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ゲストライター  - ,,,  02:00 PM

「それ、いらなくね?」と感じるメールの決まり文句4選+1(英語編)

「それ、いらなくね?」と感じるメールの決まり文句4選+1(英語編)

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電子メールは、いまや基本のコミュニケーションツール。最低限のネチケットを守るべきなのは、言うまでもありませんが、多くの人々とメールをやりとりしていて、マナー違反とまではいえないけど、なんとなく気になること、ありませんか?

こちらでは、米Lifehackerの読者さんから寄せられた「なんとなく気になるメールの決まり文句」について、採り上げてみたいと思います。

1: 「ケイタイから送信」という署名

米Lifehacker読者の間では、「Sent from my iPhone/iPad/BlackBerry/mobile(iPhone/iPad/BlackBerry/モバイルから送信)」という署名が不人気だったそう。「そもそも、これは何に役立つ情報なの?」という意見もありますし、「『いま、オレ、忙しいんだよ』ということを暗に誇示してるだけ」という、うがった見方も。もしくは、「デフォルトの設定の変え方がよくわからない、という無知さを表している」というキビシイ声もあります。

一方で、スマートフォンやケータイから送信していることを、相手に知らせるメリットがまったくないわけではありません。メールが素っ気ないものになっていたり、誤字脱字があったとしても「ケータイだからかな」と、相手に察してもらえるでしょう。

とはいえ、やはり「~から送信」というのは、ちょっとぎこちない印象。代わりに、たとえば、「iTyped with my iThumbs(親指でタイプしました)」とか「Sent from my mobile. Please excuse the brevity, spelling and punctuation.(モバイルから送信したので、短い返信でごめん。誤字脱字があっても許してね。)」といった文言に変えるのも一法です。

 


2: 免責条項

メールの最後につけられている「免責条項(Disclaimers and Reminders)」を好む人は、ほとんどいないそう。ときには、メールの本文よりも長いこの文言を「不必要だ」と感じる人が多いようです。メールのほとんどは、ある人に向けて送られたメッセージであって、正式な法務アドバイスや財務情報ではないからです。

また「Please consider the environment before printing this email.(このメールを印刷する前に、周りの状況を考えましょう)」という指示も、特段必要のないもの。受信者側に必要であれば、印刷すればいいだけのことですね。また、皮肉にも「Don't print this email.(このメールは印刷厳禁)」と記載されているメールほど、印刷したくなるもの。不必要に煽るような表示は、しないほうがよさそうです。

3: 「Thanks」や「Cheers」

手紙のマナーとして、「Thank you.」(日本語の「草々」など)は感謝の念を伝える言葉ですが、文末にやたら使うのも考えもの。たとえば、「Thank you for your email! I am extremely busy and will get back to you soon.(メールありがとう。多忙ゆえ、返信は少しお待ちを)」という自動返信メールに、どんな印象を持ちますか? なんだか「自分だけが忙しい」ことを、アピールしている感じもしますね。

また「Thanks in advance.」が気になるというヒトも。「Thanks(ありがとう)に前も後もあるのか?」というのは、ちょっと言いすぎだとして、メールの本文と関係なく、メールの署名に「Thanks」が含まれているのは意味があるのだろうか? という指摘には、一理あるような気もします。

同様に「Cheers」も不評。メールの内容がちっともCheers(万歳)ではなくても、文末にこの文言がいつもあるのは違和感アリ、というご意見です。それなら、「Best」のほうがまだよいとか。

4: 不必要に婉曲的な表現

署名や自動テキストを除き、不評だったのが回りくどい表現。たとえば「We need to~(我々は~しなければならない)」と書くくらいなら、「誰に」、「何を」、「いつまでに」させたいのか、はっきり書いたほうがシンプルです。また、「touch base with(例の件でちょっと...)」とか「circle back(ぐるりと回って)」、「to be honest(正直にいうと)」といった語句も、婉曲的な印象です。

おまけ

送信先が互いに関係のない場合、一斉送信はBCCを使うべき。CCで不用意に、送信先ユーザのメールアドレスをダダ漏れさせないよう、気をつけましょう。

ヒトには、それぞれ異なる感じ方や捉え方があるものですから、これらの例が一概にNGというわけではありませんが、メッセージの受け手の立場にたって、普段使っているメール署名や文章の表現を見直し、よりシンプルで、わかりやすいコミュニケーションを心がけることは大切です

このほか、ライフハッカーアーカイブ記事「メールマナーを向上させる11のテクニック」や「リーマン破綻が教えてくれた、社内メールで避けたい地雷ワード(英語編)」なども、参考にしてみてくださいね。


Kevin Purdy(原文/訳:松岡由希子)

 

  • ,,,,, - By

    香川博人

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