ライフハッカー［日本版］

GmailやHotmailを使っているなら、複数コンピューター間でのメールの同期に気を使う必要はありません。どのコンピューターからでもブラウザでアクセスすれば、常に最新の状態というわけです。

ところが、『Outlook』や『Thunderbird』といったデスクトップクライアントでは話は別です。複数のコンピューター間で、メールや連絡先、カレンダーやタスクといった情報を同期させるには、それなりの設定が必要となります。

メールのデストップクライアントを同期させる方法はいくつかありますが、最も良い方法は、『Dropbox』などのファイル同期サービスを使うことです。Dropboxにプロファイルを移動しておけば、あらゆる情報を自動的に同期してくれます。ここでは、OutlookのPSTファイルと、ThunderbirdのプロファイルをDropboxに移動して使う方法をご紹介します。

■なぜIMAPを使わないのか？

もし、あなたのメールアカウントがIMAPに対応しているなら、それが最も簡単なメールの同期方法です。IMAPなら送信済メールも同期させることができます。ところが、プロバイダーによってはPOP3しか使えないところもあります。残念ながら、POP3では送信済メールを同期させることはできません。

Dropboxを使うもうひとつのメリットは、OutlookやThunderbirdの設定情報や、メール以外の「タスク」などのアイテムを、複数コンピューター間で同期させられることです。

■OutlookのPSTファイルをDropboxに移動する方法

Dropboxは、Outlookの同期にうってつけです。Dropboxを使えば、OutlookのPSTファイルをローカルドライブに置いたまま同期させることができます。もし、PSTファイルをネットワーク上の共有フォルダに置いて使うと、パフォーマンスが相当悪くなりますし、ファイルが破損するおそれもあります。Dropboxを使えば、こうした問題は起きません。

以下に示す手順は、Winodws7でOutlook2010を使っている場合です。古いバージョンではメニュー名が違うかもしれませんが、適宜読み替えてください。

まず、PSTファイルの保存場所を見つけます。Outlook2010を起動し、パーソナルフォルダー上で右クリック、「ファイルの保存場所を開く」を選択します。エクスプローラーが開き、PSTファイルの保存場所が表示されます。

別のやり方としては、まず、「コントロールパネル」で「メール」を選択します（「メール」が見つからない場合は「ユーザーアカウント」カテゴリの中を探してください）。

「メール」で「データファイル」をクリックすると、PSTファイルの保存場所が表示されるはずです（通常は「C:¥Documents and Settings¥[ユーザー名]¥Local Settings¥Application Data¥Microsoft¥Outlook」にあります）。

次に、Outlookを閉じて、エクスプローラ上でPSTファイルを切り取り、Dropboxフォルダ内に貼り付けます。

次回のOutlook起動時に、PSTファイルが見つからないというエラーが表示されたら、OKボタンをクリックして、DropboxフォルダにあるPSTファイルを指定しましょう。

メールの配信場所も変更します。

同期させたい別のコンピューターでも同じように、PSTファイルの保存場所の指定を変更しておきます。Outlookの「ファイル＞アカウント設定＞データファイル」で、DropboxフォルダのPSTファイルを追加し、「規定に設定」をクリックしておきましょう。古い方のPSTファイルの保存場所は削除しておきます。

ここでいくつか注意事項があります。

■ThunderbirdのプロファイルをDropboxやその他の共有ネットワークフォルダへ移動する方法

クロスプラットフォーム版のThunderbirdを使っているなら、プロファイルをUSBスティックなどに保存して使うことができます。しかし、USBスティックを常に持ち歩くのは面倒ですよね。かわりに、Dropboxフォルダや共有ネットワークフォルダに置いておくと便利です。以下にその手順を説明します。

同様に、他の端末でも「profiles.ini」のパス情報を変更しておきます（プロファイルの移動方法についてもっと知りたい方は、「Mozillazine・英文」をご覧ください）。

他にも、ポータブル版のThunderbirdをDropboxに置いておくのも手っ取り早い同期方法ですね。

メールのデスクトップクライアントを使う理由はたくさんあります。オフラインでも使えたり、メールをソートできますし、オフィスでの共同作業で必要なこともあるでしょう。複数コンピューターでの同期が標準でサポートされていないからといって、OutlookやThunderbirdをあきらめる必要はありません。Dropboxを使ってプロファイルを同期させれば、どこのコンピューターからでも、メールを扱うことができます。

メールの同期についてもっといい方法をご存知でしたら、ぜひコメント欄で教えてください。

Melanie Pinola （原文／訳：伊藤貴之）

メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール