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ゲストライターゲストライター  - ,,,,,,,,  10:00 AM

仕事を効率化するためにあらゆる環境を同期する4つの方法

仕事を効率化するためにあらゆる環境を同期する4つの方法

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家や仕事場のデスクトップパソコン、ノートパソコン、ネットブック、タブレット、それに携帯やスマートフォンまで、生活の中でいくつものデジタルツールを併用している人は多いことでしょう。ツールを変える度に発生する、面倒な作業は極力減らして、時間を有効に使えるようにしたいものです。今回は、仕事を効率よく無駄なく進めるために、パソコン環境を同期する方法を、まとめてご紹介します。

複数のパソコンやデジタルツールを併用している人は、オフィスではデスクトップパソコン、外出する時はスマートフォン、家ではノートパソコンなど、場所や用途別に、いくつかを組み合わせて使っているのではないかと思います。

しかし、アプリやレイアウトなど、快適に使いこなすためにカスタマイズした各種設定を、すべてのツールで同期させようとすると、そちらの方にかえって時間が掛かってしまって、本末転倒になることがあります。ツールを変えた後でも、できるだけ直前のツールで使っていた時に近い状態で使えるようにするために、同期できるものは同期しておきましょう

※注 これから紹介する方法の中には、これまでも紹介してきたものがいくつかあります。今回はデジタルツールを同期させるのに便利な方法を、まとめて紹介するのが目的ですので、被っている情報があっても、ご了承ください。

 


■データを同期する

100916_HowToSync_02.jpgまず最初に、異なる環境でも、自分のデータを同期するのはマストでしょう。そういう時に大抵登場するのが、ファイル同期ユーティリティの『Dropboxです。

簡単に使えて無料なので、人気ですね。Amazon S3やWindows Live SkyDriveのアカウントを持っているなら、バーチャルドライブとしてストレージをマウントする『Gladinet』などを使ってもいいと思います。同期するためでなくても、重要なデータやファイル、またWindowsユーザーであれば、インストール不要のアプリなどを置いておくという使い方もアリだと思います。いつでも、どこからでも自分のメイン環境に近い環境にアクセスできる、というのは便利なものです。

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また、古典的な方法ではありますが、フラッシュメモリに必要なデータを入れて持ち歩くというのも一つの手です。プラットフォームを選びませんし、安価で手軽な上に、いちいち同期する必要もありません。自分が使うデジタルツールにフラッシュメモリを挿すだけでOKです(Windowsの場合、パーマネントドライブ名を付けたり、マウントするフォルダを指定する必要があるかもしれませんが)。どんな方法であれ、必要なデータがすぐに使えればいいのです。


■ブラウザ環境を同期する

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FirefoxやChromeが、独自の同期ツールを組み込もうと進めていた間も、『Xmarks』(ブックマークの同期)Lastpass』(パスワードの同期)など、サードパーティのツールは常に活躍してきました。

サードパーティのツールを使う一番のメリットは、大体どのブラウザでも使えるということです。よって、メインPCではFirefoxを、別のPCではChromeや他のブラウザを使っていたとしても大丈夫ですし、いつか違うブラウザに変えたくなったとしても、問題ありません。どんなブラウザでも、常に同期し続けられます。

それに、XmarksやLastpassなどのサードパーティツールは、同期することに関しては、常に一歩進んでいるように思います。例えば、Xmarksは異なるパソコン間でも、開いているタブを同期できます。これは、ほとんどのブラウザにはない機能です。また、Lastpassは訪問したすべてのWebサイトのログを、自動的に取ってくれます。これも、FirefoxやChromeのビルトインツールではできません。

複数のパソコンを使う時の、Xmarksのイチオシ機能は、開いているタブを同期する機能です。例えば、家で仕事をしていて、その後打ち合わせのために外出するとします。出かける時に家のパソコンのブラウザを落として、打ち合わせ場所のカフェで別のノートパソコンを開いても、Xmarksの「Open Remote Tabs」ボタンを押せば、家で直前まで開いていたタブがそのまま再現されるのです。家と外出先で違うブラウザを使っていたとしても、機能します。


■アプリの設定を同期する

別々のパソコンでブラウザを使う場合、機能拡張(アドオン)は互換性がないことが多いので、同期するのは大変ですよね。なんて言いつつ、機能拡張や各種設定やその他すべてを同期するのは、実はとても簡単なのです。Chromeでは、ブックマークやフォームの入力データ、機能拡張から各種設定まで、すでに同期できるようになっていますが、さらに一手間掛ければ、FirefoxやThunderbird、Pidginのようなアプリの設定も同期できます

アプリの設定の同期に関しては、これまでも色々な方法を紹介してきましたが、別々のパソコンでアプリの設定を同期するには、アプリのプロファイルフォルダを同期する方法がベストでしょう(その次に良さそうな方法は、上のビデオの中で紹介しています)。例えば、Firefoxのブックマーク、環境設定、アドオンなどを同期したい時は、先ほども登場したDropboxを使えばOKです。この方法なら、アドオン、履歴、ブックマーク、パスワードなど、ブラウザに関するほぼすべての設定を同期できます

すべてのデジタルツールでFirefoxを使っているのであれば、XmarksやLastpassのようなツールは必要無いかもしれませんが、違うブラウザを使うことになった時のために、入れておきましょう。これを入れたところで、プロフィールフォルダの同期の妨げになったりはしませんので、ご安心を。

ブラウザ以外のほとんどのアプリでも、この方法は有効です。今や同期が必要そうなほとんどの機能は、ブラウザに集約されていますが、今でもThunderbirdなどのメーラーや、Pidginのようなインスタントメッセンジャーを使っている人は、手動ですべてを同期しなければなりませんでした。ですが、ThunderbirdもPidginも、Firefoxと同じようなクロスプラットフォームのプロフィールフォルダがありますので、Dropboxを使った方法で同じように同期ができます


■音楽ライブラリを同期する

音楽を聴くと仕事の効率が上がるとか、仕事をしながら音楽を聴くのが好き、という人はいると思います。手っ取り早い方法としては、オンラインでストリーミングしている音楽を聴く手もありますが、好きな音楽にこだわりがあったりすると、自分の音楽ライブラリを使いたいですよね。

アプリのデータを同期する方法を上で紹介しましたが、どこにいても自分の好きな音楽が聴けるように、音楽ライブラリを丸々同期するのは少々難しいです。自分のDropboxの容量に余裕があったり、他のストレージサービスを使っているのであれば、iTunesのライブラリをDropboxで同期すればいいだけなので、話は簡単です(DropboxでiTunesのライブラリを同期する方法の詳細については、こちらの記事をご覧ください)。ですが、特にそういったスペースをオンライン上に持っていない場合は、別の方法でどうにかしなければなりません。

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Dropboxの容量が残り少ない場合は、ポータブルデバイスで音楽を持ち歩くことになるでしょう。iPodやiTunesを使っているのであれば、iPodをパソコンに接続して、そこから直接音楽を聴けばいいですよね。しかし、これで完璧ではありません。自分のメインマシンを使っていない時にも、聴きたい曲を聴く方法があります。

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フラッシュメモリかスマートフォンのSDカードに、自分のライブラリの曲をある程度入れます。ほとんどの音楽アプリには「watch folder」機能があり、フォルダの中に音楽が追加されると、アプリが自動的にライブラリをアップデートするようになっています。その機能はアプリによって若干違いますが(例えば、iTunesはフォルダに音楽を追加すると、自動的にライブラリに追加します)、Songbird』は求めているものにかなり近い機能を持っています

Songbirdでは、音楽を入れる「watch folder」をどこにでも設定でき、そのフォルダに音楽を追加したり、削除したりすると、自動的にライブラリを更新してくれます。音楽ライブラリを丸々同期するのに比べれば、あまり美しくない方法かもしれませんが、どこへでもライブラリの一部を持ち歩ける簡単な方法ではあります。


■まとめ:できることだけをやる

職場や会社によっては、アプリを勝手にインストールできないかもしれません。そんな時は残念ですが、あきらめて、できることだけをやりましょう。インストールしなくても使えるアプリはありますので、それが使える状況であれば、そちらを使ってみてください。上記の方法すべては使えないかもしれませんが、XmarksとLastpassは、ほとんど問題無く使えると思います

アプリや設定、パソコン環境などを同期することはもちろん大切ですが、そういった技術的なことで、仕事のすべてが決まる訳ではありません。時には、紙にペンで書くというシンプルな方法の方が、はかどることもあります。


仕事の効率というのは、何に注力するのか、氾濫する情報をどう処理するのか、マルチタスクがかえってネックになっていないかなど、ワークフローの管理の仕方によっても、大きく変わるものだと思います。今回紹介した同期に関する方法やツールは、確かに無駄な時間を節約してくれますが、これだけで仕事した気にならず、本来の仕事にきちんと励んでくださいね。


Whitson Gordon(原文/訳:的野裕子)

 

  • ,,, - By 松尾仁LIKE

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