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matonomatono  - ,,,  06:00 PM

多忙な人にメールを読んでもらうための3つのメールエチケット

多忙な人にメールを読んでもらうための3つのメールエチケット

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超多忙な人や、一日に大量のメールをやり取りする人からメールが来た時は、相手は前に自分と話したことを忘れているかもしれない...と思いつつメールを開きましょう。ブログ「humbledMBA」では、多忙な人にメールを読んでもらうためのちょっとしたメールエチケットが掲載されています。

Photo by Ian Lamont

 


FlightCasterの共同設立者のJason Freedman氏は、ほとんどのベンチャーキャピタルや起業家は、起業した時からメールの洪水のような状態に浸っている、と記事に書いています。そして、そういった人にメールを読んでもらうには、自分の要求を相手に意識してもらうようにしなければならないとのこと。

あなたはメールを送っている相手に対して、以下のようないくつかの重要な事実を頭に入れておく必要があります。

  • 相手は1日に300通はメールを受け取っている。
  • あなたにどのような状況で会ったか、覚えていないかもしれない。
  • 今まであなたとどんな話をしてきたかということも覚えていないかもしれない。
  • メールに今返信するか、後で返信するか(「後で」は「二度とない」という意味)を決めるまでに20秒程度の時間しかない。
  • メール中のリンクや添付ファイルはおそらく開かれない。


このような事実を想定した上で、多忙な人へのメールでは、以下のエチケットを守った方がいいでしょう。

  • 本文中に、前に会った時のことをできるだけ思い出してもらえるような説明を入れる
  • 伝えたいことや要求は、単刀直入にハッキリと
  • メールの長さはできる限り、3〜5行以内にする


これは何も多忙な人に宛てたメールに限らず、どんな人に対しても気持ちよくメールを読んでもらい、自分の要求や提案のために動いてもらうのに大事なことです。

また、メールの件名もとても重要なので、お忘れなく。「メール相手の負担を減らす3つのメール短縮テク」や「早くメールを読んでもらいたかったら最初の一文を『Twitter的に』するといい」などの過去記事も、是非参考にしてみてください。


How to Email Busy People | humbledMBA

Melanie Pinola(原文/訳:的野裕子)

 

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