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ゲストライター  - ,  12:00 PM

未返信メールの数は生産性の優劣を物語っている?!

未返信メールの数は生産性の優劣を物語っている?!

気がつくと、どんどん溜まる未読メール。要返信・保留など、ステータスを振り分けるというオーソドックスな作業すら追いつかず、「何をどれから返信すればいいんだっけ?」と戸惑うこともありませんか? 時間がないからしょうがないとあきらめず、仕事のカイゼンに役立てる方法をご紹介しましょう。

ライフハック系ブログメディア「Lifehack.org」では、オーバーフロー気味の受信箱の原因はタイムマネジメントのマズさだと指摘。メールを受信したときの行動を変えることで、未返信メールの数を減らすことができると述べています。

返信するにあたり、書類やメールの内容をじっくり読み込むことが必要だったり、多少考えなければならない場合、つい後回しにしがちですね。サクっと対応できるものを優先させ、重要なものは後で取り組もうというアプローチです。もちろん、対応すべき件数が少なければこの方法も有効なのですが、次から次へとメールが押し寄せてくる場合、「あとでやろう」としたが最後、結局いつまでも放置されることになることも...。つまり、未返信メールの数が多いほど、仕事の生産性が低いことを表しているとも言えるわけです。

では、どうすればよいのでしょう?
 


この記事では読んだらすぐ返信する習慣をつけることを勧めています。また、受信箱そのものを定期的に整理することでコミュニケーションの効率化を図るのもよいでしょう。このほか、受信箱を中心にした超シンプルな仕事術としては受信トレイをToDoリストに使うというアプローチもあります。他のマネジメントツールで管理せずとも、受信箱を見ればやるべきことがわかるという仕組みです。

一方、TwitterやFacebook・ニュースサイトなど、何かと誘惑の多いオンラインの世界で、時間を無駄に使わないようにする心がけも大切。ときにはメリハリをつけインターネットから自分を隔離することも必要かもしれません。

たかがメール、されどメール。メールは現代のビジネスパーソンにとって主要なコミュニケーションツールであり、ちょっとした返信忘れがアナタの信用に傷がつけてしまうかも...。時間を効率的に使い、必要なコミュニケーションをきちんと維持できるよう、日ごろのメールの使い方をちょっと見直してみませんか?


Are You a Productive Person? Look at the Number of People Who Are Waiting On You to Get Back to Them [Lifehack.org]

Lisa Hoover(原文/松岡由希子)
 

  • ,,,,,,, - By

    庄司真美

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