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ライフハッカー編集部ライフハッカー編集部  - ,,,  07:00 PM

サイボウズLiveで、コミュニケーションをライブさせる方法(前篇)

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サイボウズLiveで、コミュニケーションをライブさせる方法(前篇)

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ライフハッカー[日本版]の3周年記念イベント「Night School」の運営ツールとして、編集部で大活躍したグループウェア「サイボウズLive」。その選択過程や活用方法を3本の記事(その1その2その3)で紹介してきましたが、編集部ではまだ小規模のプロジェクトを数件こなしただけ。多くのスタッフと長期間関わるなかでの活用法には、まだまだ踏み込み切れていません。そこで、外部の様々なメンバーとのプロジェクトで、サイボウズLiveを数多く活用している事例を読者に伝えるべく、今回はサイボウズLiveの「中の人」である、ソーシャルコミュニケーション部の部長・大槻幸夫さんと長山悦子さんにお話を伺いました。

お二人には「Night School開校式」でも講師役を務めていただきましたが、恐らく、日本で一番サイボウズLiveを使っている現場では、具体的にどのような使い方をされているのか、また、どのような効果があるのかといった点について、さらにくわしくお聞きしてみたいと思います!
 


編集部:私たちも、サイボウズLiveを今回の記事制作や先日のイベントを構築する中で使わせてもらい、タスクの可視化やグループごとに様々な情報をまとめられる点はとても実感できましたが。もっと長くサイボウズLiveを使っているお二人の視点から、サイボウズLiveの使用前後で仕事の何が変わったと感じますか?


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大槻:社内だけではなく、社外とのやりとりでも、メールから脱却できた点です。職場によっては、メールにかなり依存しているところがまだ多いですよね。何でも簡単にメールで連絡するようになった結果、毎日のようにメールボックスに膨大な未読がたまり、それをチェックするだけで午前中が潰れてしまったり...。未読が大量になると読む気がなくなるし、フォルダーに分けて整理をするにも時間がかかるし、検索しきれないので、読むべきメールを見逃したり、返信したつもりで忘れてしまう、といったことがしばしばおこります。優先順位も自分で付ける必要があるし、並び替えなどの設定もまだまだ非効率的です。

社内ではサイボウズのグループウェアを利用していたため、すでにメール要らずのコラボレーション環境は整っていましたが、社外とのやりとりは、やはりメールが中心でした。このギャップを埋めるべく、サイボウズLiveを利用しています。

サイボウズLiveでは、業務やプロジェクトごとにグループを作って必要な情報をまとめておいて、連絡も掲示板形式で必要なコメントのみを書き込めばいいだけ。メールでは添付しづらい大きなサイズのファイルや、スケジュールの共有なども簡単にできます。メールを使う上で大きな問題になっている誤送信も防げますし、投稿後に削除や編集もできます。他にも、コメントごとに付いている「いいね!」ボタンをクリックすれば、読了確認や「OK」の意思を相手に伝えられるようするなど、仕事の作業効率が高められる機能を用意しています。

長山:情報を共有するならメーリングリスト(以下ML)と思われがちですが、問題点はメールと同じで、特に、議論のトピックが混在したり分散したりして、議論の経過が追いづらくなってしまいます。いま受信しているMLに、何人が登録されているかを把握しているのも、管理者や最初からのメンバーだけでML参加者のほとんどは、誰が参加しているのか分からない、などというケースも多いのではないでしょうか。

大槻:MLでは、プロジェクトに関する情報は、メンバー毎のメールボックスの中で、個人毎の管理手法で管理されているため、MLに途中から参加した人へ、その蓄積を正しく共有するにも手間が掛かります。サイボウズLiveの場合、トピックスを管理できることで、一元的に整理されていくので、最新のものだけを残せるようになりますし、過去の情報を参照しやすい形で保存できます。途中から参加した人でも、過去にどんなやりとりがあったのかがすぐわかります。

編集部:MLやメールでは、個人ごとにメーラで振り分け設定やGmailならフィルタの設定が必要ですよね。これ、長く使っていると、その設定をメンテナンスしないと意味を成さなくなってきちゃいます。メール使う分には当たり前な作業でしたが、サイボウズLiveは、いわばこの振り分けメンテナンスを共有作業にすることができる、と言ってもいいかもしれませんね。


編集部:今回の私たちのように、社内スタッフやすでにやりとりのある相手同志でサイボウズLiveを使うようにするのは簡単ですが、まだ関係の浅い相手先やクライアントにも使ってもらわなければ、メールからの脱却は難しいですよね。そんな相手をサイボウズLiveの輪に巻き込むコツはありますか?

大槻:プロジェクトを社外の人達と一緒に進める場合、メールではなぜコミュニケーションがやりづらくなってしまうのかというと、「相手のPCに送る」のが大きな理由です。つまり、いつ受信したのかも分からないし、どのフォルダに振り分けられたかも、相手任せです。誰がいつ読んだのか、返事をしたのか、作業が現在どこまで進行しているのか、といった管理ができません。対して、サイボウズLiveは「コミュニケーションの場所」を共有するため、管理がしやすく、先に挙げたような問題は起こりません。この「情報をやりとりするツール」と「コミュニケーションの場所」との違いを最初に説明して、いっしょの場所でやりとりしてもらうよう説明しています。

サイボウズLiveを使うとスケジュールの管理から進行中の連絡のやりとりやToDoも、一つのグループとして管理や確認が可能になります。その結果、必要な情報以外は見なくてもすむようになります。さらに作業効率が上がるとなれば、必ず使ってもらえるようになると思います。

長山:グループウェアはブラウザ上で利用できるので、どのPC環境でも同じように使えます。ケータイやスマートフォンなど、モバイルからのアクセスもしやすいです。ログインできれば、どこでも使えるのは便利だと思います。私は在学中にサークルや友達のやりとりでMLを使っていましたが、相手の環境によってなぜか届いていなかったり、文字化けしたり、容量の制限があって添付ファイルが送れないなど、いろいろな問題がありましたが、サイボウズLiveを使うようになってから、MLを使っていた頃のような不安がなくなりました。みんなで同じものを見ている安心感や一体感があるのが、グループウェアの良いところですね。そういう点でも、メールより便利な手段があれば使ってみようという流れになってきていると思います。

大槻:最近ではSNSのユーザーが増えてきたおかげで、サイボウズLiveの便利さを説明するときに、イメージしてもらいしやすくなった気がします。メール以外の方法で情報共有するほうが便利だと実感してもらいやすくなっていると思います。特にクラウドの普及と相まってこうした傾向はますます高まっていくと思います。

編集部:サイボウズLiveが「コラボレーションツール」と謳われているのには、やはり、「グループウェア」との違いを鮮明にする意図があるのでしょうか。

大槻:グループウェアのなかで一番利用される機能はスケジュール共有ですが、グループウェアの生まれた欧米と日本とはスケジュール管理に対する文化は、かなり違います。分かりやすく言えば、「打合せ可能な時間(=空いている時間)を公開する」のが欧米タイプで、「予定の入っている時間(=空いていない時間)」を公開するのが日本タイプといえます。

サイボウズが創業したときは欧米のスケジュール管理スタイルに即したものが主流でした。そこで、日本のビジネススタイルを意識して、日本のオフィスに必ずと言っていいほどある、みんなが見えるところにスケジュールを書き込むホワイトボードを、そのままグループウェアで使えるようにしたのです。そうして、みんなのスケジュール一覧表として毎日使ってもらえるようになれば、そこでの情報のやりとりも増え、仕事に使えるツールとして定着します。

サイボウズLiveスケジューラーとして使えますが、それから一歩進んだ、チームでのコラボレーションを効率良く、強化できるツールとして登場しました。


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長山:グループウェアそのものの使い方も変わってきていて、今までならツールを使いこなしているだけで仕事ができる人、とはあまり見られなくなってきていると思います。実際には、作業やコミュニケーションに時間を費やすほうが仕事のできる人、ですよね。サイボウズLiveは、コメントを読んでいるかどうかを「いいね!」ボタンだけで伝えられます。「了解です」といった確認の返答が増えることなく、コミュニケーションを簡略化でき、意思集約ができるわけです。私もサイボウズLiveを使うようになって、メールで使っていた挨拶文を使わずに、要件から書き込むようになりました。

編集部:短い挨拶でもすべてのメールに入っていると、かなりの量になりますからね...。あの時間を短縮できたら、他のことに使える時間も増えそうです。

大槻:また、最近のグループウェアはいろいろな機能が使えるようになっていますが、その反面、操作方法を覚える時間や、ツールの中で情報を整理するのに時間を消費してしまいます。先ほどのメール整理に時間を取られるのと同じように、それはグループウェアの本来の目的とはずれてしまっている状態です。サイボウズLiveでは使える機能を必要最低限に絞り、誰でもすぐに使える状態にしています。その結果、本来の作業に集中でき、より密度の高い話し合いができるようになります。

一般的な開発者の視点からすれば「新しい、いい機能をみんなに使って欲しい!」と思って、新機能を前面に出してしまうのですが、それも敢えて目立たないところで発表しています。使い始めてから必要な機能があれば追加するようにしてもらい、新機能を使いこなす負担を減らすようにもしています。また、チャットなどは普段から使っていて慣れているサービスがあれば、そちらと併用して使うという考え方で設計しています。


編集部:SNSのユーザー数が増えたため、Facebookのグループ機能を使って仕事のプロジェクトを管理したり、Twitterや「仕事版Twitter」といった趣の「Yammer」をビジネスで使うケースも増えてきていますが、そうしたサービスとの違い、またコミュニケーション方法の違いはどんなところでしょうか?

長山:学生時代からmixiなどのSNSを使っていてweb上の「場」のコミュニケーションに慣れていたので、サイボウズLiveをはじめて使ったときも違和感はありませんでした。コミュニケーションの方法もここ数年で随分変わってきていて、今までメールを使っていたものがTwitterになったり、チャットになったり、バリエーションは増えてきていると思います。いろいろ機能が増えて便利になるのは嬉しいのですが、1つのサービスで、ゲームや日記、イベント共有などたくさんの機能・用途があるサービスはメニューや情報が多すぎて疲れてしまうことがあります。

サイボウズLiveはプロジェクトを進めるのに必要な機能だけが揃っていて、シンプルで使いやすいです。


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大槻:たとえば、うっかり公開先の設定を間違えると、クローズなところで書いているつもりが、他のユーザーに全て公開されてしまうこともあり。その理由の一つは、アップした情報をどの範囲で見せているのかが分かりにくいためです。サイボウズLiveでは、そのリスクをかなり小さくできます。その点が他のSNSとの大きな違いの一つです。

ただし、「だからSNSは使えない」と言うつもりはありません。むしろ使いやすい機能があればどんどん併用して使ってもらえばいいと考えています。

編集部:そうするとサイボウズLiveは、仕事の際にクローズな密度の高い情報をやりとりするために使うツールという位置づけになるのでしょうか?

長山:企業での以外にも、趣味のサークル、マンションの管理組合、ボランティアの活動など、 様々な用途で使っていただけます。プロジェクトの進行管理などの運営メンバー間の情報共有はもちろん、プロジェクトをお手伝いしてくれるサポーターやボランティアの方の協力を引き出すためのコミュニケーションツールとしても使えます。先日、NPOの方々に向けて、サイボウズLiveの使い方を紹介させていただきました(リンク先動画の1時間23分くらいから)が、同じオフィスで毎日顔を合わせることが難しい組織の運営では、Web上で情報をしっかり 共有できる場、相手の顔・反応が見え気軽にコミュニケーションできる場を用意しておくことがとても重要になります。その点、サイボウズLiveは携帯や PCなどデバイスを選ばず情報が共有できますし、アイコン表示や「いいね!」ボタンなどSNS的な要素があるので気軽にコミュニケーションをすることができます。

参加する人達の目的に合わせて、書き込める場所を用意できるので、最初はゆるくおしゃべりできるところでたくさんの人に参加してもらって、それから、各トピックに参加してもらう人をスカウトするといったような使い方ができます。

今年3月の東日本大震災をきっかけに、メールやこうしたツールが便利なので使うようになったという人もたくさんいますが、その中には、IT初心者にとってはログインするだけでも難しい場合があります。その点、サイボウズLiveは登録も簡単にできますし、参加者のITリテラシーのレベルに関係なく使えるよう、シンプルな機能になっています。特にケータイでしかインターネットにアクセスできないという人達はまだまだ多いので、ケータイからも簡単に使える点は、大きなメリットになると思います。


大槻さんと長山さんのお話は、後篇に続きます!


サイボウズLive

(野々下裕子)
 

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