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ライフハッカー編集部  - ,,,,  11:00 AM

Gmailをも補完する「名刺管理」が特徴の、SkyDeskをすぐに使いこなす3つのTips

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Gmailをも補完する「名刺管理」が特徴の、SkyDeskをすぐに使いこなす3つのTips

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クラウドタイプ・コラボレーションツールの百花繚乱時代、次から次へと出てくるサービスをすぐに使いたいのはアーリーアダプターに括られることの多い、ライフハッカー読者諸兄にとっては、水が高きから低きに流れるかのごとく、至極当然の理であります。

このたび、富士ゼロックスがリリースした「SkyDesk」は、パブリッククラウドを活用した、個人・小規模事業者向けのチームコラボレーションサービス。以前ライフハッカーでも紹介したセブンイレブンのコンビニコピー機を使った「ネットプリント」というサービスがありますが、富士ゼロックスが個人・小規模事業者(SMB)も利用できるオンラインサービスを展開するのは多くはないのだとか。

SkyDeskの特徴は、メール、カレンダー、ドキュメント作成など、基本的なWebアプリの機能に加えて、OCR付きの「名刺管理」を備えている点です。そこで名刺管理をはじめとするSkyDeskをすぐに活用するために、カレンダー・メールの移行手順、そして名刺管理の手法をまとめてみました。お急ぎの方向けに、各項目へのリンクを張っておきましたので、気になるところからご覧あれ。
 


 

その1:Googleカレンダーとの同期

まずはカレンダーの同期から始めましょう。ここではGoogleカレンダーを例にとって解説していきます。SkyDeskのカレンダーは、ZOHOカレンダーのOEM版で、iCal形式でのインポート・エクスポートに対応しています。

110905skydesk_01.JPGまず、Googleカレンダー画面右上の歯車マークから「カレンダー設定」をクリックし、「全般」の右側にある「カレンダー」のタブをクリック。SkyDeskのカレンダーをすでに開いているなら、画面下の「▲」にマウスを乗せて、右側の設定アイコンをクリックするのでも構いません。

110905skydesk_02.JPGカレンダーの一覧が表示されますので、SkyDeskに取り込みたいカレンダーの名前をクリックします。今回は「Go Tsuneyama2」を選びました。

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上のキャプチャの、「カレンダーの詳細」画面の一番下にある「限定公開URL」の欄の「ICAL」と書かれた黄緑のボタンを右クリックし、コンテキストメニューから「URLをコピー」を選択します。

コピーしたURLを、今度はSkyDeskへとインポートします。こちらのURLからSkyDeskにログイン。ユーザー登録がまだなら、こちらから無料で登録できます。ログイン後、画面最上部のメニューから「設定>Calendar」をクリックします。


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画面左のメニューから「カレンダーの登録」をクリックします。または「ほかのカレンダー>[+]カレンダーの登録」を押してもOK。URL欄に先ほどGoogleカレンダーでコピーしたiCal形式対応のURLをペーストして、「登録」ボタンを押します。10秒程度で右下に「カレンダーを登録しました」と告げるポップアップが出てきますので、右上の「カレンダーに戻る」をクリックしましょう。


110905skydesk_10.jpg先ほどインポートしたカレンダーが、「ほかのカレンダー」の一つとして表示されます。これでGoogleカレンダーの変更がリアルタイムでSkyDeskのカレンダーにも反映。SkyDeskのカレンダーもiCal形式でのエクスポートに対応していますので、他のカレンダーサービスに、SkyDeskのカレンダーをインポートすることも可能です。iCal形式のURLは「カレンダー設定>ほかのカレンダー>カレンダー名の下にある【詳細】>カレンダー名」の欄に記載されています。これをコピーすればいいわけですね。

Tips:GmailアカウントのGoogleカレンダーはインポートできるものの、Google Appsアカウントのカレンダーには、iCal形式URLでは未対応。同じ手順でインポートしようとしても「Webページの取得中のエラー」と表示され、インポートできません。ただし、ファイルに書き出したiCal形式ファイルをインポートすることはできますので、SkyDeskのカレンダーへ一気に移行して、そのカレンダーのiCal形式URLをGoogleカレンダーにインポートする場合には問題無く利用できます。



その2:Gmailとの同期

SkyDeskのメール容量はアカウント毎に1GB。そこで現在使用しているメールの使用量が1GB未満の場合と、1GB以上との場合で同期方法を使い分けます。今回もGmailを例に解説します。

■同期元のメール使用量が1GB未満→POPで同期

まずは、Gmail側のPOPを有効にします。カレンダーの時と同様に、Gmailの受信トレイを開き、画面右上の歯車マークをクリック。Mailの設定画面から「メール転送とPOP/IMAP」を選択します。


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「POPダウンロード>1.ステータス」の「すべてのメールで POP を有効にする」または「今後受信するメールで POP を有効にする」を選択します。どちらを選択するかは、現在のGmailのアーカイブ量にもよりますが、すべてのメールをSkyDeskへ移行する場合は前者を選びましょう。

また、「2. POP でメールにアクセスする場合」の設定は、Gmailと併用するなら「Gmailのメールを受信トレイに残す」を、SkyDesk経由でメールをチェックするならば「Gmailのメールを既読にする」「Gmailのメールをアーカイブする」のどちらかを選びましょう。


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GmailのPOPを有効にしたら、SkyDeskのMailを設定します。カレンダーと同様にSkyDeskのHome画面から「設定>Mail」を選択します。


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「アカウントの追加」をクリックすると、POP設定の画面が現れます。Gmailの場合、上のキャプチャのように入力します。「メールの削除」は「削除しない」にチェックをして、容量の多いGmailをバックアップに使うのがいいでしょう。全部入力したら「テストアカウント」をクリック。間違いが無ければ次の画面へ遷移します。


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続いて、送信サーバーの設定。通常は「SkyDesk」を選んでおきましょう。SkyDeskのSMTPサーバーを経由して、問題なくGmailのアドレスとして送信できます。経由したくない場合は「カスタムSMTP」を選択して、上のキャプチャのように入力し、「アカウントを作成」をクリック。


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最後に、GmailのPOPサーバーから受信する頻度と、1回に取得するメールの数を設定します。メールアドレス一覧画面(設定>メール>POPアカウント)の一番下に「POPサーバーの設定」として表示されます。最初は過去のメールアーカイブを移行する必要がありますので、最高頻度にしておきましょう。メールのほうは、Google Appsアカウントも、Gmailの同期と同じ手順でSkyDeskに取り込み可能です。その他のメールサービス(Yahoo!メール、Hotmailなど)での、設定はこちらのヘルプページにまとめられています


■同期元のメール使用量が1GB以上→転送で同期

同期元のメールが1GB以上ある場合、POPサーバー経由で同期させると、過去のメールを1GB分ダウンロードしたら、同期が止まってしまいますので、今後届いたメールをSkyDeskのメールに転送させる方法をとったほうがいいでしょう。


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こちらはGmailの側で転送設定するだけ。メールの設定画面から「メール転送とPOP/IMAP>転送」の「転送アドレスを追加」をクリックし、SkyDeskのアドレスを入力します。


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直後にSkyDeskのアドレスへ、自動転送リクエストを承認するURLが送られますので、こちらをクリックして承認。これで転送設定完了です。

TipsSkyDeskのメールのメリットはレスポンスが早いこと。Gmailと比べて、メールの作成・送信など、主立った操作が早く処理できます。アーカイブ容量が少ないSkyDeskは「作業用」、アーカイブ容量の多いGmailは「アーカイブ用」と使い分けると、メール処理に掛ける時間も減らせます。POP同期の受信頻度設定を使って、リアルタイムチェックになりがちなメールチェックを、強制的に1時間に1度にするのも、集中力と効率をアップさせる方法の一つです。



その3:Cardsで「アクティブ名刺管理」

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SkyDesk独自の機能となるCardsは、名刺管理Webアプリ。OCR機能付きで、jpg画像化した名刺をテキスト認識してくれるだけでなく、チーム内での名刺管理および共有を簡単に行えます。

現時点では、1アカウントにつき50枚の名刺を登録できます。50枚と聞くと少ないようにも感じます。実際、私のアナログな名刺フォルダを見ると180枚の名刺が。でもこの全部を常に参照する必要があるか? というと、そうでもありません。よく連絡を取る相手ならメールの連絡先に入ってますし、携帯にも電話番号が登録済み。名刺はコンタクトの証に過ぎず、もし名刺を頻繁に参照する必要があるのであれば、それは関係性を構築しつつある相手だけでいいのです。

そこで、Cardsの「50枚」という制限が、かえって役立ちます。「コンタクトはしたけれど、連絡を日常的に取り交わすまでには至っていない相手」を50人ピックアップして登録し、「関係性を構築できた人」もしくは「構築しなくてもよくなった人」を省く。そして空いた枠には、新たにコンタクトを取った人を追加していくのです。こうすると、常に50人前後の「アクティブな名刺」がオンラインで管理できるようになります。


まずは、名刺の登録をしてみましょう。登録可能な画像形式はJPG。PDF化してある名刺データがあるなら、Acrobat Standard以上の書き出し機能(「ファイル>書き出し>画像>JPG」)や、キャプチャソフトでJPG化します。


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データ化されていないものならば、スマートフォンのカメラで撮影してGmailのアドレスに複数枚をまとめて送信し、「すべての添付ファイルをダウンロード 」で生成されるZIPファイルをそのままCardsに取り込みましょう。取り込みはJPG1枚ずつ、もしくは10枚までのJPGファイルをアーカイブしたZIPファイルに対応しているので、Gmail添付→まとめてダウンロードでZIP生成が一番楽な方法です。


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JPGファイルもしくはZIPファイルが準備できたら、Cardsのメイン画面から、「ファイル>名刺の登録」または「ファイル>名刺の一括登録」を選択。キャプチャは一括登録の場合です。OCRや下地処理、トリミング設定はこちらで。ファイルを選択し、アップロードをクリックすると、数秒でアップ完了。文字認識処理は1分弱で完了します。


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※クリックで拡大


住所は完璧に取り込んでくれました。「ライフハッカー[日本版]」など、記号が入ってしまうところは手作業での修正が必要でしたが、50枚ならさほど大変な作業ではない程度。


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私の場合では、「提案作成」「提案打診」「返信待ち」と3つのステータスを設定し、それぞれをタグとして作成しました。最初はすべてを「提案作成」にタグ付けし、提案作成が完了しアポ取りができたら「提案打診」に、プレゼンが済んだら「返信待ち」にタグ付けします。

プレゼンの結果、話が進むか、不調に終わればCardsからは削除。再度提案する必要があるなら「提案作成」へ戻す、と振り分けていきます。削除した名刺が増えて、空き枠ができたら、新たにもらった名刺をアップロード。これで常に稼働している「アクティブな名刺」(=リレーションを作る必要がある相手)だけが、Cardsに登録されようになります。

提案作成と打診とを分業しているなら、SkyDeskで担当者同士で部分的に共有すると、余計なものが見えなくなり、無駄な作業も減らせます。

リレーションが構築できれば、SkyDeskの顧客管理アプリ「CRM」で管理するもよし、従来のようにメールの連絡先に登録して、こまめに連絡をとるもよし。次の段階の関係構築に移行したことが、可視化できるのはゲームのレベルアップに似た感覚です。

Tips:交換した名刺をすべて管理するのは、骨が折れる上に、たいてい失敗するもの。そこで、枚数を限定することで、長く続けられる名刺管理を実現しましょう。この枚数制限管理法は、年賀状にも応用できます。送る年賀状の枚数を毎年決めておいて、その枚数制限のなかで誰に送るか決めるわけです。ちなみに、今後有料サービスにて名刺の登録枚数を増やす可能性もあるとのこと。その際には、SkyDeskで名刺を一括管理する方法も紹介したいと思います。


さて他のメール・カレンダーから、SkyDeskへの移行手順をまとめてみましたが、SkyDeskが持つ機能の詳細は、以下の記事に詳しく解説されています。合わせてご参照ください。


SkyDesk

(常山剛)
 

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