形し、上の写真のように持ち上げるたびに底が抜けるので、来たるべき大掃除シーズンを目前に控え、抜本的な対策を取るべく、説明書のデジタル化を行うことにしました。

その過程とともに、「これはデジタル化したほうが便利」と思われる4つの書類をピックアップしてみましたのでご紹介いたします。お急ぎの方は以下のリンクからご覧あれ。


■準備するもの
■家電等の説明書
■ショップカード
■薬の注意書き
■出前のチラシ

 


■準備するもの

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  • ローラーカッター(もしくはグリップ付きのカッターナイフ)
  • 滑り止め付き定規
  • ハサミ
  • カッターマット
  • ホチキス(ステープルリムーバーでもOK)
  • ドキュメントスキャナDR-P215

以前の記事活躍したキヤノンのドキュメントスキャナ「DR-150」の後継機種、「imageFORMULA DR-P215」が今回の相棒です。棒のようなスリムなフォルムはそのままに、バージョンアップしていますよ。必須ではありませんが、保管用の袋としてZiplocがあるとなお便利。

それでは、冒頭に挙げた「家電等の説明書」を例にして、デジタル化と整理方法を解説します。


■家電等の説明書

手順その1:保証書と説明書、CD-ROMなどを分ける

111107dr-p215_02.jpg説明書の一部が保証書になっているものは、切り分けておきます。購入後1年保証の製品が多いですが、意外なものが「3年保証」だったりしますので、ちゃんと保管すべし。保証期間が切れていても保存しておきましょう。修理時にあると便利です。

111107dr-p215_03.jpgPC周辺機器にはつきもののCD-ROMはまとめて一つの袋に。我が家の場合、組み立て家具の説明書も、家電の説明書と一緒にまとめていたため、合わせて整理します。組み立て家具などに付属する工具・部品は単体だと何の付属品か分からなくなるのを防ぐ目的で、それぞれの説明書と一緒に破れにくいZiplocへ保管します。

注意したいのは「借り物」の取説。プロバイダからレンタルされたモデムや、換気扇のフードといった賃借物件に備え付けられたものの説明書のように、返却する必要があるものは別に保管しておきます。箱を突き破ったあの取説類を分別した結果がこちら。


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手順その2:冊子を分解

111107dr-p215_05.jpg続いては、取扱説明書を分解します。ホチキス綴じなら針をステープラーで取り外してから真ん中から裁断。無線綴じなら、のど部分の余白を確認して、本文に被らない位置からばっさりと切り落としてしまいましょう。厚めの説明書でも、ローラーカッターで数回往復させればスカッと裁断できます。また、あまり厚いと分解しにくいので、メーカー公式サイトで説明書がダウンロードできるか確認しておきましょう。たとえばキヤノンの一眼レフカメラなら、こちらからダウンロードできますよ。

111107dr-p215_06.jpg各国語の解説が1冊にまとめられたマニュアルは、日本語部分だけ切り取ります。これで枚数も数分の一に。冊子になってない、大きな一枚紙のマニュアルは、横幅をA4サイズに合わせて分割しましょう。これでスキャン時のエラーも防止できます。


手順その3:DR-P215でPDF化

マニュアルはほとんどがモノクロ印刷。解像度も200dpiで十分読めます。ですので、USBケーブル一本で給電でき、しかもドライバインストールが不要なDR-P215の特長を活かして、さくっとスキャンしてしまいます。USBケーブル一本で、バスパワー駆動できる便利さも健在です。



ケーブルでPCと接続したら、認識したフォルダから「ONTOUCHL.EXE」を起動。これだけでもうスキャンの準備完了です。DR-P215では、Windowsだけでなく、Macでのプラグアンドスキャンにも対応。USBケーブルで繋ぎ、Windowsのときと同じ要領で、認識したボリューム内から「CaptureOnTouch Lite」を起動すれば、すぐスキャン可能に。読み取り完了から、PDF化までの時間が短く、次々とスキャンできます。ページ数が多いのに索引がない説明書などは、テキストデータ付きPDFにすれば、探したい情報が瞬時に見つけられますね。

以前の製品と比べて、スペック的には紙送りスピードは同じですが、ローラーから生じる音が軽減し、紙送りの力強さがアップした感じがありました。DR-P215では給電能力がUSB 2.0の500mA(5V) から最大900mAに増えたUSB3.0にも対応し、USB3.0のUSBポートを持つマシンと接続すれば、USB2.0ケーブル2本で給電したときと同じ速度でスキャンできます。


手順その4:購入年ごとにフォルダ分け

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メーカーごと、製品ごとなどいろいろ分け方を考えましたが、購入年で分けるのが一番かと。購入時期が不明なら、Amazon楽天市場などネットショップの購入履歴をさかのぼるか、過去の注文メール、クレジットカードの購入履歴で確認しておきましょう。

DR-P215に付属する最新版の「CaptureOnTouch」では、PDF化する前にページ順の入れ替えや、サムネイルチェックができます。これが地味に便利で、重送検知のたびに作業が止まってしまうこともなく、山と積まれた説明書もサクサクとスキャンが進みました。スキャナの前にずーっと佇む必要も減りますよ。

思いの外スムーズに進みましたので、家の中の書類を次々と処理することにしました。その中からデジタル化した方がいいと思われたものを紹介しましょう。


■ショップカード



料理の美味しいお店のカードを、ついつい持ち帰って来てしまうため、カードフォルダに保存していましたが、一度しまうとなかなか出す機会がないもの。そこで、過去の資産を有効活用すべく、厳選したショップカードをデータ化して、スマホに保存することに。DR-P215では、ISO準拠のカードサイズ(86mm×54mm)を前面からスキャンできます。一般的な名刺サイズ(91mm×55mm)のショップカードで実際に試したみたことろ、本来は仕様外ですがなんとかなりました。もちろん、給紙トレイからもスキャン可能。大量にショップカードや名刺があれば、そちらからスイスイとPDFにしちゃいましょう。


■薬の注意書き

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病院での問診時に「飲んでいる薬」を質問されて、答えに窮したことはないでしょうか。定期的に服用している薬ならまだしも、たまに使う薬はあまり頭に残らないもの。そこで、よく読まずに捨ててしまいがちな「市販薬の注意書き」と「処方薬の説明書」もデータ化しちゃいましょう。これもスマホなどに入れておけば、急な通院時に役立ちます。また、体に合わなかった市販薬の記録にもなりますね。サイズの違う書類も、斜行補正と文字向き検知機能のおかげで、一回のスキャンでスマートにデジタル化できます。


■出前のチラシ

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お腹が空いたときに限って、ポストに入ってないのが、デリバリーピザのチラシ。お弁当のチラシやうなぎ屋の出前メニューなど、近隣の出前チラシもまとめてデータ化しておくと、地味に便利。美味しいお店が、スマホ用サイトを持っているとは限らないわけです。これ、会社で1部PDFデータを作っておいて、会社のなかで共有しておくとかなり便利。みんなで持ち寄ってデータ化すれば、マンネリランチも解消できるかと。


以上、DR-P215を使って、家庭内でデジタル化すべき4つの書類を紹介しましたが、「なぜ、なぜアレをデジタル化しない...!」と思われた方は、ぜひコメントでお寄せください。

※追記:GIZMODO JAPANでは、我々の想像の斜め上を行く場所で、エクストリームスキャンをしていますので、こちらもどうぞ。シュールさの漂う弁当男子スキャンは必見です。


DR-P215

(常山剛)
 

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