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ゲストライターゲストライター  - ,,,  10:00 PM

Digg創業者が伝授、大量のメールに対処するための5つのコツ

Digg創業者が伝授、大量のメールに対処するための5つのコツ

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次から次へと受信されるメール。未読分がどんどん溜まって、このままメールに埋もれてしまいそう...というアナタに、究極のメール対処法をご紹介しましょう。

ソーシャルニュースサイト「Digg」の創業者ケビン・ローズ(Kevin Rose)氏は、毎日2000通ものメールを処理しているそう。普通に対処していては、メールの処理だけで一日が終わってしまいます。そこで、以下のような方法を実践しています。

 


1: 「three.sentenc.es」を実践する

「いかなるメールの返信も3文以内で書く」という「three.sentenc.es」を実践し、必要最小限の内容で返信する(このテーマについては、ライフハッカーアーカイブ記事「文数制限で効率的かつ効果的なメールを」も参照のこと)。

2: 短い返信には「iPhoneから送信」と署名しておく

真偽はともかく、短めの返信には「iPhoneから送信」と署名する。こうしておけば、相手も長文の返信を期待しない。

3: 「VIPフィルタ」を作る

上司や投資家、近しい友人などのために「VIPフィルタ」を作る。彼らからのメールには、フラグをつけ、別フォルダに移動させればOK。毎朝、このフォルダのメールから、チェックするようにしている。

4: スパムメールを分ける(Gmail)

いかがわしいウェブサイトにメールアドレスを入力しなければならないときは、「yourname+spam@gmail.com」のように、ユーザ名に「+spam」など、任意の語をつけておく(この他の例としては「yourname+football@gmail.com」などでもOK)。これらのメールは、スパムフォルダに分類される。

5: 「メール破産フィルタ」を設定する(Apple Mailなど)

  • 未読のまま14日間経過したメールへの、一斉返信用フィルタを作成する。定型返信メッセージ「あなたのメールは、未読のまま14日間が経過してしまいました。このままアーカイブします。私からの回答がまだ必要な場合は、このメールに返信してください」のような具合。
  • 「要回答」と返信してきたメールを保管するための、フィルタを設定する。

返信文は必要最低限にする」ということと、「メールの仕分けを徹底する」のがキーポイントのようですね。また、最終手段の「メールを破産させてしまう」というアイデアは、ライフハッカーアーカイブ記事「大量のメールでどうにもならないときの究極の策『メール清算宣言』」でも採り上げていますよ。メール破産寸前(?)の方は、合わせてご参考まで。


Email Sucks. 5 Time Saving Tips. [Kevin Rose blogg via GigaOM]

Kevin Purdy(原文/訳: 松岡由希子)

 

  • ,,, - By 松尾仁LIKE

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