ライフハッカー［日本版］

Photo by Didi90

今日はなんだか朝から忙しい、と思っている時に限って、出張中のボスから電話。「昨年のキャベツの出荷量と、ウガンダの降水量の関連性を示すレポートを1時間以内にまとめてくれたまえ、夕方のミーティングでどうしても必要になった。他の作業は当面後回しにして構わん」と用件だけ言い残しガチャン。

ただでさえ忙しいのに、ぬおー、と心の中で叫び声を挙げながら受話器を置くと、チームリーダーが「すまんが、20分後のミーティングで使うパワポ資料、今すぐ目を通して修正しておいてくれんか？」と、プリントアウトを片手ににこやかに歩み寄ってくる。インターンで来ている大学生の吉田くんも、自分からの次の指示待ちで待機状態で、コーヒー飲みながらネットなんか見てるし、バイク便のおけちゃんは、さっきから受付のところでおれの資料の完成を待ってるし、タイミングを逃してランチも食べてないし、と、誰しもがこんなしっちゃかめっちゃかなシチュエーションに心が折れそうになってしまったことがあるかと思います。

こんなふうに、急ぎの仕事が次から次へと舞い込んで来た時、あなたならどうしますか？

そんな時に役立つ4つのTipsがIan's messy deskのブログにまとめられていたのでそちらをご紹介。
　

• やらなくてはいけない作業を全てまとめてみる。
  とりあえず作業しなくてはならないプロジェクトとそれに必要となる時間を示したチャートを作成します。ガントチャートのように複雑なものでも良いですが、シンプルなパイチャートなどでも大抵の場合は十分です（チャート作成にあまり時間をかけすぎることは避けましょう）。
  
  また別のアプローチとしては、2つのカラムからなるto-doリストを作成することです。一つ目のカラムには依頼されているタスクを、もう一つには実行しているタスクを記入し、スケジューリングしていきます。これが完成すると、急ぎの依頼を完了させるためにはどれを優先し、どれを後回しにするべきなのかが視覚的に確認できるはずです。

後回しにする業務内容を提案する。
従来のアドバイスであれば優先順位の設定を、急ぎの仕事の依頼主に決定してもらう、という提案になるかと思います。そうすればワークフローのコントロールは他人に決定してもらえます。ですが、その代わりに「ウィジェットレポートの締め切りを水曜日にずらせば、このプレゼン資料は今日中に完成できます。」など、仕事をこなすためにどのタスクの優先順位を下げるかを提案してみましょう。

急ぎの依頼を終わらせるために障害となるものを指摘する。
例えば、香取君から情報を入手しないと完成しない資料の作成を依頼され、香取君はクライアントのオフィスでミーティング中、という場合、依頼者にその旨を伝えましょう。このように先手を打っておけば、もしミーティングが長引き、急ぎの依頼が遅れてしまわざるを得なくなった場合でも自分の責任で遅れたわけではないことが理解してもらえるはずです。

頻繁にやる仕事に必要となる工数表を作成しておく。
多くの場合、あなたのボスは、ある仕事を部下が終わらせるのにどのくらいの時間がかかるのかを知りません。例えば、データが全て揃っている状態で40ページのパワポ資料を作成するのに2時間、など、目安となる時間をボスに知らせることで急ぎの依頼を終わらせるのに、どのくらいの時間が必要なのかを事前に把握してもらっておくと良いのではないでしょうか。

とは言え、ボスにはボスの仕事があるので、そんなことには耳を貸さずに「まあ、なんだ、なるはやで4時半までに頼む。」と言い残して去っていく可能性はありますが、この4部構成の戦略を駆使すれば、周りに迷惑をかけずに、あるいは最小限に抑えながら急ぎの仕事をこなしていくことが出来るのではないでしょうか？

時は金なりとはよく言ったもので、時間に追われることも何かと多い職場での日々ですが、急ぎの仕事が溜まり、パニクりかけた時なんかに思い出して使ってみると良いかも知れませんね。4あたりはそれほど忙しくない時に作っておくと良いかと。

How-To Manage Rush Jobs [Ian's Messy Desk]

Jason Fitzpatrick (原文／まいるす・ゑびす）
　

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