ライフハッカー［日本版］

その1：締切厳守で仕事をこなしたい人

こちらは今回の講座の一つ、おなじみココロ社さんの仕事術講座用サイボウズLiveの連絡グループ。毎週書いていただいている原稿に加えて、講座用の連載記事をお願いしました。

普段から遅滞なく書いていただいているおり、個人的にはあまり心配していませんでしたが、短期間にまとめて原稿をお願いするのは初めてだったため、一抹の不安があったのも事実。しかし、さすがココロ社さん、締切通りに原稿を送っていただけました。その原稿連絡には、こんな一言が添えられていました。

※サイボウズLiveを使うと、「締め切りを守らなければ！」という意識がより強まる感じで計画的に原稿が書けました。

従来、私の締切管理の手法は「Googleカレンダー＋手動リマインダメール」でした。Google Appsのユーザー同士（例えば編集部員や社内のスタッフ同士）なら、Googleカレンダーの予定がリマインダメールになりますが、Appsユーザー以外とはその方法は使いづらいものです。

また、リマインダは関係者全員に送るのと、当事者だけに送るのと使い分けています。リマインダが来ると焦ってしまったり、他の人に「遅れている」と知られるのが心理的な負担になる人もいるためです。また、締切には気付いていながら、リマインダメールを忘れてしまうことも。

この諸々の問題を、サイボウズLiveの「ToDo」は解決してくれます。締切期日をあらかじめ設定できるため、締切が設定された時点ですぐに登録できます。頭の中の「あとでやる」BOXにいれる前に、登録しておけば後々困ることもありません。期日になれば、そのグループの全員にスケジュールのお知らせとしてリマインダが送られます。それでも進捗がなければ直接リマインダを送る、と2段階の締切防護装置が簡単にできるわけです。ココロ社さんとの進行では使わずに済みましたが。

図解すると以下の通り。

グループ宛の通知がソフトなリマインダとなり、リマインダを送る方・受ける方にも届くのが、双方で締切を見逃さないポイントになります。締切を共有するときには、個人単位のToDoリストよりも便利で、選べるステータスも5種類（未着手・対応中・保留・確認中・完了）と多く、ToDoの進捗を管理しやすいですね。

その2：ITに強くないけど、こまめな気遣いができる上司

あなたの身近な職場にも、一人はいるのではないでしょうか。「ITリテラシーは高くないんだけど、コミュニケーション力はしっかりしていて仕事はちゃんとできる人」。しかも、そういう方がプロジェクトの決裁権者の一人、なんてことも良くある話です。そういう人に新しいツールを一から覚えてもらったり、使いこなしてバリバリ決裁してくださいとお願いしようとすると、ボトルネックになってプロジェクトが停滞しかねません。

かく語る私自身も、コミュ力があって仕事ができるかどうかはさておき、3周年関連の案件がいろいろ重なりメールやらサイボウズLiveの書き込みに返信するのが追いつかなくなりつつありました。そこでとても便利だったのが、コメント不要で、確認したことを示せる「いいね！」ボタンです。

前回の記事で松井君が「読んだら「いいね！」を押すようにするだけで、意見の集約が素早く行え、掲示板でのコミュニケーションが円滑になります」と書いたとおり、未確認のために進まない、という不毛なことがかなり減らせます。

この機能は、冒頭に挙げたタイプに使ってもらうのに最適と言えます。とりあえず、サイボウズLiveのアカウント作成のみ、「IT強くないけど、こまめな気遣いができる上司」に頑張ってもらい、あとは「サイボウズLiveに1日1回ログインして、掲示板を見て確認したら『いいね！』を押してください」と伝えるだけ。業務進行上に必要な確認作業を「『いいね！』を押す」と単純化してあるため、デジタルデバイドを埋めることが簡単になり、作業を進行する側と確認する側とが、お互いにスムーズに仕事を遂行できます。PDFの活用マニュアルとマンガによる解説書もあり、ちょっと説明が必要な様子であれば、こちらを使うといいでしょう。

簡略化した説明でしたので、実際にはこれほど楽に導入できるとは言いませんが、ITリテラシーの高い側が、低い側でも利用できるツールを使わざるをえないことで発生する、護送船団のデメリット（最も航行スピードの遅い船に全船がスピードを合わせる）を解消できると思います。

その3：PCに張りつかない人／張りつきたくない人

「リアルタイムでいつでもレスポンス」とは聞こえがいいですが、常にレスポンスを求められる続けるのは、かなり大変。私も、3周年の準備期間は打合せや取材三昧でオフィスのPCの前に居る時間がほとんどない日もしばしば。メールチェックはAndroidで行えるものの、しっかり返信したり、資料を読みながら返信を書く類のメールはやっぱりPCで処理する必要があります（個人的なスタイルの好みによるものですが）。

その個人的性質を逆手にとって、PCの前に座ったときはなるべくメール処理に専念して当たるようにしています。ただ、メールだとノイズが多くて「処理するメールをピックアップする処理をする」、本末転倒な作業に従事していることも間々あります。ラベル処理やキーワード検索で幾分か効率は上がりますが、そのメンテナンスを怠ると、すぐにメールの波に埋もれてしまいます。

でも、サイボウズLiveは掲示板スタイルのツールで、PCに張りついたり、メール処理をしなくても大丈夫。つまり、逐次処理が苦手な人でも気後れせず使えるわけです。GTD的に「この時間でサイボウズLive内の仕事を終える」と、メリハリをつけられる人であれば、サイボウズLiveにプロジェクトをなるべくまとめちゃいましょう。

詳細はサイボウズLiveのホーム画面で一覧チェック。プロジェクト毎に時系列で並んでいるのが個人的には見やすい点。下から順繰りにチェックをして、タスクをつぶしていくことができます。

「更新情報」をクリックして、「新着表示」→「通知内容を表示」と押すと、所属するすべてのプロジェクトの、更新一覧をまとめてチェック。上のキャプチャの状態は、アップされた画像が一覧表示されていますが、コメントやグループに参加したメンバーの通知など、更新情報の全部がチェックできます。

腰を据えて返信する必要がないときは、ここをチェックし終えたらサイボウズLiveで管理しているプロジェクトは忘れて次の仕事に取りかかれます。サイボウズが提唱している「No-Emailワークスタイル」の内容も合わせ参照すると、なお実感が沸くと思います。特にこの話などは...。

■クローズドが必須要件となる仕事

サイボウズLiveの新機能やユーザーによる活用事例を紹介する「サイボウズLive MAGAZINE」にも掲載された「地域医療における『患者を中心とした情報共有』をサイボウズLiveで実現」では、患者1人を1プロジェクトとして、医師や看護師、ケアマネジャーなど、その患者さんの看護に携わる人をプロジェクトメンバーにしています。患者さん毎のカルテや介護される家族のお悩みなど、プライバシーに関わる情報を扱えるのも、サイボウズLiveがメンバー以外には公開されない、非公開が前提となっているツールが故。

医療現場以外の一般企業でも、「新商品のリリースに関する案件」「社内でも一部のメンバーしか知らないプロジェクト」など、クローズドが必須となる仕事はたくさんあります。設定ミスにより誤って外部へ公開してしまうことが無い、サイボウズLiveならばそんなクローズド案件をまとめるのに持ってこいです。

企業以外にもNPO、マンションの管理組合などオープンにしづらいところでの活用例も多いそうです。学校のPTAでの連絡網代わりにも良さそうです。「子どもが同じ学校・クラス」というだけで集まるわけですから、デジタルデバイドも大きそうですしね。

■グループ毎にプロフィールを使い分けたい人

Facebookに象徴されるように、一個人の情報とSNSアカウントを連動させ、リアルの人間関係とSNSでの人間関係をシンクロさせたり、実名以外での登録不可にしたりするのは、知らない人との交流を増やすのには向いています。でも、仕事繋がりとプライベートの繋がりを分けたい、と考える人も多いのも現状です。それに対応できるようサイボウズLiveの場合、1アカウントに対して、複数のプロフィールを作ることができます。

1つのプロフィールの各項目のうち、表示・非表示を所属グループで変えるのではなく、名前からアイコンから何から何まで、個別に設定できるのです。仕事以外のシーンで使うとき、たとえば、先ほど例にあったPTAや、地域のフットサル部などでサイボウズLiveを使うなんていうときにも、とても便利です。実名登録必須じゃないのは、「仕事の繋がりの人間関係＝人生の全て」ではない（したくない）人にも選択できるツールだと言えるでしょう。