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itou  - ,,,,  06:00 PM

7日間のステップで失われていた時間を取り戻す方法

7日間のステップで失われていた時間を取り戻す方法

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誰でも少しはムダな時間を過ごしてしまうもの。しかし、1日の終わりに予定の仕事の半分も終わっていないようであれば、タイムマネジメントを検討してみるべきでしょう。ここでは筆者が実践した、失われていた時間をわずか7日間で取り戻し、ストレスを劇的に軽減させたシンプルな方法をご紹介します。

 


あなたは、自分で思っているよりもはるかに多くの時間を無駄に過ごしているかもしれません。YouTubeやFacebookで時間をつぶしていたり、重要でないタスクに時間を掛けすぎていたり...。

筆者自身、この問題に苦しんでいました。ある日の終わりに、やりたかった仕事の半分も終わっていないことに気づき、落ち込んだそうです。しかし、どうしてそうなったのか理解できなかったとか。そして、この問題を解決するには、まず自分がいったい何に時間を浪費しているのかを知らなければならないと悟ったのです。

そこで、タイムトラッキングツールの『RescueTime』を使用。このツールは自分がネットサーフィンやSNSにどれくらいの時間を費やしているかを記録してくれます。これにより、自分がどのように時間をすごしているかを把握できるわけです。

筆者はRescueTimeを使うことで、さほど興味のないニュースサイトを30分も見てしまっていたり、他の重要な仕事があるのにも関わらず、さして重要でもないメールの文章を30分も推敲してしまっていたことを知りました。

RescueTimeの素晴らしい点は、セットアップにほとんど時間がかからないことです。以下では、筆者がこのツールをどのように活用したかを説明します。きっと皆さんも以下にご紹介する7日間のステップで、失われていた時間を取り戻すことができるでしょう。


■1日目:RescueTimeをセットアップする

初日にやることは、RescueTimeをインストールすることだけです。インストール作業はわずか数分で完了します。

RescueTimeのWEBサイトに行き「Get Started」ボタンを押します。次の画面でアカウントタイプを選びますが、とりあえず無料版でOKでしょう。有料のPro版なら、サイトブロックやアラート、個別ドキュメント追跡機能などが使えます。ここではPro版については詳しく説明しませんが、14日間の無料トライアルもあるので、試してみるのもよいでしょう。

アカウントタイプを選んだらユーザーIDとパスワードを入力し、インストーラーをダウンロードします。インストールウィザードがいくつかのアクティビティ(活動)について「productive(生産的)」と「distracting(非生産的)」のどちらにカテゴライズするか尋ねてくるかもしれませんが、カテゴライズについては後ほど説明しますので、ここではスキップしてOKです。

インストールが完了したらRescueTimeを起動しましょう。RescueTimeは、タスクトレイに常駐してあなたの行動を記録し続けます。また、アイコンを右クリックすれば一時停止も可能で、「15分間」、「60分間」、「明日まで」といったように停止時間を選べます。

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一日中は監視されたくないと思う方は、アイコンを右クリックして「Go to Dashboard」を選択し、RescueTimeのダッシュボードを開きましょう。ダッシュボードで画面右上にある「Settings」をクリックします。次に「Monitoring」タブをクリック。ここで監視する時間帯を自由に設定できます。

筆者の場合は「月曜から金曜の朝7時から夕方5時まで」に設定。これが普段仕事をしている時間帯だからです。その他にもいろいろな設定ができます。筆者は詳細な結果情報を知りたかったので、詳細設定の全ての項目にチェックを入れたそうです。

設定はこれで完了。設定を保存して仕事に戻りましょう。そしてこのまま数日置いておきます。ランチタイムには一時停止にしてもいいですが、それ以外はとくに何もせずにほっておけばOK。PCがアイドル状態の間は何も記録されないようになっていますし、とくに気にかけることは何もありません。


■2日目:仕事を続ける

さて、RescueTime2日目がやってきました。しかし、いきなりパラメータを調節したりデータを分析しはじめる前に、あと1日か1日半は時間をおいたほうがいいでしょう。データをなるべく集めてからのほうが、パラメータの調節やデータ分析もうまくいきます。今日はいつもどおり仕事を続け、3日目から分析作業に取りかかりましょう。


■3日目:データを理解する

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数日分のデータも貯まったところで、分析を始めましょう。仕事内容によってはパラメータの調節が必要となるかもしれません。RescueTimeのダッシュボードを開き、メインページのグラフとチャートを見てください。今週あなたが何に時間を使ったかを示すグラフが表示されます

画面右の「TIME REPORTS」のところにある各メニューをクリックすれば、さらに詳しいレポート情報を見ることも可能です。

Overview(概要)

これは、おおまかな親カテゴリーでのグラフです。

RescueTimeではアクティビティを2階層のカテゴリーで分類します。例えば、親カテゴリーが「Communication&Scheduling(コミュニケーション&スケジューリング)」だとすると、子カテゴリーには「Email」や「Instant Message(インスタントメッセージ)」などが入ります。Overviewページでは親カテゴリーごとのグラフを表示し、productive(生産的)な活動を青色で、distracting(非生産的)な活動を赤色で表します。生産的、非生産的の振り分けについては後ほど調整しますので、グラフに多少おかしなところがあっても今は気にしなくて結構です。


Categories(カテゴリー)

これは、Overviewの少し詳しいバージョンです。グラフが2階層目の子カテゴリーで分類されています。例えば、「Meetings(ミーティング)」、「News/Opinion(ニュース・オピニオン)」、「Calendars(カレンダー)」、「Social Networking(ソーシャルネットワーキング)」などです。 こちらも生産性レベルで色分けされて表示されます。


Activities(アクティビティ)

ここが一番使えるセクションです。使っていたアプリや訪れたWEBサイトを具体的に表示してくれ、それぞれに費やした時間も表示してくれます。ここでも生産性レベルにあわせてグラフが色分けされています。


Efficiency(効率)

このチャートは「効率」のパーセンテージを表します。生産的なアクティビティに使った時間の割合です。しかし、筆者はこのチャートをあまり参考にしなかったとか。漠然とした生産性のパーセンテージよりも、実際に何に時間を使っているのかを知るほうがはるかに重要だからです。


Goals(ゴール)

このセクションではあなた自身のゴールを設定します。例えば、「distracting(非生産的)なアクティビティには、1時間以上の時間を費やさない」などです。もっと複雑なゴールも設定できます。例えば、他の重要なタスクに比べてグラフィックデザインに時間を使いすぎているなら、グラフィックデザインに使う時間は1日に1.5時間以内に抑えるなどの設定をするとよいでしょう。


各レポートページでは、グラフ化する際の時間単位を切り替えることができます。例えば、日、週、月、年などです。切り替える方法は、右上の時間単位をクリックするだけです。また、各グラフの下方には、より詳細なレポートが表示されるので、参考にチェックするとよいでしょう。

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Activitiesセクションを見ると、たくさんの生産的なアクティビティが「distracting(非生産的)」に分類されてしまっていることに気づくかもしれません。例えば、筆者は仕事で同僚たちと頻繁にインスタントメッセンジャーやチャットを行うのですが、RescueTimeはこれをdistracting(非生産的)に分類していました。筆者の仕事では、これは大間違いです。これを修正するには画面右の「Categorize Activites」をクリックします。ここで各アクティビティの生産性レベルを変更することができます(右端にある「+」か「-」のボタンをクリックする)。

また、RescueTimeがそのアプリが何をするものかを知らない場合もあります。例えば「WebRunner」は、編集者のためのチャットルームです。そのことをRescueTimeに教えてやるために、筆者はcategory(カテゴリー)のドロップダウンメニューから適切なものを選び直すとともに、右端の「+」と「-」のボタンでProductivity(生産性)レベルを調節しました。

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ひとつのカテゴリーの中でいくつものアクティビティの生産性レベルを修正しなければならない場合もあります。例えば、あなたの仕事にソーシャルネットワーキングが不可欠だとしても、RescueTimeはすべてのソーシャルネットワーキングサイトを「distracting(非生産的)」に分類してしまいます。

そんなときは、「ソーシャルネットワーキング」のカテゴリー自体の生産性レベルを直してしまいましょう。トップページで「Settings」をクリックします。次に「Categories(カテゴリー)」タブを選びます。ここで新しいカテゴリーを追加したり、既存のカテゴリーの生産性レベルを変更できます。この変更は、トップページのグラフに即座に反映されます。例えば、ソーシャルネットワーキングのカテゴリーの生産性レベルを変更した場合、TweetDeck、Facebook、Google+などのアクティビティの生産性レベルが一気に変更されます。

必要な調整を終えたら、フロントページのグラフを見てみましょう。あなたがどのように1日を過ごしているか、どれくらい生産的か、どこにウィークポイントがあるかを、グラフが的確に示してくれます。あなたが最も時間を使っている「distracting(非生産的)」なタスクをノートに書きだしてみてください。そして、そのことであなたの明日からの行動パターンが変わるかを見てみましょう。筆者はモチベーションを保つために、RescueTimeのアイコンをデスクトップの端に置いておくようにし、Facebookに時間を使い過ぎないために役立てたそうです。


■4~6日目:いつもどおり働き、必要なら微調整する

ここまで来ればもう急ぐ必要はありません。次の休日までいつもどおり働きましょう。たまにダッシュボードをチェックして、3日目に設定したカテゴリー分けがうまくいっているか確認するのもよいでしょう。しかし、とにかくいつもどおり働き続けてください。ここで重要なのは、自分の仕事中の行動パターンをしっかりと把握することです。そのためにはたくさんのデータを蓄積します。そして明日の最終日に、この7日間でどんな結果が得られたかを調べましょう。


■7日目:微調整、レビュー、再評価

当然のことですが、定期的なレビューをしなければ何の意味もありません。カテゴリー分けもうまくいき、グラフも適切な値を示しはじめたら、2~3日おきにダッシュボードをチェックするようにします。筆者の場合、週に1、2回ダッシュボードをチェックするだけでした。しかし、「今日はとくに非生産的な1日を送ってしまった」と思った日には、どこが間違いだったのかを確認するために、日に何度かダッシュボードを開くこともあったそうです。

ここでもう一度言いますが、このツールで効果をあげたいと思うなら、定期的なレビューを決して怠らないようにしてください

レビューをしていくうちに、いくつか注意しなければと思う点が出てくるでしょう。例えば、当たり前ですが、非生産的な活動は最小限にしたほうがよいと思うはずです。WEBブラウジングもたまにはよい刺激になるでしょうが、もしあなたが最も時間を費やしているサイトがFacebookだったとしたら、その時間を減らしたほうがいいかもしれません。

もし何かサポートが必要なら、RescueTimeのPro版を使ってみるのもよいでしょう。特定サイトへのアクセスをブロックしたり、一定時間経過するとアラートを出してくれるなどの機能があります。

さらに重要なのは、仕事のフリをしている「時間の無駄づかい」に気をつけることです完璧主義は生産性の敵です。1つのタスクに必要以上に時間を掛けすぎることは、全体から見ると時間の無駄づかいになっている可能性があります。ダッシュボードでレビューをするときは、アクティビティリストをじっくりと見て、特定の「生産的」アクティビティが飛び抜けて高い値を示していないかチェックしてください

筆者の場合だと、ある数日間「Flickr」に使っている時間が多すぎることに気づきました。その数日間、自分の記事に使うための「完璧な画像」を探すことに時間を掛けすぎていたのです。きっと数分以内には適当な画像を見つけていたと思うのですが、その後もっといい画像がないかと探し続けてしまったのです。たしかに気持ちはわかります。しかし、完璧主義は生産性の大きな障害となることを覚えておいてください

肝心なことは、あなたが仕事中にどのように時間を過ごしているかに気づくことです。短時間で終わらせるべきタスクに時間を掛けすぎていないか、よく注意してみてください。気をつけているうちに、たとえ重要でないタスクについつい没頭してしまったとしても、すぐに我に返って何かもっと価値あることに時間を使えるようになっていくでしょう。


RescueTimeのすべてを説明することはできませんでしたが、あなたが時間の無駄づかいをチェックし、適切な時間管理を始める助けにはなるでしょう。タイムトラッキングは、一見それほど効果がないようにも見えますが、続けていくうちにいつの間にか生産性が向上し、ストレスも軽減していることに気づくはずです。

もし、他に良いタイムトラッキングツールを知っているという人は、ぜひコメント欄に書きこんでください。それでは、お仕事がんばってくださいね。


Whitson Gordon(原文/訳:伊藤貴之)

 

  • ,,,,, - By

    香川博人

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