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ゲストライター  - ,  08:00 AM

1時間の会議を45分に短縮するための5つの法則

1時間の会議を45分に短縮するための5つの法則

会議といえば、1時間が定番。ゆえに、カレンダーアプリでも、予定やイベントのデフォルト値が、1時間単位になっていることが多いわけですね。しかし、本当に「1時間」必要なのでしょうか?こちらでは、この時間を25%カットし、45分に短縮するためのコツをご紹介しましょう。


会議スケジュール用ウェブアプリ「TimeBridge」では、ユーザから「会議時間を短縮する方法」についてアイデアを募り、そのポイントを、以下の5つの法則にまとめています。

 


1: 事前に計画する

会議の目的を明確にし、アジェンダを作成する。それぞれの議題に、割り当てる時間も想定すること。事前にアジェンダを参加者へ配布し、予め準備してきてもらおう。

2: 参加者を厳選する

会議に貢献しない参加者は、その会議に参加する必要はない。大規模な会議にすればするほど、時間の浪費につながりやすい。会議の内容について、知っておいてもらう必要がある人には、会議の議事録を共有すればよい。

3: 会議に集中させる

携帯電話はOFFに、PCも閉じさせ、会議中は議題に集中させる

4: 時間をマネジメントする

貴重な時間をきちんとマネジメントしながら、議事を進行させよう。

5: ToDoの担当者をきちんとアサインする

会議で決まったToDoやアクションアイテムには、その担当者も合わせてアサインしておこう。会議がおわったら、すべてのアクションをきちんとまとめておくこと。

このほか、会議にまつわる効率化術としては、ライフハッカーアーカイブ記事「まとめ:あくびのでるような会議にしないための10選」でまとめられています。ダラダラ会議にお悩みの方は合わせて参考にしてください。また、Twitterの#45minmtgでは、各ユーザのアイデアが投稿されていますよ。みなさんも、とっておきのコツがありましたら、ぜひこのタグを使って、世界のTwitterユーザたちと共有してみてくださいね。

ちなみに、会議スケジュール用ウェブアプリ「TimeBridge」は、無料で使えます。もちろん、45分での会議時間設定も可能です。ご関心のある方は、こちらのページからユーザ登録をどうぞ。


The 45 Minute Meeting [TimeBridge]

Kevin Purdy(原文/訳:松岡由希子)

 

  • ,,, - By

    庄司真美

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