• GIZMODO
  • DIGIDAY
  • gene
  • cafeglobe
  • MYLOHAS
  • Glitty
  • machi-ya
  • roomie
  • GIZMODO
  • DIGIDAY
  • gene
  • cafeglobe
  • MYLOHAS
  • Glitty
  • machi-ya
  • roomie

ゲストライターゲストライター  -   08:00 AM

2年間試行錯誤した筆者直伝! やるべきことに自然と集中する「新オートフォーカス法」

2年間試行錯誤した筆者直伝! やるべきことに自然と集中する「新オートフォーカス法」

101206autofocus_gtd1.jpg

Photo by Nayu Kim.


タイムマネジメントや生産性向上が専門で、『Get Everything Done: And Still Have Time to Play (Help Yourself)』や『Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management』の著者でもあるMark Forster氏は、仕事の生産性向上のための「オートフォーカス法」を設計。以前、米Lifehackerでも、記事「Autofocus is a Single, Paper-Based List Organization System(ペーパーベースのリストを使った、仕事整理のためのオートフォーカス法)」でご紹介しましたが、その後Forster氏は、約2年にわたって試行錯誤を繰り返し、この手法をさらに改良しました。

そもそも「オートフォーカス法」とは何なのか? を振り返りつつ、さらにブラッシュアップされた手法についても、ご紹介しましょう。

 


■「オートフォーカス法」とは?

Forster氏が初代の「オートフォーカス」法を発表したのは、約2年前。お仕着せの重要度に応じてタスクの優先順位をつける、従来のタイムマネジメント術に疑問を感じた彼が、これに対抗する手法として考え出したものです。

アタマでは「やらなきゃ」とわかっていても、なかなか手につかなかったり、グズグズ引き延ばしたり、ということがないよう、直感的に「これをやろう」と判断し、事前にこれに取り組めるような仕組みを実現するというのが、そのコンセプト。また、タスクに取り組む時間を最大化するため、シンプルで、手間がかからないようにすることも、考慮すべきポイントでした。

さて、初代「オートフォーカス」法の具体的な流れは、こんな具合。まず、ノートの一ページに優先順位は考えずにやるべきことをどんどんリストに挙げて、気にとまったものから順に取り掛かります。完了したタスクは線で消し、再び出てきたタスクや、完了しなかったタスクは、もう一度リストに加え、同じように、気にとまったものから処理することを繰り返しましょう。

すると、最終的には、線で消されたタスクと、そうでないタスクの2種類が表れます。後者のタスクは、無意識に自分が「やらなくてもいい」と判断しているもの。本当に必要のないものか改めて見直し、不要と判断したら、捨ててしまいましょう(詳しくは、Forster氏へのインタビュー動画も参照のこと)。

Forster氏自身もこの手法を実践してみたところ、タスクへの抵抗感やグズグズ引き延ばしたい誘惑はなくなり、いま必要なことに、いま取り組むという感覚が得られたとか。


■初代「オートフォーカス法」の課題とその改善

101206autofocus_gtd2.jpgPhoto by Jeremy Mikkola.

初代「オートフォーカス法」の課題は、その名ほど「自動的に」集中すべきタスクを教えてくれないという点。もちろん、この手法でも、ほとんどのタスクはほぼこなせるのですが、若干のチューニングが必要と感じたそう。

そこで、「ひとつのリストですべてのタスクを管理する」という基本コンセプトはそのまま残しつつ、タスクの書き出し方と実践サイクルに、次のような改善を行いました。


1. タスクの分類

オートフォーカス法で実験してみたところ、タスクには、以下の4つのタイプがあることがわかりました。

新規タスク: このシステムに初めて登場するタスク。

再発タスク: 定期的に行うタスク(例:メールの返信、など)。

未完タスク: 完了させるためには、さらにやるべきことがあるタスク(例:プロジェクトベースのタスクなど)。

古いタスク: 「新規タスク」ではないが、そのまま手付かずで残っているもの。

この4種類にタスクを分類すると、「自分がいま、どこでハマっていて、その理由は何なのか?」がいち早く特定できるそう。たとえば、「再発タスク」が過剰に多いと、この処理だけで時間を取られるおそれがあります。この種のタスクはまとめて処理するなど、効率化を図るといいかもしれません。また、「未完タスク」が多いときは、難易度の高い仕事が多すぎるということです。よりカンタンなタスクにブレイクダウンしていくと、取り組みやすくなるでしょう。


2. タスクに取り組むためのサイクル

101206autofocus_gtd3.jpgPhoto by Alex E. Proimos.

Forster氏は、これらの4つのカテゴリをシステマチックな流れで取り組める方法を考えました。ポイントとしては、まず「新規タスク」から着手し、「再発タスク」を処理した後、「未完タスク」に集中的に時間を使います。そして、最後に「古いタスク」を片付ける、という一連のサイクルを繰り返すのです。そこで、「新規タスク」、「再発タスク」、「未完タスク」の3ページに分けて、タスクを書き出すことにしました。ちなみに、「新規タスク」ページに残されたままのタスクが、最終的には「古いタスク」になります。


■新「オートフォーカス法」の活用

101206autofocus_gtd4.jpgPhoto by Hidde de Vries.

では、これらの改善が施された「新オートフォーカス法」は実際、どのように活用すればよいのでしょうか?

まずは、ノートを一冊準備して、リストを作ることからスタートしましょう。ちなみに、ノートの大きさや罫線の数はお好みでOKですが、罫線のあるノートのほうが良いそうです。

最初の3ページの上にそれぞれ、「新規」、「再発」、「未完」と記入。「新規」ページに、やらなければならないタスク10~20個程度書きだし、それぞれのタスクに下線を記入しましょう。これが、最初の「古いタスク」になります。さらに、別のタスクが出てきたら、この「新規」ページに追加します(ただし、下線はつけないこと)。一番最初に書き出して下線を引いた「古いタスク」から順にこなしていきます

タスクが完了したら線で消し、また出てきた「再発タスク」は「再発」ページに、完了していないタスクは「未完」ページに記入します。「新規」ページにあるタスクが終わったら「再発タスク」に取りかかり、「未完タスク」に移りましょう。「未完タスク」が終わったら、「新規」ページに戻って、線で消されていないタスクをもう一度チェック。不要と判断されれば、捨ててしまってOKです。

ただし、捨てて良いのは「古いタスク」のみ。その他のカテゴリのタスクは、捨てられないというルールです。これによって、すべてのタスクは、完了して線で消されるか、「古いタスク」として捨てられるかのどちらかになります。


■新「オートフォーカス法」の効果

新「オートフォーカス法」によって、タスクがカテゴリ分けされていると、それぞれのタスクをより明確に定義づけしやすくなります。また、手はつけているものの、完了せずに放置されているタスクは意外と多いもの。その点、この種のタスクが「未完タスク」として分類されていれば、タスク完遂への意識付けにもなります。さらに、ほとんどのタスクは、定常的に繰り返し発生する「再発タスク」であることも、改めてわかるそうです。これらのタスクを他のものと分けることで、効率化にもつながりやすくなるでしょう。


「新オートフォーカス法」は若干複雑なので、サイクルとして身につけるまで多少時間がかかるかもしれませんが、一般的なToDoリストや、プロジェクトマネジメントツールにはない発想・仕組みが実装されている生産性向上術だと思います。「わかっちゃいるけど、仕事がたまりがち...」という方は、一度お試しください。


Mark Forster(原文/訳:松岡由希子)

 

MORE FROM LIFEHACKER

powered by

Kotaku

Recommended

© mediagene Inc.