ライフハッカー［日本版］

10位：送信取り消し

怒りに任せて、もしくは思いのままに、思いのたけを込めた長文メールを書き上げ、「これでどうだ！」とメールを送信した直後に「やっぱりこれはマズイかも...」と思い直して、メールを取り消したくなること、ありませんか？ 「送信取り消し」機能を有効にしておけば、メールを送信した後でも、ちょっと待って！ とメールの送信を取り消せます。

送信を取り消せるまでの時間は、「設定 ＞ 全般 ＞ 送信取り消し」で、5秒、10秒、20秒、30秒の中から選んで設定可能です。メールを送信してから、やっぱり送信を取りやめたくなったら、メールの上部に「送信取り消し」のリンクが表示されている間に、そこをクリックしましょう。

こんな機能使わないと今は思っていたとしても、とりあえず念のために有効にしておいて損のない機能です。いつかこの機能に助けられる日がくると思いますよ。

9位：IMAP拡張モード

Gmailを使いつつ、『Thunderbird』などの他のメーラーでもメールをチェックしたい場合は、この「IMAP拡張モード」を有効にしておきましょう。Gmailのラベルはメーラーのフォルダになります。中にはラベルはあっても、フォルダとしては存在しないものもあるかもしれませんが、そういう時は至る所にメールのコピーが残ります。

IMAPを使ってGmailにアクセスする場合は、「IMAP拡張モード」を有効にしておけば、メーラーでどのラベルを見られるようにするかの選択が可能です。「IMAP拡張モード」を有効にすると、Gmailの「設定 ＞ ラベル」にチェックボタンが表示され、設定できます。

いつもメーラーを使う訳ではないという人でも、有効にしておけばGmailが一時的にダウンした時など、メーラーからGmailの受信トレイへアクセスできるので、かなり便利ですよ。

8位：画像の挿入

プレーンテキストのメールだけでは、思いや情報を伝えきれないこともありますよね。そういう時は「画像の挿入」を使えば、ボタン一つで簡単にメールの文中に画像を挿入できます。画像は、ローカルのパソコン内にあるものでも、ネット上にある外部ソースへのリンクでも、どちらでも大丈夫です。

ただし、ブラウザでChromeやSafariを使っている場合は、この機能を有効にする必要はありません。ファイルをメールのウィンドウにドラッグアンドドロップするだけで、画像を挿入できます。

7位：常に全員に返信

ただ「返信」ボタンが「常に全員に返信」に変わるだけのシンプルな機能ですが、これほど重宝する機能もありません。うっかりしやすい人の場合はなおさらでしょう。複数宛てのメールに対する返信で、つい「全員に返信」ではなく、ただの「返信」にしてしまうと、その後のメールのやりとりを全員で共有できなくなる大ダメージが待っています。送信者だけに返信したい場合は、「常に全員に返信」のプルダウンメニューから、ただの「返信」を選べば大丈夫です。

6位：返信定型文

仕事のやり取りなどでは、毎回同じ文章のメールを送ることもあるでしょう。そういう時は、その文章を「返信定型文」に登録しておけば、同じ文章を何度も入力する手間が省けますよ。フィルタを使って自動的にメールを送信するようにもできますし、自動的に「Remember the Milk」のタスクに追加するなど、外部のサービスと連携させられます。

Gmail以外でもその定型文を使いたいから、OSの「単語登録」を使っている人もいるかもしれませんが、それだと他のパソコンからGmailを使う時に不自由します。メールでよく使う文章であれば、「返信定型文」に登録するのがオススメです。

5位：メールで Google ドキュメントをプレビュー

Googleドキュメントを使うのが好きではない人でも、この機能はかなり便利だと思います。メールに添付されたGoogleドキュメントのプレビューを見られるだけでなく、ダウンロード前のファイルでも、Googleドキュメントと互換性のあるファイルであれば、プレビューの表示が可能です。Word、Excel、PDFなどのファイルをダウンロードした際、Officeや他のアプリで開いて確認するのが面倒だなと思う時には、この機能が大活躍するはずです。

4位：カスタムキーボードショートカット

ライフハッカーでも度々ショートカットネタを扱っているように、ショートカットは時間も作業も短縮してくれる本当に便利なハックです。Gmailも例外ではありません。過去記事の「これでアナタも黒帯に！Gmailを使い倒す5つのワザ」でも詳しく紹介していますが、キーボードショートカットを使えば、ちょっとした作業が一瞬で終わります。

Gmailのデフォルトのキーボードショートカットだけで足りない場合は、この機能を有効にすると「設定」のメニューに「キーボードショートカット」が追加されるので、そこで好きにカスタマイズしましょう。

3位：クイックリンク

メールにスターを付けたり、「マルチ受信トレイ」を使えば、重要なラベルやメールを簡単に見られますが、「クイックリンク」はもっと個人的な切り口でメールにアクセスできる機能です。「クイックリンク」を有効にすると、左のサイドバーに「クイックリンク」の小さなボックスが追加されます。検索結果や特定の人からのメール、よく使うラベルなど、どんな切り口でもいいので、Gmailのページをブックマークしておけば、ここからワンクリックですぐにアクセス可能です。自分だけの便利なリンク集にもなりますし、To-doリストとしても便利に使えますよ。

2位：メッセージのプレビュー

これは名前の通り、メッセージを開かずとも右クリックするだけでメールの内容が見られる、超便利でシンプルな機能です。メールをいちいち開かなくても、「メッセージのプレビュー」で内容だけ確認して既読メールにしたり、後で対応すればいいメールであればそのようにしておくこともできます。プレビューするボリュームを増やしたい場合は、スタイルシートをカスタマイズして、プレビュー画面にスクロールバーを追加することも可能です。

1位：マルチ受信トレイ

米Lifehacker読者に最も人気の高かったGmailの機能は、やはり「マルチ受信トレイ」でした。この機能を有効にすると、ラベルや、スター付き、検索結果など、自分の好きに設定した受信トレイを、メインの受信トレイの周りに、並べて表示できます。

Gmailを究極のGTDボックスにしたい時も、Gmailをすべてのコミュニケーションのハブにしたい時も、複数のアドレスを同時に管理したい時も、この「マルチ受信トレイ」を使えばすべて解決です。設定の自由度が高いので、受信トレイのルールを好きなように変えて使えます。ただし、残念ながら「優先トレイ」機能との併用はできません。どちらかを選んで使ってください。どちらも有効にしている場合は「優先トレイ」のみが機能します。