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ゲストライター  - ,,,  02:00 PM

クラウドリーディング:vol.9『図解 ミスが少ない人は必ずやっている「書類・手帳・ノート」の整理術』

クラウドリーディング:vol.9『図解 ミスが少ない人は必ずやっている「書類・手帳・ノート」の整理術』

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帯にデカデカと

仕事のミスの85%は整理術で解決できる。

と書かれていて、「本当かな?」と思いつつも我が身を振り返ってみれば確かに整理整頓がきちんとできていれば防げたミスがほとんどのような気がします。

「机の上もすっきり!机の中もすっきり! 書類の整理も完璧! スケジュールには漏れが無く。頭の中は"今"の事に集中している」と、こんな感じだとミスもかなり防げそうですよね。

頭の中ではそうありたいな。と感じながらも現実にはなかなか難しいものです。僕も元来整理整頓が苦手な方で、性格的なものなのかなと思っていました

しかし、本書を読んだら、「実はただやり方を知らなかっただけでは?」と思っちゃいましたよ。

続きます。
 


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(全編イラスト入りでわかりやすい。あえてぼかしてます)


この『ミスが少ない人は必ずやっている「書類・手帳・ノート」の整理術』は、一流企業のオフィスやできる人への調査を元にそのノウハウをまとめています。ファイリングや机の中・周りの整頓の方法、手帳の活用の仕方やメモや日報の書き方まで。

主に、PC内のデジタルな整理方法よりアナログな紙関係や実際のモノの整理方法に主眼が置かれています。

押し寄せるデジタルの情報の整理も大事ですが、物理的にモノが乱雑だったりすると非効率ですし気分も集中できませんし、モノが紛失したりすると大変ですからね。デジタルだと比較的簡単にバックアップができますが。

それで、前半に書いた「実はただやり方を知らなかっただけでは?」の話ですが例えば

領収書を取り扱う際の注意点

って、皆さんご存じですか?

もちろん、精算の処理方法などは各社違うと思いますが、ここで言うのはその前段の話。基本はクリアフォルダに仮に保管しておくわけですが、チェックポイントとして

  • 領収書を扱う際の注意点
  • 財布に放置しない
  • 領収書を折りたたまない
  • 紙の封筒で管理しない
の項目があげられています。

知っている人には常識過ぎて「はぁっ?」って感じでしょうが、たまにしか領収書を扱う機会がなく、惰性でなんとなく処理してる場合にはこういう事もありがちと思います。

これは、別に能力が劣ってるとか工夫が足りないとかいう問題じゃないんじゃないかと。会社の先輩も精算の方法までは教えてくれても、いちいち細かい管理方法まで言わないでしょうしねー。

こんな感じで、全編事細かにチェックリストの形式で掲載されていますので、文字通りチェックリストのつもりで使ってみてはいかがでしょう。

そういう意味で、じっくりと読むというよりは、知っているところ知らないところをチェックして、取り入れるべきところに印をつけるなり、書き出すなりして活用するための本ですね。


ちなみにこの本帯の裏のによると下記の項目に3つ以上当てはまる方に特におすすめのようです。

  • 書類が机の上に15cm以上積まれている
  • いつも何かを探している
  • 経費精算をするとき何の領収書かわからないことがある
  • 打ち合わせの時にすぐに名刺入れを出すことができない
  • カバンの中に必要のないものが入っている
  • 何が入っているかわからない引き出しがある
  • パソコンのデスクトップフォルダに30個以上のファイルやフォルダがある
  • 名刺入れにもらった名刺が入りっぱなしになっている
  • 手帳を見返したときに、自分でも理解できないメモがある
  • 予定していた時間に帰れないことが週3日以上ある
  • 帰宅途中、やり残した仕事があることによく気づく
  • 書類を出力したままプリンタに置きっぱなしにしてしまう

いかがでしょう?

「予定していた時間に帰れないことが週3日以上ある」は、ちょっとしょうがないんじゃないかと思わないでもないですが、「書類を出力したままプリンタに置きっぱなしにしてしまう」は、色々危ないですから気をつけた方がよいですね。

これ、誰でも3つ以上当てはまるんじゃないの?と思った僕はずぼらタイプなんだろうなあ。さて、もう一回本文読み直してチェックしよ。


(聖幸)
 

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