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itou  - ,,,  08:00 AM

紙が大好きな人でもデジタルへ移行する方法

紙が大好きな人でもデジタルへ移行する方法

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世の中はペーパーレス社会に向かっています。銀行の取引明細書など身の回りのあらゆる書類がデジタル化されています。デジタル革命により、書類の検索やバックアップが容易になり、印刷代や郵送費のコスト削減にもつながりました。もはや紙の書類は不要で、すべてデジタル化されていくようにも見えます。

とはいえ、どうしても紙の書類が必要な事務処理もありますし、筆者のように自称時代遅れの人間にとっては、時として紙の書類のままのほうが生産性が上がることもあるのです。また、紙の書類をデジタル化した場合でも、紙のオリジナルは捨ててしまってよいのか...など、いろいろ迷うこともでてきました。

そこでこちらでは、筆者が試行錯誤の末に見つけた、書類のデジタル化にまつわるノウハウをご紹介します。ぜひ参考にしてください。

 


筆者の戦略は、主に次の2つの要素からなります。

  1. 以下に該当するような重要な書類は、紙の書類とデジタル版の書類の両方を保管するようにする

  2. ・何か大事なものに関する書類で、他のものでは代替不可能なもの(家族の健康記録、家のリフォーム関係の資料など)。

    ・税金やビジネスに関する書類。

  3. あらゆる紙の書類をすべて保管することは諦め、重要なもの以外はスキャンしてデジタル化したり、最初からデジタル版の書類を取得するようにする



■オリジナルの紙の書類とデジタル版の両方を保管すべきもの

ソーシャルセキュリティ・カードや出生証明書など、とても重要で半永久的に保存すべき書類は、当然オリジナルの紙の書類を保存しておくべきです。また、代替不可能な書類は貸し金庫のような安全な場所に保管しておくほうがよいでしょう。

オリジナルの紙の書類を保存すべきもの

  • ソーシャルセキュリティ・カード
  • 出生証明書
  • パスポート
  • 結婚証明書
  • 死亡証明書
  • 遺言、信託、および他の不動産関係の書類
  • 車の権利書
  • 営業許可証
  • 生命保険証書

また念のため、これらの重要な書類については、バックアップ用にスキャンしてデジタル版を作り、暗号化しておくとよいでしょう。『TrueCrypt』と『Dropbox』 を組み合わせれば、暗号化されたオンラインバックアップを作成できます。もし、これらのファイルをクラウドに保存したくない場合は、TrueCryptで暗号化したファイルをローカル環境に保存しておけばよいでしょう。

筆者の場合、生命保険証書や納税申告書などの重要な書類については、最低でも紙のコピー1つとデジタルコピー1つを作って保存するようにしているそうです。

デジタル至上主義の人は、あらゆる書類をスキャンして、紙のオリジナルは捨ててしまうのでしょうが、DVDやZIPドライブ、ハードディスクなどへのデジタルバックアップの失敗を考えると、デジタルコピーに加えて紙のコピーをつくっておくほうが安心です。また、紙のコピーを持っておくことで、PCを離れて好きな場所で事務処理をすることもできます。

必須ではないが、オリジナルの紙の書類に加え、スキャンしたデジタル版も保存しておくとよいもの

  • 納税証明書
  • 大きな買い物の領収書(電化製品、家具、宝石など)
  • 主要な医療記録(予防接種記録など)
  • 営業許可証やその他のビジネスアカウント情報
  • 車の権利書と修理記録
  • 学校関係の証明書
  • ペットに関する記録
  • 業務評価表など仕事関係の記録
  • 主要な仕事やボランティアに関する記録、その他の個人的な記録

後で検索する時のことを考えて、オリジナルの紙の書類を保存するフォルダ名と、デジタル版を保存するフォルダ名を合わせておきましょう。


■一時的に保管すればいい書類

大量の書類をスキャンするのはたしかに大変ですが、上記のような重要な書類は、紙とデジタル版の両方を保存しておく価値があります。しかし、中には一時的に保管しておけばよく、とくにデジタル化する必要のない書類もあります。下記のような頻繁に更新や入れ替えをする書類がそうです。

デジタル化の必要がない一時的な書類

  • 毎年契約が更新される自動車保険などの保険証書:最新のものだけ保管
  • 健康保険の利用明細:1年分だけ保管
  • 給与明細:年末調整が済むまで保管(ホームローンを組む場合は必要年数分を保存)

また、これらの書類は一時的なものなので、月別などに分けてアコーディオンファイルに入れておくと便利です。そうしておけば、12ヶ月前の書類も簡単に取り出せますし、不要になった月の分を速やかに処分することもできます。


■税金関係の書類や、銀行、クレジットカードの取引明細書

筆者は書類が散乱していないペーパーレス・オフィスが好きなため、デジタル化作業をとても簡単にしてくれる『ScanSnap』のようなツールを気に入って使っているそうですが、中にはデジタル化が困難な書類もあります。

たとえば、税金に関わる領収書。すべての領収書をデジタル化してしまう人もいますが、筆者は紙のままか、むしろ印刷して使っているとか。税金関係の事務作業をするときに、すべての領収書を広げながら作業するのが好きで、領収書をカテゴリー別にマルチポケットフォルダーに整理しておくのも好きだそうです(医療関係のフォルダ、業務経費関係のフォルダ、など)。

もちろん、いちいち領収書を広げて控除項目ごとに整理する必要がない場合や、領収書をPC画面で見続けることが少しも苦にならないという方は、とくに紙の領収書をとっておく必要はないでしょう。

もう一つは、クレジットカードの利用明細書や銀行の取引明細書です。筆者は、投資口座や公共料金など、ほとんどの明細書はデジタルファイルで受け取っているものの、一部の銀行やクレジットカードの明細書はまだ紙で受け取っているそうです。紙の明細書はデジタル版の明細書に比べて、内容の誤りを見つやすいです。領収書を明細書に貼りつけたり、重要な項目にマーカーで印をつけたりもできます。また、これら紙の明細書をアコーディオン・ファイルで月別に整理し、年末に当年度のラベルを貼って保管すれば、過去数年分の明細書をきれいに保存可能です。この方法であれば、なまけものでも億劫ではありません。

結局のところ、書類を紙のまま保存するか、デジタル版で保存するかの問題は、書類のスキャンやデジタルファイルの保存作業に苦労を感じるかどうかにかかっているでしょう。


その他のものは全部デジタルに!

これほどたくさんの紙の書類を受け取っていたのか...と改めて驚いているかもしれませんが、まだ他にも、デジタル化するか、いっそ無くしてしまったほうがいいような書類が、わんさかああります。

例えば、ケーブルテレビなど、料金が自動で引き落とされる課金サービスの利用明細書などは、紙でもデジタルでも保存する価値はないでしょう。他にも、携帯電話や公共料金の明細書、保険の請求書などもそうです。

complete guide to going paperless」(英文)では、紙の山を減らすための方法をいくつかご紹介しています。たとえばPDFに印刷するとか、カタログを受け取らないようにするなどです。昨今では一部のマンガやコミックでさえもデジタル版が入手できます。

紙からデジタルへの移行は債券や証券など、資産関連の書類の保管にも大きなメリットがあります。デジタル化しておけば紛失のリスクがぐっと減るからです。今では財務省が貯蓄債券をデジタル化してくれる時代ですし、証券の場合は証券会社のほうでデジタル版を保管しておいてくれます(米国のケース)。

スキャンして保管するほどの価値がない書類は、さっさと処理して捨てるといいでしょう。いくら紙が大好きな人でも、書類が散乱しているオフィスで働きたいとは思いませんよね。この記事を参考にして、あなたに合った書類の保管方法を見つけてみてください。


Melanie Pinola(原文/訳:伊藤貴之)

 

  • ,,,,, - By

    香川博人

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