ライフハッカー［日本版］

時間には限りがあります。限りあるものは、なるべく効率的に使いたい。一日24時間という限られた時間をできるだけ適切な割合で配分したいと思いますよね。

ToDoリストはスペースが広ければそれだけドンドン付け足すことができますが、ながーいリストは見るだけでウンザリ。その日に終えることのできない分量になってしまうと、自分の能力とか時間がパンクしてしまい、ずるずる先延ばしということになりがちです。

どんなに立派なリストでも、はなからできもしない物理的に達成できないリストを書く事に意味はありません。

一日が短く感じるなら、ToDoリストも短くするべき。一日の時間が限られているなら、ToDoリストのサイズにも制限をかけちゃいましょう。

ToDoリストの"囚われの身"になることはありません。ToDoリストを「未処理作業の山」にしないために、手帳などに比べ書き込める面積が狭いポストイットを 一日完結型ToDoリストとして、利用してみてはいかが。ポストイットを1日に見立て頭の中を「見える化」し、その日一日の生産性を向上してみませんか？
　

自分で書き込みやすく、読みやすいサイズのポストイットを用意してください。一日の初めに一枚取り出し、ToDoリストの中から今日中にやらねばならぬものをポストイットに書き出します。「これだけできたらいいな」という理想ではなく、自分の持てる時間でこなせる量のタスクだけ、今日とるべき具体的な行動だけを書き込みます。

ネタ元では、正方形タイプのポストイットを4分割するように、十字に補助線を引き、左上に最も重要なタスクを書き込み、残り3つのスペースにその日の内にやるべき他の作業や予定を書き込むことを勧めています。

お好みの記入形式でも大丈夫ですが、大切なのはあくまでも"一日一枚"。その日に「やれる事」が並んでいる一日単位のToDoリストにすること。「時間があったらやろう」という頭の中ですでに後回しが決定済みのタスクは書き出さずに、その日にできうることを書くのがコツです。完成したらPCなど常に目につく場所にぺたっと貼り付けて、仕事に取り掛かりましょう。ToDoリストを作るときには、自分の力を過度に信用せずに、あえて切り捨てる勇気も必要です。

"今日片づけるべき"タスクの「優先順位の高い、やるべきこと」を考える順位付け作業の時に「どれを終わらせるべきか」「このタスクはどれくらいの時間で片付くのか」など自分のこなせる量がはっきりと可視化し把握できるのもこのポストイット作戦の大きなポイントです。

作業量を見ながらどれだけの力を出していけばいいのか、その日一日のペース配分を想定できます。

しかし、予定外の割り込み仕事が多いような方は翌日以降への繰越事項が出てしまうものです。毎日のToDoには「必ずやる、きっとやる、できたらやる」というようなランクが誰にでもあると思いますが、あらかじめ「やるべき事」と「やりたい事」を混ぜずに別々のポストイットに書き込み、リストを2つ作っておくといいでしょう。

ある程度余裕を持ったスケジューリングで備えておけば、当初の予定が被るダメージを最小限に抑えることができます。やるべき「スタメンタスク」が片付いて時間があるならば、予備の「ベンチ入りタスク」に着手すればいいのです。ランチアポなど突発的に増えた『ToDoリスト』は該当する日のポストイットへその場で書き込んでおけば、書き写す手間も省けます。

付箋を活かした今日のお仕事整理帳「10min.（テンミニッツ）」を使ったり、3Mオンラインストアでオリジナルデザインのポスト・イットを作ったり、オンラインの付箋をデスクトップに貼付けてもいいですね。タスクや時間管理に有効なポストイットの活用法をご存知の方はぜひ教えてください。

If It Won't Fit On A Post-It, It Won't Fit In Your Day [The 99 Percent]

Adam Dachis（原文／訳：kiki)
　

テンミニッツ･ノートタイプ