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matsuoka  - ,,  07:00 PM

大量のメールに悩まされているアナタに贈る10のメール整理術

大量のメールに悩まされているアナタに贈る10のメール整理術

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職種・業種問わず、現代のビジネスパーソンは多くの時間をメールのやりとりに費やしています。メールに対応している間に、別のメールを着信し、エンドレスに陥ることも...。「受信トレイから未処理のメールがなくなる日は永遠の来ないのでは?」とすら感じることもありますよね。そこでこちらでは、大量のメールをうまく管理する方法として10のポイントを挙げてみました。

 


1. メールクライアントの機能をよく知る

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メールを効率よく整理したいなら、自分が使っているメールクライアントをよく知ること。Gmailユーザなら、ライフハッカーアーカイブ記事「これでアナタも黒帯に!Gmailを使い倒す5つのワザ」を参考に、Gmailの達人になりましょう。同「Gmailをさらに便利にカスタマイズ! Gmail Labsの人気機能TOP10」でご紹介したGmail Labsの機能を取り入れるのも一法です。OutlookThunderbirdについても、これまで幾度となく採り上げてきました。


2. メール作成は、時間をかけすぎず、シンプルに

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メールの時間の多くは、メールの作成とメールの前後関係を読み解くのにあてられています。「文章は明確かつ簡潔にし、前後関係をわかりやすく、次のアクションに移せるように整理して書く」といった習慣を身につけ、メールの時間を短縮しましょう。より短い時間で、シンプルに考えを伝えられるようになれば、受信トレイに煩わされる時間も減ります。このテーマについては、ライフハッカーアーカイブ記事「メールは『わかりやすさ』こそ命! という基本コミュニケーション術」や「メール相手の負担を減らす3つのメール短縮テク」なども参考にどうぞ。


3. 重要なメールをフィルタする

すべてのメールを同じように扱う必要はありません。重要なものをフィルタすれば、どのメールに対応すべきか優先順位をつけることができます。Gmailの優先トレイは便利な機能。重要度が高いとおもわれるメールを自動で振りわけてくれます。詳しくは、「Gmailの『優先トレイ』を使いこなすための4つの基本操作+1」や「オススメGmailフィルタ9選」でどうぞ。


4. 頻繁にチェックしすぎない

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メールの受信通知に振り回されないこと。ポップアップ表示や受信音が出るたびにメールを開いていたのでは、生産性が下がります。ライフハッカーアーカイブ記事「1回のメールチェックを『15分間』と決めると、効率良く時間が使える理由」で述べたとおり、1回のメールのチェックは15分を限度とし、新規メールを受信するたびに対応するのではなく、定期的にまとめてチェックする習慣をつけましょう。また、メールのチェックから一日の仕事が始まるという人も多いかもしれませんが、結局、一日中メールの対応に追われて仕事がなかなか進まないなら、あえて朝イチにメールをチェックしないというアプローチも、ときにはアリです。


5. タイムリーに返信する

メールをすばやく返信する姿勢は、相手にプロフェッショナルな印象を与えますが、時と場合にもよります。電話は2秒以内に取り、テキストメッセージは2分以内に、メールは2時間以内にそれぞれ返信するという「2・2・2ルール」を取り入れてみましょう。今すぐ返信する時間がないなら、「Boomerang for Gmail」のようなメール送受信管理ツールを使えば、後で対応し忘れないようリマイドしてくれます。必要なのはタイムリーに返信することであり、必ずしも今すぐ返信することではありません


6. 休暇中もメールを自分のコントロール下におく

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ただでさえ未読メールであふれ気味なら、長期休暇明けの受信トレイは、処理しきれないほどのメールであふれかえることでしょう。極端な手段ですが、ライフハッカーアーカイブ記事「休暇中に受信したメールは全て読まずに削除するという荒技」を参考にするのも一法。あらかじめ自分の休暇の予定を知らせた上で、「只今休暇中です。休暇中にたまったメールは全部削除するので、休暇明けにもう一度メールをください。」というメッセージを自動返信機能に設定します。いかなる方法をとるにせよ、休暇中も受信トレイを一定のコントロール下におくことがポイントです


7. 入力時間削減にテキスト拡張ツールを利用する

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メールで同じフレーズを何度も入力しているなら、自動化すると便利。定型文、メールアドレス、その他のテキスト入力も、一部の文字を入力するだけなので、効率的です。テキスト拡張ツールについては、米Lifehacker記事「テキスト拡張機能で入力時間を効率化する方法」(英文記事)で詳しく採り上げています。


8. 検索機能をうまく使う

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このほど「メールをフォルダに分類すると生産性が低下する」という研究結果が明らかになりました。これは必ずしも「フォルダを使うな」ということではなく、メールクライアントの検索機能をうまく利用すべしということです。古いメールを探すなら、フォルダをあちこちクリックするより、たとえば、Gmailの詳細検索フィルタ機能をうまく組み合わせるほうが、効率的です。


9. 不要なスパムメールを取り除く

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受信トレイを陣取りがちな大量のスパムメール。これをゼロにすることは不可能ですが、工夫次第で最低限に減らすことはできます。まず、メーリングリストではなく、自分宛に直接送信されているメールを特定しましょう。OutlookやThunderbirdにもこの機能があるほか、Gmailには個別インジケータがあります(設定画面から変更可)。また、「unsubscribe(購読解除)」というワードを検索フォームに入れて、スパムメールをフィルタするのも一法。

ウェブサービスなどのユーザ登録には、「Trashmail」や「Mailinator」などの使い捨てメアドを利用しましょう(ライフハッカーおすすめの使い捨てメアドサービスについては、同アーカイブ記事「時間指定ができる使い捨てEメールサービス『Melt Mail』他、使い捨てメール+6選」でどうぞ)。


10. 優先度に応じて「トリアージ」する

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受信トレイをゼロにする手っ取り早い方法は、メールを仕分けて受信トレイから出すこと。「Follow Up(要対応)」、「Archive(保存)」、「Hold(保留)」の3種類にまずは仕分けましょう


ポイントは、一にも、二にも、「メールの仕分け」のようですね。メールクライアントの機能をうまく使いこなしながら、メールの優先付けさえできればシメたもの。これらのコツを参考に、メールをうまくコントロールしましょう。


WHITSON GORDON(原文/訳:松岡由希子)

 

  • ,,,, - By

    友清哲

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