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ゲストライターゲストライター  - ,  12:00 PM

時間が足りない!と感じているアナタへ、時間を生み出す方法

時間が足りない!と感じているアナタへ、時間を生み出す方法

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Photo by HckySo.


一日が27時間あったら...。一週間が10日あったら...。と願うことはありませんか?「OPEN Forum」ではビジネスオーナーたちに、忙しい中でどうやって時間を作り出しているか?を聞いてみました。たくさんのアイディアが届いているので、ランダムに紹介しますね。ちょっとした空き時間にでも、少しずつ読んでください。

 


  • テレビを見ないことによって、テレビを見る人よりは、数分から数時間使える時間ができる。
  • 待ち時間はメールの返信や、スケジュール調整に使う。
  • 半端な時間には半端なタスクを片付けるようにすると、重要なタスクはまとまった時間にじっくりできる。
  • その日の最後のタスクは、もう少しで完了というところで、やめておく。そうすれば、次の日朝一番に「達成感」を味わうことができる。
  • 一番集中力が必要な作業は、朝の数時間の間にすませる。
  • スケジュールは同期できるようにしておくと、手帳からカレンダーへ書き込む手間を省ける。
  • 出張が多い人は、携帯やラップトップの充電機器を一式揃えておく。ソフトウェアやアプリのアップデートも、頻繁にしておくこと。
  • 定期的に運動する。NASAの調査によると、毎日運動する人の100%が運動後7時間効率よく働けるが、運動しない人では50%しか7時間持つ人がいないらしい。
  • マルチタスクではなく、シングルタスクで集中する。
  • メールやIM、テキストメッセージに慣れてしまっていても、時には電話一本ですむタスクもある。
  • ミーティングはオンラインでスケジュールすれば、何度もメールをやり取りしないで決められる。
  • オフィスでのコミュニケーションは、ズバリ本音で。真摯にコメントし、周囲からの意見も素直に受け入れるようにする。
  • 自宅で働く場合でも、仕事場や稼働時間を設定する。その日のタスクが終わったら、電話に出ないようにし、メールもチェックしないで、オフィスのドアを閉める。
  • タイマーをかけて、細かく分けたタスクを時間と勝負してこなしていく。
  • ミーティングの最初に、終了時間をメンバーに伝え、時間制限があることを認識させる。
  • メール、電話、IMなどで、周囲がコンタクトを取ってきていい時間をあらかじめ設定し、それ以外の時間には受け付けない。
  • 通勤時間は有意義に使う。運転する人は、ポッドキャストやオーディオブックを聴くといい。
  • やりたくないことは、意を決して最初にやってしまった方がいい。
  • ポストイットをぺたぺた貼るのではなく、すべてEvernoteで処理する。
  • 読んでいないメールマガジンは解除する。同じカテゴリからは、一つだけ購読する。
  • タスクにかける時間を、前もって長めに設定すれば、時間が足りなくなってストレスを感じることがなくなる。
  • 今すぐ数分でできることは、後回しにしないで、すぐにやる。
  • オンラインカレンダーを開いて予定を入力したら、すぐ閉じずに、他の予定もざっと見直す。
  • 時には、部下や同僚に委任することも大切。そのためには日頃から、自分の作業過程をシェアしておくこと。頼む段階になって一から説明していると、結局自分でやった方が早い、と思ってしまう。
  • すべてのミーティングが時間の無駄ではない。十分に準備されたミーティングは、有効である。
  • 仕事中にはFacebookを閉じる。
  • 大事なことから始めるもよし、細かいタスクから終わらせて、大きなタスクにかかるもよし。重要なことは、どのタスクが大事かを最初に見極めること。
  • チェックリストを作り、すぐ見えるところに置いておく。
  • ラップトップのパワーケーブルは、自宅用とオフィス用、2つ用意する。
  • 出かけるときに、持ち物チェックの呪文を唱えて、忘れ物をなくす。「鍵、財布、携帯」というように。

  • 翌日のto-doリストは、前夜のうちに作っておく。
  • 自分のアドレスがCCに入っているメールは、とりあえず手をつけないでおくと、TOのアドレスの人が処理をしてくれることが多い。
  • 10分しかなくても、10分でできることをする。
  • 休憩に入る前には、次の作業の準備をしてから、席を立つ。
  • 自動化できることは自動化する。
  • 煮詰まったら、全然関係ないタスク、例えば皿洗いなどの家事をすると、意外に解決策が見えてくる。
  • 自分の生産性が一日の中でいつ高いかを知る。
  • 仕事ばかりしないで、読書もする。
  • 場所を変えてみる。
  • 5分か10分でもいいので、休憩時間をこまめに取れば、生産性が上がる。
  • パスワードなど、覚えなくてもいいもの(パスワードマネジャーに記憶させればいい)は、覚えない。
  • 一日の流れを作り、それにそって動くようにすれば、細かいことを心配しなくていい。
  • オフィスには植物を置いたり、写真を飾ったりと、自分にとって心地のいい場所にする。
  • 自分のタイピングスピードを測ってみる。あまり速くないと感じたら、練習して速く打てるようにする。
  • キーボードショートカットを有効利用する。
  • 医者や、美容院の予約は、朝一番に入れておくと、前の人からずれ込むことがない。
  • 予定を詰め込みすぎない。
  • した方がいいこと(運動など)は、しなければならないこと(仕事)のために犠牲になることが多いので、朝一番にしてしまうようにする。

いかがでしたか。みなさんは、どうやって限られた時間をやりくりしていますか?コメント欄などで教えてくださいね。


80 Ways to Steal Valuable Minutes for Your Work Day [OPEN Forum via Unclutterer]

Erica Ho (原文/訳:山内純子)

 

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