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ゲストライター  - ,  04:00 PM

自分の時間が侵食されていく...オンラインカレンダーに潜むワナとは?

自分の時間が侵食されていく...オンラインカレンダーに潜むワナとは?

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「Googleカレンダー」や「Zohoカレンダー」など、メジャーなオンラインカレンダーアプリには、自分のスケジュールを他のユーザと共有する機能がついていますね。会議や打ち合わせなど、複数の人々のスケジュールを調整しなければならないとき、参加者一人一人に確認しなくても、空き時間がオンライン上で一目瞭然なのは便利ですが、気がつけば、自分の知らない予定がどんどん入れられていて、自分の仕事する時間がない...なんてことはありませんか? こちらでは、そんな、オンラインカレンダーを駆使する現代人が陥りがちなワナについて、採り上げてみたいと思います。

デザイン事務所「Mule」は、仕事の共有カレンダーが貴重な時間を奪い、仕事の生産性に悪影響を及ぼしていると主張。とくに、会議や打ち合わせは、生産性の面で害になりやすいのですが、オンラインカレンダーがこれを助長してしまうと指摘しています。たとえば、同じタスク、同じメンバーで、何度も繰り返される会議や打ち合わせは、タスクの成果をあげるために本当に必要なことでしょうか? 数々ある仕事の中で、会議への出席に多くの時間を費やしてしまうことは、生産的ではないかも...。

 


労働時間が1週間あたり40時間として、これはアナタの時間。極論を言うと、事前のアジェンダも共有せずに、他人が断りなく、自分のカレンダーに会議などの予定を入れることは、アナタの貴重な時間を奪う行為ともいえます。

この観点では、オンラインカレンダーの仕組みが「引き算」的というよりも「足し算」的になっているのも、課題のひとつ。他のユーザは、予定を「足そう」としてアナタのカレンダーにやってくることがほとんどでしょう。そして、予定が「足される」ごとに、アナタの時間は侵食されていってしまうわけです。

では、オンラインカレンダーの仕組みを、時間ベースではなく、目標達成ベースでスケジューリングできるように変えてみるのはどうでしょう。すべての個々の予定は、目標を達成するためのものと捉えて、これをカレンダー化するのです。この「Mule」の記事では、以下のようなカレンダーを提案しています。


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まずは、目標と納期を書き込み、これを達成するために必要な時間や情報・データを記入。そして、これらを実行するために、カレンダー上で時間配分をしていくのです。このようなカレンダーだと、他のメンバーとも「何をいつまでに達成しなければならないのか?」を共有することができて、よさそうですね。

いかがでしたか?

それほど重要でもない会議や打ち合わせが、知らず知らずのうちに雨あられ...という方は、オンラインカレンダーの公開を止めるという、強硬手段に出るのも一法かもしれませんが、見直すべき根本的な課題は、会議や打ち合わせのあり方。会議や打ち合わせを開催する際は、その目的や具体的なアジェンダを明確にし、必要な参加者だけを招集するといった、基本を徹底することが大切ですね。

会議の効率化については、ライフハッカーアーカイブ記事「1時間の会議を45分に短縮するための5つの法則」や「まとめ:あくびのでるような会議にしないための10選」などもご参考まで。


The Chokehold of Calendars
[Mule Design Blog via A Whole Lotta Nothing]

Whitson Gordon(原文/訳:松岡由希子)

 

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