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ライフハッカー編集部  - ,,,,,  11:00 AM

初心者にもできる、ライフハッカー的「サイボウズLiveの使いこなし方」

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初心者にもできる、ライフハッカー的「サイボウズLiveの使いこなし方」

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ライフハッカー[日本版]3周年を記念するイベント、「Night School」に向けて編集部が使用し始めたグループウェア「サイボウズLive」。恥ずかしながら編集部松井は初体験。正直なところ、全く存じ上げませんでした...。

「えーっと、サイ坊主? 細胞ズ? サイバーウォー?」(松井)
「全部違います。ふざけないでください!」(安齋)

と怒られながらもサイボウズLiveに入門したわけですが、少しいじるだけですぐに慣れました。私がこういったツールに明るいからというわけではなく、とにもかくにもわかりやすく作られているからです。

グループウェアは、機能性の高さ以上に、誰もがアクセスしやすいこととインターフェイスのわかりやすさが重要です。ツールの使い勝手にストレスを感じてしまうと、プロジェクトがスムーズに進まなくなります。参加するメンバー全員が苦なく使えなければ、グループウェアを利用する意味がありません

前回の記事で私が今回のプロジェクトに理想的なグループウェアとして、「ガラケーでも利用できる」「細かいタスクを分担できるようグループ化したい」という条件を提示した根拠はそこにあります。グループウェアに慣れていて、元からアカウントを持っている人であれば、「Google Apps」や「Facebook」でも良いと思いますが、お世辞にも初心者がすぐに理解して扱える仕様とは言えません。「機能性の高さ=使いやすさ」ではないわけです。その点、サイボウズLiveは非常にわかりやすく、「直感的」に操作が行えます

しかし、使いやすくて不満が少ないとはいえ、何か便利な技やTipsはないものかと探求したくなるのが、我々ライフハッカー編集部。というわけで、いくつか今回のプロジェクトに役立ちそうなサイボウズLiveの使用テクニックを探してみました。

Photo by Jiheffe.

 


■プロジェクトごとのグループ化

まず、基本機能ではありますが、私が提示した条件である「細かいタスクを分担できるようグループ化したい」にクローズアップ。

110708cybozugroups.jpg

このように、プロジェクトごとにグループ分けができます。同時進行のプロジェクトが複数あり、関わる人も異なる今回のプロジェクトには最適です。アイコンやデザインもそれぞれに設定でき、更新があるとアイコン上に更新されたページの数が表示されるので、見分けがつきやすいです。新着表示にすると、新着の情報だけが表示され、ワンクリックで更新されたページへ飛べるので、いちいちプロジェクトのどのページが更新されたのかを探す必要がありません。

110708newestmessage.jpg

プロジェクトが増えてくると、タスクも増え、メールのやりとりだけでは到底さばききれなくなります。メールは見落としの危険性もあるので、プロジェクトごとにグループ分けして、サイボウズLive内にプロジェクトのやりとりを集約しました。

110708cybozugroupsfolder.jpg

さらに、そのグループをフォルダ分けすることも可能です。細分化させても見やすく、一つ一つを簡単に確認・編集できるのが、他のツールにないサイボウズLiveの強みだと思います。完了したグループに関しては隠すこともできるので、とっちらかりにくいですね。


■掲示板の有効活用

主な連絡手段となる掲示板では、参加メンバー間のコミュニケーションを円滑にする独自の機能がいくつかあります。中でも便利で、ナウい機能が「いいね!」ボタン。

110629cybozuiine.JPG

さまざまなSNSなどでもおなじみの機能ですが、サイボウズLiveでは、意見への賛成の意思表示や未読・既読を他のメンバーに知らせるのに利用できます。一般的な掲示板やメールでは、返事をしない限り、不特定多数の相手が全員読んだのかどうか、納得しているのかどうかは不確かです。かといって毎回毎回コメントを残すようにするのは面倒ですし、人数が多いと掲示板がそれだけで埋まりかねません。そういった問題をワンクリックで解決してくれるのが、この「いいね!」ボタン。読んだら「いいね!」を押すようにするだけで、意見の集約が素早く行え、掲示板でのコミュニケーションが円滑になります


他にも、混乱の原因になりがちな日程調整などに利用できる「アンケート機能」に注目。

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日程調整などに限らず、一人一人の意見まではいらない...といった議論はあります。そういった場合に単純な多数決が簡単に掲示板上で行えるので、非常に便利です。人数が多く、全員で実際に集まる機会の少ないプロジェクトでは重宝すると思います。


■プロに聞くTips

さて、さらなるTips探しにGoogle先生にお世話になるのもいいのですが、まずはプロフェッショナルであるこの人に聞いてみました。

そう、Liveたんです!

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かわいい! 髪飾りが素敵! なだけでなく、サイボウズLiveを便利に使うためのヒントを定期的にツイートしているので、こちらから今回のプロジェクトに役立ちそうなものをピックアップしました。


[サイボウズLive Tips]1日の予定を指定した時間にメール配信できます。携帯のメールアドレスに送ると朝起きたときに一日の予定を簡単に把握できます。

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私は、普段から朝一にその日のスケジュールを携帯へ通知し、通勤中に一日のスケジュールをなんとなく立てているので採用。単純に忘れっぽいのもあるので、こういった機能は必須です。


[サイボウズLive Tips]トピックやコメントにスターをつけると、トピックのタイトルがホーム画面に表示されます。後からコメントしたいトピックにスターをつけておくと、忘れないので便利です。

110708cleruseofgroupwaree4.jpgコメントを書くのは時間がかかることもあるので、ひとまず全体に目を通して後からコメントしようといった場面は多いです。コメントしたいページを随時別タブで開くのも手ですが、数が多いとごちゃごちゃしてしまいます。それを簡単に回避できるのは良いですね。


[サイボウズLive Tips]共有フォルダは一覧表示とフォトアルバム表示に切り替えられます。写真の確認にはフォトアルバム表示が便利です。

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共有フォルダでは、画像をサムネイルで表示できます。サムネイルをクリックするとスライドショーでの表示に切り替わるので、ダウンロードしてから目を通すといった手間が省けます。もちろん共有できるのは画像だけではなく、いかなるファイルでもアップロードが可能です。


■その他Tips

次にGoogle先生でも検索してみたのですが、実際の使用テクニックよりも目立ったのが以下のような意見。

やる気の問題!
とにもかくにもみんなに毎日アクセスさせること。

などなど、意識の面でのアドバイスがちらほら。

結局のところ、グループウェアはコミュニケーションツールなので、最大限に活用して効率的に集団作業を行うには、積極的にコミュニケーションに参加することが一番です。サイボウズLiveは、このコミュニケーションへの参加のしやすさが抜群で、作業というよりは参加メンバーと会話しているような感覚でプロジェクトを進行できます。それにより、モチベーションが保ちやすいです。これは、仕事だけに特化したツールにはない強みですね。


これで自分もリア充になれる......かどうかはわかりませんが、「Night School」は順調に進行中です。3周年を心の底から祝うには、まずプロジェクトの成功からということで、引き続き頑張りたいと思います。

人気記事連発のあの方も講座を書いてくれますので、乞うご期待!


(松井亮太)

 

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