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ゲストライター  - ,  08:00 PM

生産性向上のカギはコミュニケーションの効率化!?

生産性向上のカギはコミュニケーションの効率化!?

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Photo by yoshiffles.
仕事を進める上でコミュニケーションは不可欠なもの。多くの組織はコミュニケーション不足から様々な問題が生じているともいわれています。それゆえか、やたら長い会議、直接業務に関係なさそうだけれど「とりあえず」共有されるメールなど、コミュニケーションの量は従来よりも増加傾向にあります。しかし、実はコミュニケーションは量より質。こちらでは、無駄なコミュニケーションはむしろ仕事の生産性を下げるらしい、というテーマを採り上げてみたいと思います。


起業家向け米ビジネス誌「Inc.」では、組織の生産性とコミュニケーションの関係について述べ、過剰なコミュニケーションは生産性の観点で問題だと指摘しています。たとえば、納期遅れの傾向があるプロジェクトで、戦力増強のためにメンバーを追加すると、意に反して、さらに納期遅れの傾向が強まるのだとか。

この原因はコミュニケーションパスの増加。n人のメンバーで構成されるチームでは、理論上(n^2-n)/2の数のコミュニケーションパスができます。4人なら6つ、6人なら15つ、10人なら45つといった具合に、人数が増えれば増えるほど、コミュニケーションパスが増え、コミュニケーションの手間がかかり、全体の生産性がかえって悪化してしまうというわけです。

ではその解決方法とは?


この記事ではコミュニケーションを可能な限り効率化することを勧めています。具体的には以下の3点が挙げられています。

  • チーム編成を工夫する
    コミュニケーションパスができるだけ少なくなるようにチーム設計する。

  • 過度な情報共有はしない
    必要な人に必要な情報を共有するだけでOK。メーリングリストの多用はむしろ非効率。

  • 大人数の会議はできるだけ開かない。

会議を効率化させるコツとしては、Google式会議法会議時間を短縮するコツもご参照あれ。


このほか、プロジェクトの規模が大きすぎるゆえに生産性が上がらなかったケースとしては、『The Mythical Man-Month: Essays on Software Engineering, Anniversary Edition』でも、IBMでのOS/360開発プロジェクトの例が挙げられています。プロジェクトマネジメントや組織マネジメントに日々苦慮されている方は、ぜひ「反面教師」として参考にしてみてくださいね。


A Little Less Conversation [Inc.]

Lisa Hoover(原文/松岡由希子)

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