ライフハッカー［日本版］

SkyDeskの名刺管理アプリ「Cards」で名刺データを取り込んで、「CRM」へインポートすると、フリーランスのように一人でも、カッチリとした顧客管理ができるわけですが、このCRMを他のユーザーと共有することもできちゃいます。

そこで、今回は共有の手順を紹介しようと思いましたが、それだけだと実践的ではないので、「この項目にはどんなことを書いたらいいのか」といった、具体的なTipsを交えて、SkyDeskのCRMの共有機能を解説して参りたいと思います。
　

■他ユーザーとの共有設定

まずは、他のユーザーと共有する手順。これはユーザーを追加するだけで完了します。

画面右上の「設定」から「管理者設定＞ユーザー」をクリック。次いで「ユーザーの追加」をクリックします。

次に、ユーザーの作成画面に遷移しますので、共有したい相手の姓名・メールアドレスを入力します。役職と権限は現状は選択不可のため、そのままでOK。共有する相手は、自分と同じく管理者権限を持つことになります。

共有できるメンバー数は、自分も含めて3人。確かに数は少ないのですが、多けりゃいいってものでもないのはご存知の通り。例えば100人に共有したら、それは共有と言うより、どちらかと言えば公開ってもんです。また共有範囲の制限は対応外のため、本当に一緒に仕事をしているメンバーだけ共有したいケースに、SkyDeskのCRMは向いています。そういう相手同士であれば、何かと挫折しがちな共有も、スムーズに行く可能性が高いでしょう。

■実際に、各欄には何を書けばいいのか？

さて、無事に共有設定が成ったあと。ここからが続けていく上で肝心です。

1つの商談に対して、連絡先と紐付いた「取引先名」「連絡先名」のほかに、金額、商談名、ステージ（ステータス：「条件確認」「ニーズの分析」「提案」「意思決定」「見積りの提示」「交渉」「受注」「失注」「競合選択による失注」の9種類から選択。選択すると「確度」も自動で入力されます）といった基本的な情報のほか、「詳細情報」「ステージ履歴」「競合企業」「添付」「未完了の活動」「完了した活動」「メール」「問い合わせ」といった、これだけあれば殆どの業務では事足りると思われる、情報欄があらかじめ用意されています。

と、以前書いたように、SkyDeskのCRMにはたいていの業種に対応できる入力項目が備わっています。備わっています、と書くのは簡単ですが、「じゃあ、実際どういうことを書き込めばいいの？」というところでつまずいては、前に進めません。そこで、「各項目にどんなことを書くといいのか」をライフハッカー流にまとめてみました。

Tipsその1：詳細情報は「最初のコンタクトで得られた情報のまとめ」欄に

詳細情報の欄は、商談の詳細を見たときに、商談情報のすぐ下、一番目に付くところに表示されます。共有した相手にも最初に確認してもらいやすい場所のため、「そもそもこの案件はなんなのか？」という概説を入れておくのに都合がいいです。

ステージ履歴の項目は、「商談情報」のステータスに連動しているので、特に入力する必要はありまえん。

Tipsその2：競合がいる案件なら「競合企業」に。もらったデータは「添付」にひとまとめ

競合相手がいる場合には、「競合企業」に端的にデータをまとめられるようになっていますので、ここに入れておきましょう。項目は「競合（企業）名」「Webサイト」「強み」「弱み」の4つだけ。強み弱みも一言程度で大丈夫です。

その下の「添付」はその名の通り、ファイルを添付できます。Gmailで送ってもらったファイルを、毎回毎回検索する手間を避けるためにも、案件毎にファイルをひとまとめにしておきましょう。1ファイルの容量は20MBまで。紙で受け取った資料は、ドキュメントスキャナや、セブンイレブンのコピーでPDF化しちゃいましょう。オフィスのコピー機も、最近はデータ保存できるものが多いですよ。

Tipsその3：共有する上で必要なことを項目立てするのが「メモ」の役割

「メモ」と書かれると、何を書いていいものか思案に暮れてしまうのは、手帳の空白ぺージを埋める「メモ欄」をご覧のときに誰しも体感するところかと思いますが、その戸惑いを乗り越えるために、こういう風に定義しましょう。SkyDeskのメモ欄には「共有する上で必要なことを項目立てて書く場所」です。

今回は、ライフハッカーの営業を担当している阿座上さんに、「共有する上で必要なこと」をまとめてもらいました。

広告営業向けの内容ですので、同業の方はご参考にどうぞ。他業界の方はちょっとカスタマイズを加えてもらえるとよろしいかと思います。

案件毎に項目を増減させたり、「前回、あの情報を共有しておけばよかった」という反省や、案件毎の必要に応じて項目を新設したりすると、洗練された「共有メモ」のできあがり。メンバーが変わったときや、新人さんが加わったときにもスムーズに「共有のコツ」を覚えてもらえる、営業マニュアルができあがります。

以上3つのTipsを踏まえてSkyDeskで共有すれば、教えるのも、共有するのも一緒に済んで、手間が減らせるかと。SkyDeskのアカウント作成は、無料ですのでこちらからどうぞ。

ライフハッカーの過去記事「Gmailをも補完する「名刺管理」が特徴の、SkyDeskをすぐに使いこなす3つのTips」「一人でも始められる顧客管理、SkyDeskの「CRM」簡単解説」と合わせて、他メディアでの解説もご参照ください。

SkyDesk

（常山剛）
　

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