ライフハッカー［日本版］

1. 絶対にやることだけをリスト化する

たとえば新しい語学を学ぶというような当面の生活に合わないタスクや、ウェブサイトのアップグレードのように優先度がそれほど高くないものなど、まだ機の熟していないタスクを思いつくこともあります。

しかし、タスクとしてToDoリストに挙げておきながら、グズグズといつまでも未着手のままにするのはNG。「いつか・たぶん」やるであろうタスクは、別のリストに移動させましょう。ToDoリストには、絶対やらなければならないタスクだけ列挙するのです。

2. タスクを細かく分解する

曖昧で巨大なタスクは、なかなか手をつけようとしたくないものです。たとえば、「仕事場をきれいにする」のようなタスクは、いつまでも未着手のまま残りがち。しかし、プロジェクトはタスクではなくタスクの集合体であるというDavid Allen氏の言葉を借りれば、仕事場をきれいにするのは、タスクではなく「プロジェクト」です。

ToDoリストはタスクのリストであって、プロジェクトのリストではありません。「仕事場をきれいにする」というプロジェクトを、「ファイル棚をきれいにする」とか「古い書類をシュレッダーする」、「不要本を箱詰めする」といったように取り組みやすい規模に小さく分解しましょう。タスクを小さく分解すると、実行しやすくなります。

ライターのSARK氏は、5分程度のプチタスクに分解するようにしているそうです。グズグズ癖を直し、短時間集中するために考えついた方法だとか。実践した結果、ほとんどのタスクは、5分以内でできることを実感しているそうです。

では、曖昧なタスクと明確なタスクにはどのような違いがあるのでしょう？　次の例で確認してください（左側が曖昧なタスク、右側が明確なタスクです）。

• 新しい歯医者を見つける→Jayneにメールして通院している歯医者を聞く
• 割れたガラス製のテーブル板を取り替える→テーブルの寸法を測る
• イタリア語を学ぶ→ウェブサイトで秋学期のイタリア語講座を調べる
• ウェブサイトをアップグレードする→ウェブサイトをアップグレードする5点をリスト化する

このように、タスクをアクションごとに分解することで、複数のタスクが生まれます。たとえば「割れたガラス製のテーブル板を取り替える」というタスクは、テーブルの寸法を測る、テーブル板を注文する、注文したものを引き取りに行くなどにわけられるはずです。

3. 次のタスクだけに集中する

まずは目の前のタスクに集中し、これが完了したらプロジェクトに戻って次のタスクを洗い出し、ToDoリストに追加します。つまり、ToDoリストにはこの瞬間やるべきタスクだけを書くようにするのです。また、タスクがやりとげられるサイズになっていることもポイントです。

たとえば、会議の前に10分時間が空いたとしましょう。この限られた時間内に新しい歯医者を見つけたり、イタリア語を学ぶことはできないでしょうが、友人にお勧めの歯医者をたずねるメールを書いたり、秋学期の講座をウェブサイトで探すことはできるかもしれません。

4. 特定し、能動的な動詞を使う

「Acmeの決算確認」といったタスクだと、具体的に何をすればいいのか明確ではありません。たとえば、「第2四半期の売上について、AcmeのRobさんに電話する」といったように、具体的なアクションをタスクにしましょう。

この「電話する」もコツのひとつ。「連絡する」だと、電話、メール、インスタントメッセージ、いずれの意味にもとれます。このタスクを見てすぐにアクションに移すためには、できるだけ行動を特定するほうが望ましいでしょう。

5. できるだけ情報を入れる

ToDoリストを作るとき、「アシスタント」役の自分にできるだけカンタンにタスクを遂行させるのは、「上司」役の自分の責任です。

たとえば、電話をかけさせるなら、電話番号もタスクに明記しておくべきでしょう。「家具を寄付する」ではなく、「取りに来てもらう日時を決めるのに、1234-5678で、運送会社に電話する」と書いておくのです。自分はよき「上司」となり、「アシスタント」が仕事をやり遂げるのに必要なことを備えてあげましょう。

6. リストは短くする

受信トレイにある2000通以上のメールを見たくないのと同じく、終わりのないToDoリストに取りかかりたい人は、そうそういません。トンネルの先に光が見えないと、やる気がなくなってしまいます。

ゆえに、ToDoリストのタスクはできるだけ少なくし、最大でも20タスク未満とすること。少なすぎると感じるかもしれませんが、今やるべきことタスクだけをToDoリストに書くことを徹底しましょう。近い将来やるべきタスクや、「いつか」、「たぶん」という類のタスクは別にしておくのです。

7. タスクに優先順位をつける

たとえToDoリスト上のタスクが20個程度だとしても、実際完了できるタスクは1日あたり数タスクです。最重要なタスクはToDoリストの一番上にすること。また、どのようなツールやソフトウェアを使うにせよ、次にやらなければならないことがひと目でわかるようにすることもポイントです。

8. ToDoリスト上のタスクを適宜、移動させる

状況は刻々と変わり、これによってやるべきタスクも変わります。毎日2～5タスク完了し、新たに2～5タスク追加されるというイメージです。ToDoリストは決して固定的なものではなく、常に更新されるものだということを肝に銘じましょう。

9. 週次でToDoリストを更新する

ToDoリストは重要度だけでなく、古さで整理することもポイント。最も長い間ToDoリストに居座っているのはどのタスクでしょうか？　そしてなぜ残っているのでしょう？　気分的にやりたくないから残ってしまっているのかもしれないし、もうやらなくてもよいからかもしれません。

マネージャーがメンバーと週次で打ち合わせをするように、毎週金曜日か月曜日に20分間程度の時間をとり、ToDoリストやプロジェクトリスト、「いつかorたぶん」リストをレビューしましょう。十分に分解できていないタスクは書き直すこと。関係ないタスクは整理し、次やるべきタスクはToDoリストに移動させます。

10. 完了したタスクの履歴を残す

「アシスタント」としての自分は、「上司」の自分に何をどれだけやり遂げたか？ を伝えましょう。自分の生産性を振り返り、過去の作業を見直せるように、完了したタスクの履歴を残しておくのです。タスク完了の履歴をみれば、ToDoリストがうまく機能しているかどうかもわかります。2日以上何も完了していないなら、ToDoリストを改善する必要があるかもしれません。