ライフハッカー［日本版］

「何を、どれだけ、いつまでに」は、タスクアサインメントの基本ですが、意外に徹底されていないのも現実ですね。

なんとなくまだ大丈夫だろうと、未着手のままにしていたタスクに、上司から「え？ まだやってないの!?」と鋭いツッコミがくることもあれば、逆に「明日までにやっといて」と部下に頼んだはずの仕事が、いつまでも上がってくる気配がない...ということもあります。これらの原因のひとつとして、タスクアサインメントでのコミュニケーションに問題があるかもしれません。

生産性向上をテーマとするブログメディア「Productive Flourishing」では、「賞味期限」をつけてタスクをアサインするというマネジメント術を紹介しています。明確な期限や、そのタスクの目的も示さないまま「コレ、やっといて」と一方的に伝えるだけでは、オンタイムに一定のクオリティの成果は、なかなか期待できません。

そこで食材のように、タスクにも「賞味期限」を定め、その期限の理由と一緒に伝えるのが効果的だとか。たとえば「このレポート、水曜日までにまとめて」と指示するよりも、「他部署に共有する前に、自分も事前にレビューしたいから、水曜日までにまとめて」と伝えるほうが、タスクを遂行する側も、その目的を頭に入れながら、期限までに仕上げようという意識が高まります。また、「賞味期限」を設定することで、アサインする側も、いつフォローに入ればいいのかがわかるので、せっかくのタスクの成果が志半ばで「腐って」しまったり、遅れが原因で、後手後手にまわってしまうのを防げそうですね。

この方法は、タスクをアサインする側だけでなく、アサインされる側にも応用できます。タスクをアサインされたときは、「賞味期限」をつけてもらうようにしてみてはいかがでしょう？

How Best-By Dates Make Us More Effective [Productive Flourishing via Wise Bread]

Jason Fitzpatrick（原文／訳：松岡由希子）

最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術