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ゲストライター  - ,  04:00 PM

メールは「わかりやすさ」こそ命! という基本コミュニケーション術

メールは「わかりやすさ」こそ命! という基本コミュニケーション術

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言語明瞭、意味不明瞭...。多くの語が羅列されているけれど、結局、何が言いたいのかわからないメールに悩まされること、ありませんか? 日々、多くのメールと格闘しなければならない現代のビジネスパーソンにとって、メールの「解読」に時間をとられるのは非効率ですね。そこで基本に立ち戻り、メールを書くときのポイントを振り返っておきましょう。

相手に何かを伝えるのがコミュニケーション。ゆえに、どんな形であれ、コミュニケーションには「明瞭さ」が必要です。メールは、手紙などと比べるとペースの速いコミュニケーションツールなので、自分のメールを読み返して、編集する時間を取るよりも、とりあえず相手に送ることを優先しがち。結果、ミスコミュニケーションが発生して、これをリカバリーするのに、多くの時間を費やしてしまうこともあります。

では、相手に伝わりやすい、わかりやすいメールとは、どのように書けばよいのでしょうか?

 


米Lifehackerの母GinaはGarbage In, Garbage Out(GIGO)」を心がけるべきだと指摘。コンピュータに誤ったインプットをすれば、得られるアウトプットも無効なものにしかならない、という意味で、相手にとってわかりやすいメールを送らなければ、相手から見当違いの反応や返答があっても仕方がないということです。

メールを作成・編集するときは、タイトル名から本文の最後まで、一環して明瞭さを貫くべきであり、相手に自分の言いたいことを「解読」させるのは慎むこと。必要のない言葉で、メールをごちゃごちゃさせないようにしましょう。同様の心得は、『The Art of Unix Programming』の著者、Eric Steven Raymond氏が唱える、Unix哲学の基本法則のひとつ、「器用さよりも、明瞭さのほうがベター」という「Rule of Clarity(明瞭さの法則)」にも当てはまることです。

実際、大量のメールをチェックする際、わかりやすい件名がつけられていたり、言いたいことがスッキリとまとまっているメールは、目を通しやすく、次のアクションにもつながりやすいもの。送信先の受信ボックスに自分のメールが埋もれてしまわないためにも、「わかりやすさ」を心がけることが基本のようです。

このほか、効率的なメール術としては、すべてのメールを文字数制限するというユニークなルール「Sentenc.es」や、ライフハッカーアーカイブ記事「早くメール を読んでもらいたかったら最初の一文を『Twitter的に』するといい」などもありますよ。これらをうまく取り入れ、メールのわかりやすさの改善に役立ててみましょう。


Adam Pash(原文/訳:松岡由希子)

 

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