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matono  - ,  08:00 PM

一度は確認しておきたい! メールの「全員返信」を使う時のエチケット

一度は確認しておきたい! メールの「全員返信」を使う時のエチケット

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メールはコミュニケーションを便利にするツールのはずなのに、なぜかメールを使ってコミュニケーションがややこしくなることもしばしば...。返信する時に大事な人を宛先やCCに入れ忘れたりすると、トラブルの元になります。そのようなことを避けるために「全員返信」という便利な機能がありますが、これも乱用するとトラブルの元になるので、使い方が難しい機能です。

そこで今回は、「いつ使うべきか」「誰かが使い忘れるとどうなるか」「誰かがうっかり使うとどうなるか」の3つのシナリオを通して、メールの「全員返信」の適切な使い方やマナーについて考えていきましょう。

Photo by olly/Shutterstock

 


■全員返信はいつ使うべきか?

全員に返信すべき時さえ分かれば話は簡単です。自分宛のメールのCCに誰かの名前がある場合は、全員返信した方がいいでしょう。全員返信にしておけば、ほぼ間違いありません。送信者が、他の人をわざわざCCに入れてメールを送るということは、このメールの一連のやりとりをその人に知っておいてほしい、もしくはメールに対してあなたが何と返信するのかを正確に知っておいてほしい、という意思表示のようなものです


■全員返信しない方がいいのはどんな時か?

ルールには例外が付きものです。以下に、全員返信にしない方がいい場合の例をあげましょう。

  • 返信の内容が全員には関係のない、本筋とは離れたような内容の場合
  • メールのやりとりが、CCに入っている何人かには関係のない話に変わってきた場合
  • ちょっとした冗談を言いたい時。CCに入っている人のネタの場合は特に。

大体こういったところでしょう。やりとりしているメールのCCに誰かが入っていたら、よっぽどの理由がない限りはその人を外さない方がいいです。例えばGmailを使っているなら、Gmail Labsに行き(Gmailの右上にある設定アイコンをクリックして、ドロップダウンメニューの「Labs」を選択)、「常に全員返信」を有効にすれば、メールの返信は常に全員に行われるので、全員返信を忘れそうな人はこれを使うといいでしょう。

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見た目でもわかるようなリマインダーがほしい人は、Chromeの拡張機能「Shame Insurance」をどうぞ(上の画像参照)。


■誰かが全員返信を忘れた時はどうするべきか?

わざわざCCに他の人を入れてメールしたのに、返信されたメールの宛先にはあなただけ...。うっかり忘れてしまったにしても、何も考えずにただ返信したにしても、ともかく何とも言えない切ない状況です。これが初めての場合であれば、そのメールの返信時に、さりげなくCCにその人を戻しておけばいいでしょう。メールに過去の引用が付いていれば、遡って読むこともできるので、そこまで大きな問題にはなりません。

二度と同じような問題が起きてほしくない場合は、メールの本文にCCに他の人が入っていることが分かるように書いておきましょう。メールを受け取った人が、他の人もCCに入っているのだということに気付いてくれれば、全員返信してもらえる確率は高くなります(希望も込めて)。

しかし、メールのやりとりに慣れていない人や、常にCCの欄を確認する習慣がない人もいます。何度こちらがCCに追加して返信しても、全員返信しない常習者が相手の場合は「○○○さんにもこのメールのやりとりを読んでおいてもらえば現状も把握してもらえるし、後でかやの外にならずに済みますね」というようなことをメールに書いて、CCの存在と使い方を知らせましょう。多少直接的ではありますが、そこまで気分を害するようなことではないと思います。

しかし、そこまでしても、かたくなに全員返信しない人がいた場合はどうすればいいのでしょうか?

どこまでその問題について追求したいかにもよりますが、地球は自分中心に回っていると思っている人もいますから、自分が常にCCに人を戻して返信するというやり方を続けるしかない場合もあります。できれば、そういう人とは関わらないようにするか、そのようなメールを送らないようにするといいです。しかし、仕事などのやむを得ない場合もあります。極端に忘れっぽいか、本当に自己中心的な人なのかはわかりませんが、メールに関してはそういう人だと思ってあきらめるしかありません...。


■誰かがうっかり全員返信してしまった時はどうするべきか?

一人だけに送りたいメールをうっかり全員返信してしまった恥ずかしい思い出は、誰にも一度や二度はあるのではないでしょうか。Gmailでは送信後すぐに気付けば送信を取り消せますが、送信が完了してしまった後ではどうしようもありません。とにかくスルーするのが一番です。本当にメールを送りたかった相手には、後で「うっかり全員に返信しちゃいました...」と謝っておいた方がいいと思います。

また、送った相手が悪かった場合は、さらにそのメールを全員返信で返してきたりして、火に油を注ぐようなことにもなりかねませんので、そのメールには返信しないよう、釘を刺しておいた方がいいかもしれません。直接その相手だけに伝えて、後はなかったこととして過ごしましょう。


メールに限らず、マナーやエチケットというのは、習慣や主観に左右されやすいものです。今は良しとされていることでも、20年後にはマナー違反になっている可能性もありますし、10年後には違う新たな常識が現れるかもしれません。「これが常識でしょ?」と訳知り顔にならず、こういったことは誰もが気持ちよく過ごせるようにするための任意のルールに過ぎない、ということを忘れないでください

自分や周りの人はこうしているけど、他の会社の人はどうしてるのかな...と気になることもありますよね。気になる全員返信の使い方やマナー、エチケットなどがあれば、ぜひコメント欄にお願いします。


Jason Chen(原文/訳:的野裕子)

 

  • ,,,,, - By

    香川博人

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